So erstellen Sie professionell ein Rahmenprogramm für Ihren Kongress

24.03.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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So erstellen Sie professionell ein Rahmenprogramm für Ihren Kongress
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Ob Teambuilding-Kongresse, Informationsveranstaltungen, Tagungen oder Seminare: Wenn es darum geht, einen Kongress zu veranstalten, gehen in der Regel sehr umfangreiche Planungen damit einher. Besonders zeitraubend kann die Konzeptionierung des Rahmenprogramms sein. So erledigen Sie das Ganze zielgerichtet und „passgenau“:

Der Versand des Rahmenprogramms für eine Veranstaltung erfolgt üblicherweise zusammen mit dem Versand der Einladungen. Aber nichtsdestotrotz haben Sie natürlich die Möglichkeit, das Rahmenprogramm den Teilnehmern erst nach dem Eingang der Anmeldebestätigungen zukommen zu lassen. Diese Option hilft Ihnen übrigens „ganz nebenbei“, Kosten zu sparen. 



Die Zahl der zu versendenden Exemplare ist zu diesem Zeitpunkt meist geringer als bei der Zustellung der Einladungen. Denn nicht jeder Adressat wird auch die Gelegenheit nutzen können bzw. wollen, an Ihrem Kongress teilzunehmen. Im Übrigen bietet sich die zweite Option an, um den geladenen Gästen den bevorstehenden Kongress noch einmal in Erinnerung zu rufen und ihnen das Ganze kurz vor dem Termin „schmackhafter“ zu machen.

Frei nach dem Motto „Das Auge isst bzw. feiert mit“ kommt es bei der Gestaltung des Rahmenprogramms in erster Linie auf die optische Gestaltung an. Natürlich ist es dabei unerheblich, ob Sie das Rahmenprogramm auf einer einzelnen Seite präsentieren oder in Form eines Programmheftes konzeptionieren wollen. Ihrer Kreativität sind hier selbstverständlich so gut wie keine Grenzen gesetzt. Wichtig ist nur, dass das Exemplar insgesamt erstklassig und hochprofessionell erstellt ist. Arbeiten Sie daher unbedingt mit einem erfahrenen Druckunternehmen zusammen, das für seine gute Arbeitsleistung bekannt ist. Nicht zuletzt sparen Sie im Zuge dessen auch noch Zeit, Geld und Nerven.

Ein Rahmenprogramm sollte in jedem Fall die folgenden Punkte enthalten:

  • Im vorderen Bereich, gut sichtbar, sind Termin und Ort der Veranstaltung aufgeführt. Darüber hinaus sind der Veranstalter bzw. die Namen der Verantwortlichen Personen inklusive Titel zu nennen.
  • Sofern sich Sponsoren oder Werbepartner für den Kongress finden lassen konnten, dürfen diese gerne ebenfalls auf den ersten Seiten oder aber im hinteren Teil aufgelistet werden.
  • Die einzelnen Programmpunkte werden sinnvollerweise in chronologischer Reihenfolge präsentiert. Dabei steht es Ihnen frei, ob Sie diese in bestimmte Kategorien gliedern möchten. Zum Beispiel in einen ersten, zweiten und dritten Teil, wobei zunächst die fachlichen Punkte erörtert werden könnten. Im zweiten Part würden Reden gehalten und im dritten Teil würde das Entertainment im Vordergrund stehen. Dass zu jedem Punkt auch die Namen der Redner, der bekannten Persönlichkeiten oder sonstiger Teilnehmer genannt werden, versteht sich. Auch die Verbindung zum Unternehmen sowie gegebenenfalls der berufliche Hintergrund kann stichpunktartig aufgelistet werden.
  • Ein Hinweis auf die Gestaltung des Menüs bzw. des Buffets schadet gewiss nicht.
  • Ganz gleich, ob zu Beginn oder am Ende des Programms: Es bietet sich an, ein paar Worte zur Intention des Kongresses, zu den individuellen Zielen oder notfalls auch zur Location niederzuschreiben. Insbesondere ein „Schwenker“ auf mögliche zukünftige Kongresse dieser Art sind durchaus zu empfehlen. Achten Sie auf eine direkte Ansprache des Lesers und verzichten Sie ebenso wenig auf „einladende“ Worte. Grundsätzlich sollte also versucht werden, den Kongress durch wohlbedacht gewählte Worte bzw. versprechende Texte oder Beschreibungen so einladend wie möglich zu machen. Eben so, dass die geladenen Gäste tatsächlich Lust bekommen, der Veranstaltung beizuwohnen.
  • Sie bieten mehrere Kongresse zum selben Thema an unterschiedlichen Orten an? In diesem Fall können Sie den Adressaten dieses Schriftstücks gerne die Wahl lassen. Sie laden zu einem Kongress ein – und der Leser „darf“ entscheiden, in welcher Stadt bzw. in welchem Land er mit von der Partie sein wird.
  • Immer mehr Unternehmer bzw. Veranstalter nehmen auch den Punkt „Geburtstage“ in ihr Konzept mit auf. Wichtige Persönlichkeiten, die auch beim Kongress zugegen sind, werden auf der letzten Seite des Programms namentlich und mit Geburtsdatum erwähnt.





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Immer mehr Unternehmer bzw. Veranstalter nehmen auch den Punkt „Geburtstage“ in ihr Konzept mit auf. (Bild: monbibi / Shutterstock.com)




  • Natürlich bietet sich auch ein Hinweis auf die An- und Abreisemodalitäten sowie auf möglicherweise erforderliche Hotelreservierungen an. Derartige Punkte finden am besten am Ende des Programmheftes ihren Platz.
  • Nicht selten gliedert sich ein Kongress in mehrere Teilbereiche. Überlegen Sie im Vorfeld, ob es Sinn macht, jeden dieser Bestandteile in einem Programmheft zusammenzufassen oder stattdessen doch lieber je eines zu konzeptionieren.
  • Die Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpartner und Verantwortlichen sollten freilich nicht unerwähnt bleiben. Der Vollständigkeit halber dürfen Sie gerne die eine oder andere Visitenkarte relevanter Verantwortlicher beifügen.
  • Ein Highlight jeder Kongressveranstaltung ist der gesellige Teil. Gesetzt den Fall, dass im Anschluss an das Event ein Sektempfang oder ein VIP-Dinner oder ähnliches geplant ist, kommt es durchaus gut an, die entsprechenden Tickets bzw. Teilnahme- oder Einladungskärtchen vorne gut sichtbar beizufügen: quasi als „Tüpfelchen auf dem i“.

Die persönliche Note ist bei der Erstellung eines Rahmenprogramms das A und O. Die direkte Anrede – natürlich in der „Sie“-Form – ist diesbezüglich unerlässlich. Gleichwohl macht es sich gut, hier und da den Vor- und Zunamen inklusive Titel in den Text mit einzufügen. Zum Beispiel: „Herr Otto Schweizer, wir möchten es nicht versäumen, Sie ausserdem auf Folgendes hinzuweisen …“ Auch hier ist es selbstverständlich gestattet, der Phantasie freien Lauf zu lassen. Je individueller und hochwertiger Ihr Rahmenprogramm zusammengestellt ist, desto besser wird das Ganze ankommen.

Tipp: Vielleicht möchten Sie das Rahmenprogramm im PDF-Format auch auf Ihrer Homepage präsentieren? Auch diesem Vorhaben steht freilich nichts entgegen!



 

Oberstes Bild: © aerogondo2 – Shutterstock.com

Über Sandra Katemann

Sandra Katemann ist ausgebildete Bürofachwirtin im Personal- und Rechnungswesen, Werbetexterin und Coach und seit 2006 freiberuflich tätig. Sie verfügt über umfassendes Know-how in Sachen Marketing, Personalwesen, Redaktion, Konzeption, Presse- und Textarbeit.



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