Event-Troubleshooting: So werden Sie unerwarteter Probleme Herr

Es ist schon fast ein ehernes Gesetz der Eventplanung: Irgend etwas geht fast immer schief. Dies von vornherein zu antizipieren ist die hohe Kunst der Eventplanung. Lesen Sie, auf welche – auch unerwarteten – Details Sie achten sollten.

Events können noch so gut geplant sein, es treten doch fast immer Probleme auf. Denn zum einen werden Veranstaltungen immer noch von Menschen organisiert, und wo Menschen sind, da menschelt’s. Ausserdem gibt es auch noch „höhere Gewalt“, Mächte wie zum Beispiel das Wetter, auf die kein Mensch Einfluss hat. Doch wie stellt man sein Event auf möglichst alle Eventualitäten ein?

 1. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Gehen Sie etwa eine Woche vor Veranstaltungsbeginn noch einmal alles durch. Sind alle Gäste geladen? Die Moderatoren im Bilde? Können die Versorger pünktlich liefern? Einmal zu viel nachgefragt ist weitaus besser als plötzlich eine böse Überraschung erleben. Man sollte immer in Betracht ziehen, dass jemand doch entweder seinen Part in der Veranstaltung vergessen oder missverstanden hat.

Beziehen Sie bei Ihren Überprüfungen auch alles mit ein, was schief gehen kann. Hierzu empfiehlt es sich, mehrere Personen des Leitungsteams oder auch andere Beteiligte an den Tisch zu holen. Vier Augen sehen mehr als zwei, und acht Augen mehr als vier.

2. Seien Sie als Erster da

Kommen Sie mit deutlichem zeitlichen Vorlauf zu Ihrem Event, und bestellen Sie auch Ihre engsten Mitarbeiter früher ein. Falls kurzfristige Änderungen auftreten, können Sie sie so noch rechtzeitig kommunizieren. Ganz wichtig: Organisieren Sie einen Meetingraum, in dem Sie das Team briefen und auf das Event einstimmen können. Vergessen Sie nicht, dass Kommunikation die halbe Miete ist. Viele unnötige Probleme treten dadurch auf, dass ein Informationswirrwarr herrscht.

3. Bringen Sie klare Wegweiser für Gäste und Lieferanten an

Klare Information besteht auch darin, dass alle wissen wohin sie müssen. Deutlich sichtbare Wegweiser in auffälligen Farben sollten daher an allen relevanten Stellen angebracht sein, also nicht nur im Gebäude selbst, sondern auch an Bus-, U- und S-Bahnhaltestellen sowie Parkplätzen. Denken Sie im Rahmen der Wetterfürsorge auch daran, die Schilder wasserfest zu gestalten (z.B. durch Laminieren).

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4. Geben Sie eine Kontaktliste aus

Erstellen Sie eine Gesamt-Kontaktliste von allen, die an der Eventdurchführung beteiligt sind. Dazu gehören die Teammitglieder genauso wie Anbieter, Versorger, Redner und das Personal vor Ort, im Grunde jeder, mit dem man während der Veranstaltung kommunizieren können sollte. Die Liste sollten dann wiederum alle erhalten, die darauf stehen.

5. Bleiben Sie in Kontakt

In der erwähnten Kontaktliste werden die Mobilfunknummern der Beteiligten stehen. Mobiltelefonie ist jedoch meistens nicht die praktischste Art, während einer Veranstaltung zu kommunizieren. Praktischer sind CB-Funkgeräte, deren Einsetzbarkeit man aber vorher prüfen muss. Falls möglich, haben Sie auf kurze Distanz einen ultraschnellen und zuverlässigen Kommunikationsweg.

6. Trinken Sie wenig Champagner – am besten gar keinen

Als Organisator haben Sie bei Ihrem Event eine andere Rolle als ein Gast. Entspanntes Geniessen wird in den wenigsten Fällen möglich sein. Verzichten Sie deshalb am besten ganz auf Alkohol, denn Sie brauchen unter Umständen Ihre ganze Kraft und Konzentration, um auftretenden Problemen wirkungsvoll entgegentreten zu können.

7. Bleiben Sie ruhig, wenn doch Probleme auftreten

Wenn trotz aller Umsicht doch Schwierigkeiten auftauchen, ist dies kein Grund zur Panik. Kleinere Unstimmigkeiten gehen in einer positiven Atmosphäre meist sowieso unter oder das Publikum ist bereit, sie zu verzeihen. In jedem Fall helfen Sie niemandem, wenn Sie emotional durchdrehen. Beziehen Sie in Lösungsansätze immer jemanden ein, so erhalten Sie eine neue Perspektive und bewahren sich vor „Betriebsblindheit“, die gerade in Stresssituationen auftreten kann.

 

Titelbild: © waldemarus – Fotolia.com