Fundraising per Event – das ist zu beachten

23.03.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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Fundraising per Event – das ist zu beachten
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Fundraising ist ein moderner Begriff, um das systematische und gezielte Sammeln von Spenden für einen guten Zweck zu bezeichnen. Events sind dabei ein beliebter Weg, um Fundraising zu betreiben. Ob Spenden-Gala, Benefiz-Konzert oder Sportereignis für wohltätige Zwecke, die Möglichkeiten für entsprechende Veranstaltungen sind vielfältig.

Welches Format auch gewählt wird, jedes Fundraising-Event bedarf einer sorgfältigen Vorbereitung. Denn genauso, wie eine Veranstaltung zum grossen Spendenerfolg werden kann, kann sie sich auch als zeitaufwändiger und teurer Fehlschlag erweisen. Damit das nicht passiert, sind hier einige Hinweise für Sie, was Sie bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung beachten sollten.



Werden Sie sich über den Charakter Ihres Events klar

Sie müssen sich zunächst einmal entscheiden, welche Absicht Sie schwerpunktmässig mit Ihrem Event verfolgen wollen. Ist das Hauptziel, Spenden zu sammeln? Oder sollen auch noch andere Ziele verfolgt werden? Viele Wohltätigkeitsveranstaltungen haben mehr als ein Ziel. Es soll nicht nur darum gehen, Geld einzusammeln. Auch die Werbung für ein Vorhaben oder Anliegen, die Erzielung von Publizität oder Information und Aufklärung können wichtige Ziele sein. Von den Zielen Ihrer Veranstaltung hängt ab, welches Format sich dafür eignet und wie ein Event im Detail aussehen soll.

Definieren Sie das angestrebte Ergebnis

Legen Sie fest, welchen finanziellen Erfolg Ihr Event haben soll. Das hängt von unterschiedlichen Faktoren ab: dem Finanzbedarf des unterstützten Projekts, dem Finanzierungskonzept, anderen Möglichkeiten der Spendengewinnung und vielem mehr. Seien Sie dabei realistisch und planen Sie das erzielbare bzw. angestrebte Nettoergebnis – das heisst das Ergebnis nach Abzug von Ausgaben für die Eventdurchführung.



Erstellen Sie einen Budgetplan



Jede Fundraising-Veranstaltung sollte auf einem Budgetplan basieren, in dem alle anfallenden Ausgaben erfasst werden: Einladungen und Werbung, Personal, Catering, Unterhaltung, Sicherheit, Transport, Auf- und Abbau wollen bezahlt sein. Mit einem Budgetplan können Sie kalkulieren, ob sich das angestrebte Ergebnis erreichen lässt. Sie haben damit auch ein Instrument zur Kostenkontrolle in der Hand und können damit verhindern, dass Ihr Event scheitert, weil die Ausgaben aus dem Ruder laufen.

Kümmern Sie sich um Sponsoren

Fundraising-Events leben auch von Sponsoren. Damit ist nicht nur finanzielle, sondern auch ideelle Sponsorenschaft gemeint. Versuchen Sie im Vorfeld Ihrer Veranstaltung namhafte Persönlichkeiten und Institutionen zu gewinnen, die das Event unterstützen. Dabei kann es um Personen des öffentlichen Lebens, Politiker, Unternehmen oder wohlhabende Privatpersonen gehen. Ein Sponsoren-Gremium oder die Übernahme einer Schirmherrschaft hat wenig mit der eigentlichen Organisation und Durchführung der Veranstaltung zu tun, kann aber sehr zum Gelingen beitragen.

Wen wollen Sie erreichen?

Sie müssen Ihre Zielgruppe für das Event definieren. Soll es sich um eine Veranstaltung handeln, an der jeder aus einem Ort oder einer Region teilnehmen kann? Oder sollen bestimmte, zahlenmässig begrenzte Zielgruppen angesprochen werden: Unternehmer, Eltern, Prominente usw.? Von der Antwort auf diese Frage hängt nicht nur die Art und die Form Ihrer Einladung ab, je nach Zahl der erwarteten Teilnehmer wird auch der Veranstaltungsort und das Veranstaltungsformat hierdurch beeinflusst.

Die Detail-Organisation 

Hier ist der Inhalt und Ablauf der Veranstaltung im Detail zu planen. Wo soll das Event stattfinden? Welche Unterhaltung soll es dabei geben? Wer soll Ansprachen halten oder moderieren? Gibt es Essen und Getränke? Wie sieht der Zeitrahmen aus und welche Programmpunkte sind vorgesehen? Welche Dekoration, welche Bestuhlung, welche Technik wird benötigt? Diese Punkte sollte Ihre Planung u.a. berücksichtigen.

Marketing-Kampagne-Olivier-Le-Moal-Shutterstock.com

Führen Sie eine Marketing-Kampagne durch. (Bild: Olivier Le Moal / Shutterstock.com)




Führen Sie eine Marketing-Kampagne durch

Sehen Sie Ihr Event als neues Produkt, dass an den Markt gebracht werden soll. Dafür brauchen Sie eine Marketing-Kampagne. Sie müssen Ihre Zielgruppe schliesslich davon überzeugen, dass es sich lohnt, Ihr Event zu besuchen und für Ihr Vorhaben zu spenden. Setzen Sie dazu gezielt unterschiedliche Kommunikationskanäle ein: zum Beispiel die Einladung, Anzeigen, E-Mails, Pressemeldungen, Mund-zu-Mund-Propaganda. Vergessen Sie auch nicht Ihre Sponsoren oder Schirmherren. Sie können als wichtige Multiplikatoren wirken.

Organisieren Sie die Einnahmen

Dies ist ein besonders wichtiger Punkt, denn hier geht es um das angestrebte Ergebnis. Sie müssen festlegen, wie Sie Einnahmen erzielen wollen: über Ticket– bzw. Kartenverkauf und/oder Spenden. Für welchen Weg Sie sich auch entscheiden, sie müssen dafür eine entsprechende Infrastruktur schaffen. Der Ticket- oder Kartenverkauf benötigt eine ausgefeilte Organisation im Vorfeld. Für Spenden sind entsprechende Konten und Spendensammelstellen einzurichten und bekannt zu machen. 

Die praktische Umsetzung

Damit das Event gelingt, muss jeder der Beteiligten vorher wissen, was seine Funktion und wo sein Platz dabei ist. Dazu ist eine entsprechende Einweisung rechtzeitig vor Beginn der Veranstaltung angebracht. Ein Probelauf ist nicht immer notwendig, empfiehlt sich aber bei Veranstaltungen, die aus dem Rahmen fallen.

‚Danke sagen‘ nicht vergessen

Vergessen Sie nicht, sich nach gelungenem Ablauf bei allen Event-Beteiligten angemessen zu bedanken. Das gilt nicht nur für die Teilnehmer und Spender, sondern auch für freiwillige Helfer, Sponsoren und andere in die Veranstaltung eingebundene Personen. Denken Sie immer daran: Das ist vielleicht nicht der letzte Anlass, bei dem Sie Unterstützung und Hilfe benötigen. Eine Danksagung gehört daher unbedingt dazu – ob als persönliche Ansprache, Dankschreiben, Pressemitteilung oder -bericht. Damit bleiben Sie in guter Erinnerung für das nächste Mal.



 

Oberstes Bild: © berkut – Shutterstock.com

Über Stephan Gerhard

ist seit Jahren als freier Autor und Texter tätig und beschäftigt sich bevorzugt mit Themen rund um Finanzen, Geldanlagen und Versicherungen sowie Wirtschaft. Als langjähriger Mitarbeiter bei einem Bankenverband und einem großen Logistikkonzern verfügt er über umfassende Erfahrungen in diesen Gebieten.

Darüber hinaus deckt er eine Vielzahl an Themen im Bereich Reisen, Tourismus und Freizeitgestaltung ab. Er bietet seinen Kunden kompetente und schnelle Unterstützung bei der Erstellung von Texten und Präsentationen.


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