Versicherungen, Steuerliches und Co. in der Eventplanung

12.03.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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Versicherungen, Steuerliches und Co. in der Eventplanung
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Aus einer oberflächlichen Betrachtung heraus könnte man meinen, dass es bei Events in erster Linie darum geht, Spass zu haben, sich in netter Gesellschaft mit anderen auszutauschen, eine tolle Zeit zu erleben und neue Kontakte zu generieren.

Allerdings ist es ein Faktum, dass es in diesem Zusammenhang sehr wohl auch eine Kehrseite der „glänzenden“ Medaille gibt. Denn im Rahmen Ihrer Veranstaltungsplanung haben Sie obendrein zahlreiche andere Dinge zu beachten – zum Beispiel versicherungsspezifische sowie steuerrechtliche Aspekte.



Die liebe Nachbarschaft 

Getreu dem Motto: „Wer A sagt, muss auch B sagen“, haben Sie als Veranstalter nicht nur für gute Unterhaltung zu sorgen sowie dafür, dass es Ihren Gästen möglichst an nichts fehlt. Auch Sie selbst sollten im Vorfeld darauf achten, sich ausreichend abzusichern und optimal gegen mögliche Risiken zu schützen. Wie nämlich die Erfahrung gezeigt hat, sind es oft schon die kleinen Dinge des Lebens, die einem das ganze Unterfangen schwer machen können.

Haben Sie zum Beispiel bei Ihrer Event-Organisation auch an die Menschen gedacht, die nicht zu ihrer Zielgruppe gehören? An diejenigen, die also ausserhalb des Geschehens sind und die sich möglicherweise vom Musik- oder Publikumslärm oder anderen „Belästigungen“ gestört fühlen könnten? Zum Beispiel von der Beleuchtungstechnik, den Scheinwerfern, den möglicherweise verwendeten Laserpointern? Insbesondere diese „Klientel“ sollten Sie unbedingt in Ihre Planungen mit einbeziehen und sich so gegen mögliche Streitigkeiten adäquat absichern.

Natürlich ist eine derartige Vorsichtsmassnahme immer auch mit einem gewissen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Aber die Mühe lohnt sich. Wie lautet schon eine alte, bekannte „Weisheit“: „Es kann der Frömmste nicht in Frieden leben, wenn es dem Nachbarn nicht gefällt.“ Auch mit Blick auf Veranstaltungen unterschiedlichster Art hat sich diese Aussage in der Vergangenheit nur allzu häufig bewahrheitet. Grund genug also, um rechtzeitig Vorsorge zu treffen.



An alles will gedacht sein



Achten Sie bei Ihren Planungen von Anfang an auf einen umfassenden Nachbarschutz. Je nach Veranstaltungsart bietet es sich an, die Menschen der Umgebung vorab durch entsprechende Meldungen auf Ihr Event hinzuweisen, sie gegebenenfalls auch persönlich anzusprechen und sie auf eine mögliche Lärmbelästigung hinzuweisen. Im Dialog lassen sich eventuelle Auseinandersetzungen oft schon im Keim ersticken. Darüber hinaus muss selbstverständlich auch die Einhaltung der ökologischen Rahmenbedingungen im Fokus stehen; also die Abfallentsorgung, die bestmögliche Vermeidung von Schadstoffausstoss, die Aufstellung sanitärer Anlagen und so weiter.

Recht-tlegend-shutterstock.com

Stecken Sie rechtzeitig im Vorfeld insbesondere die rechtlichen Rahmenbedingungen ab. (Bild: tlegend / shutterstock.com)

Stecken Sie rechtzeitig im Vorfeld insbesondere die rechtlichen Rahmenbedingungen ab. So ist es – je nach Art des Events – unter Umständen erforderlich, behördliche Genehmigungen einzuholen sowie medienrechtliche Gegebenheiten bzw. die SUISA-Gebührenpflicht zu beachten. Klären Sie idealerweise rechtzeitig ab, ob oder welche Sicherheitsvorkehrungen zu berücksichtigen sind, ob Absperrungen errichtet oder besondere Beschilderungen angelegt werden müssen.



Ebenso gilt es, haftungs- bzw. versicherungsrechtliche Fragen zu stellen. Unbedingt erforderlich ist da zum Beispiel die so genannte Veranstaltungshaftpflichtversicherung. Schliesslich haften Sie als Veranstalter sowohl für mögliche Personen- und Sachschäden als auch für Tätigkeitsschäden. Selbiges gilt freilich auch dann, wenn Hilfspersonal zum Einsatz kommt: Sie tragen in jedem Fall die Verantwortung dafür, dass alles sicher und reibungslos „über die Bühne geht“.

Der Fokus bei der Entscheidung für die richtige Versicherung liegt natürlich vor allem auf der Höhe der Deckungssumme. Was wäre beispielsweise, wenn jemand über eine Kabeltrommel stolpert und sich dabei schwer verletzt? Zum Beispiel an auf dem Boden liegenden Glasscherben oder ähnlichen Dingen? Nicht zuletzt ist stets auch in Betracht zu ziehen, dass Gebäude zu Schaden kommen oder die Umwelt in Mitleidenschaft gezogen werden könnte, beispielsweise durch einen Brand oder eine Explosion. Interessant ist, dass es in dieser Hinsicht durchaus auch Angebote gibt, bei denen eine Mitversicherung der Haftpflicht der Teilnehmer inklusive ist. Egal, ob es um Sportveranstaltungen, Konzerte, Umzüge, politische Events, Messen, Volks- oder Strassenfeste, Ausstellungen, Schützenfeste oder Kinderfeste geht: ein vorheriger Vergleich der Leistungspakete der Versicherer kann Ihnen effizient dabei helfen, Kosten zu sparen.

Die steuer- und versicherungsspezifischen Gegebenheiten auf der einen Seite, das Finanzielle andererseits: Nehmen Sie sich im Vorfeld Ihrer Veranstaltungsorganisation unbedingt ausreichend Zeit für das Eventcontrolling. Hier liegt der Fokus vor allem auf der Kalkulierung des zur Verfügung stehenden Budgets, auf der Kostenplanung generell sowie auch auf der Erlösplanung. Schliesslich soll das Ganze ja für Sie als Veranstalter möglichst lukrativ sein. Um eine umfassende Finanz- und Liquiditätsplanung sowie eine detaillierte Preiskalkulation kommen Sie demgemäss nicht herum.

Je grösser das geplante Event werden soll, desto mehr Zeit sollten Sie für die Planung und Organisation des Ganzen aufwenden. Als „Faustregel“ hat sich diese Vorgehensweise bewährt: Werden zum Beispiel 200 bis 800 Gäste erwartet, planen Sie rund sechs bis 12 Monate im Voraus. Ist die Teilnehmerzahl noch grösser, schadet es nicht, mit dem Ganzen bereits zwei bis zweieinhalb Jahre im Vorfeld zu beginnen. Diesbezüglich spielen erfahrungsgemäss auch die örtlichen Gegebenheiten eine wesentliche Rolle. Bei Messeplanungen in grösseren Städten, wie zum Beispiel Basel, Zürich oder Bern und ist zu bedenken, dass es mitunter sein kann, dass die jeweiligen Kapazitäten vor Ort längst erschöpft sind und Sie sich somit schlimmstenfalls nach kostspieligeren Alternativen umschauen müssen.

Machen Sie sich deshalb rechtzeitig daran, die Organisation Ihrer Veranstaltung „in Angriff zu nehmen“. In dem Fall ist es einfach leichter, mit möglichen kleineren oder grösseren Rückschlägen gelassen umzugehen. Für einen Plan B ist es dann nämlich noch nicht zu spät. 



 

Oberstes Bild: © wrangler – shutterstock.com



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Über Sandra Katemann

Sandra Katemann ist ausgebildete Bürofachwirtin im Personal- und Rechnungswesen, Werbetexterin und Coach und seit 2006 freiberuflich tätig. Sie verfügt über umfassendes Know-how in Sachen Marketing, Personalwesen, Redaktion, Konzeption, Presse- und Textarbeit.


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