Bikertreffen – so machen Sie ein grosses Event daraus

28.02.2014 |  Von  |  Familie, Outdoor, Privat, Sommer
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Bikertreffen – so machen Sie ein grosses Event daraus
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Zu den traditionellen Festen und Veranstaltungen im Sommer gehören auch immer wieder angesagte Bikertreffen. Ob es sich dabei um das jährliche Grillevent des lokalen Clubs handelt oder ob Sie anlässlich der ersten Ausfahrt auf zwei Rädern auch ein Event veranstalten, die Organisation und Abwicklung bleibt im Grunde genommen immer gleich.

Wichtig ist die Wahl der Location und ein ausreichendes Zeitfenster, um auch tatsächlich alle Vorbereitungen abwickeln zu können.



Alleine oder gemeinsam organisieren ?

Wenn Sie gemeinsam mit Ihrem Bikerclub das Event planen, sollten Sie einen Festausschuss gründen. Dieser hat die alleinige Aufgabe, alles von A bis Z durchzuplanen und auf die Beine zu stellen. Hier bewährt es sich in jedem Fall, wenn Sie viele helfende Hände haben, erst recht wenn Sie das Event nicht direkt vor Ort planen.

Wenn Sie es mit einer Motorradtour verbinden, so muss zusätzlich zur normalen Veranstaltungsorganisation natürlich auch der Ablauf der Tour, eventuelle Übernachtungsmöglichkeiten und Festlichkeiten an den Rastlocations geplant werden. In erster Linie hilft es Ihnen, wenn Sie einen detaillierten Organisationsplan aufstellen, in dem Sie eintragen, wer für welche Tätigkeit zuständig ist und in welchem Zeitrahmen diese zu erledigen ist.

Richtige Location finden



Wenn Sie Ihr Bikertreffen in der näheren Umgebung veranstalten, so sollten Sie zunächst nach einem passenden Grundstück suchen. Damit sollten Sie auch bereits den Rahmen abstecken, wie viele Personen zum Fest kommen werden. Am besten wählen Sie eine etwas abgelegene Fläche, die dennoch mit dem Motorrad gut zu erreichen ist.

Wenn Sie zusätzlich Publikum vor Ort einbinden möchten, sollten Sie dies ebenfalls berücksichtigen. In diesem Fall ist es wichtig, dass eine gute Verkehrsanbindung oder aber ausreichend Parkplätze vorhanden sind. Gibt es in Ihrer Heimatgemeinde oder in Ihrem Wohnort ein spezielles Festgelände, so wäre dieses natürlich perfekt auch für Ihre Veranstaltung geeignet.

Vermutlich lässt sich beim Gemeindeamt oder bei der zuständigen Behörde herausfinden, ob und zu welchen Bedingungen die Location zur Verfügung gestellt werden kann. Tatsächlich mieten können Sie das Gelände selbstverständlich erst dann, wenn Sie wissen, wann genau Ihr Treffen stattfindet. Dies sollte langfristig geplant werden und im besten Fall ungefähr ein Jahr im Vorhinein festgelegt werden.

Das Festprogramm erstellen und beschliessen



Sobald Sie sich einen Überblick verschafft haben, unter welchen Bedingungen und mit welchem Motto Ihr Bikertreffen stattfindet, geht es darum die Gäste bzw. Teilnehmer zu informieren. Eine schöne Angelegenheit ist es immer, wenn anlässlich dieser Events auch befreundete Motorradklubs einbezogen werden. Diese können eine Ausfahrt unternehmen und die Tour mit einem Besuch Ihres Festes verbinden.



Erstellen Sie eine Liste mit allen infrage kommenden Clubs in unmittelbarer Nähe oder mit solchen, mit denen Sie eventuell eine gemeinsam unternommene Tour oder eine andere Besonderheit verbindet. Ein wichtiger Punkt, bevor Sie sich definitiv mit der Organisation des Bikertreffens beschäftigen, ist die Formalität, Ihr Event beim Ordnungsamt anzumelden.

Wenn Sie im Zuge einer Feierlichkeit wie etwa einer Motorradsegnung noch dazu Personen des öffentlichen Interesses wie etwa den ansässigen Pfarrer oder den amtierenden Bürgermeister einladen, kann nicht mehr viel schief gehen. Abgesehen davon wird die lokale Presse auf Ihre Veranstaltung aufmerksam und berichtet.

Grösse des Events prägt den Ablauf

Wenn Sie sich dann einen groben Überblick verschafft haben, in welcher Dimension sich das Event bewegt, können Sie die nächsten Schritte planen. Dazu gehört natürlich, dass die Verpflegung sichergestellt ist. Gegen Mietgebühren könnten Sie zum Beispiel eine Pommes-Bude finden, die Würstchen und andere warme Speisen anbietet. Die lokalen Getränkehersteller, vielleicht ja eine Brauerei oder ein Getränkegrosshändler, stellen auf Kommission Bier und antialkoholische Getränke zur Verfügung.

Wichtig ist, dass mit diesen vereinbart wird, eventuell auch am Wochenende nachzuliefern bzw. überschüssige Getränke nach der Veranstaltung zurück zu nehmen. Oftmals bieten gerade Brauereien auch noch Tische und Bänke an, die Sie locker am Eventort aufstellen können. Kümmern Sie sich um ausreichende Helfer, die das alles zügig und rasch erledigen. Nicht zu vergessen ist natürlich ein Toilettenwagen. Hier bietet sich ein Vorteil des Festgeländes an, denn diese sind meist ohnehin mit dieser wichtigen Location ausgestattet. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie selbst welche mieten und rechtzeitig aufstellen lassen.

Programm festlegen

Sobald die Rahmenbedingungen stehen, können Sie sich um das Programm und den genauen Ablauf kümmern. In erster Linie hilft es dabei, sich über das Budget im Klaren zu sein, denn dieses hat massgeblichen Einfluss auf die weitere Organisation. Vielleicht gibt es ja eine örtliche junge Band, die gute Musik spielt oder aber Sie kennen Live-Acts, die nicht allzu teuer sind.

Bikertreffen-DDCoral-shutterstock.com

Wichtig ist, dass es während des Veranstaltungstages ein Rahmenprogramm mit unterschiedlichen Aktionen gibt. (Bild: DDCoral / Shutterstock.com)

Naturgemäss ist das Musikgenre auf einem Bikertreffen eher rockig angelegt, je nach Publikum sollte aber auch gängiger Sound dabei sein. Wichtig ist, dass es während des Veranstaltungstages ein Rahmenprogramm mit unterschiedlichen Aktionen gibt. Diese können variieren, lassen Sie zum Beispiel das schönste Bike prämieren oder aber zeichnen Sie den grössten Club aus, der anwesend ist. Eine gute Option, die viele Leute anlockt, ist auch, lustige Wettbewerbe anzuregen, etwa Bierfässerweitwurf oder aber traditionelles Armdrücken.



 

Oberstes Bild: © Piotr Zajac / Shutterstock.com



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