Die Einladung

Ein gelungenes Event steht und fällt mit einer wohldurchdacht konzipierten Einladung. So genügt es zum Beispiel keineswegs, einfache Vordrucke oder lieblos gestaltete Musterkarten zu versenden, nur um Kosten zu sparen.

Vielmehr ist es in dem Zusammenhang erforderlich, rechtzeitig im Vorfeld der geplanten Veranstaltung ein formelles Einladungsschreiben zu verfassen, das sich sehen lassen kann. Achten Sie dabei unbedingt darauf, dass das Design optisch auch mit dem Erscheinungsbild bzw. mit den Farben Ihres Unternehmens harmoniert und sich somit ein einheitliches Konzept ergibt.

Vom Design bis hin zum Text – alles muss stimmig sein

Ein Firmenevent – ganz gleich, unter welchem Motto die Veranstaltung zelebriert wird – ist für das ausführende Unternehmen von einer nahezu grundlegenden Relevanz. Ziel des Ganzen soll schliesslich unter anderem sein, möglichst viele Gäste zu generieren, um so nachhaltig auch den Bekanntheitsgrad zu steigern – dient doch eine Unternehmensveranstaltung nicht zuletzt dem Zweck, langfristig wachsende Umsätze zu erzielen. Demnach darf man mit Fug und Recht behaupten, dass schon das Einladungsschreiben eine unerlässliche Voraussetzung für den Erfolg einer Festivität darstellt. Wird dieses von einem erfahrenen Profi erstellt, ist das sicherlich mit einem gewissen Zeit- und Kostenaufwand verbunden.

Aber die Mühe lohnt sich. Vor allem dann, wenn es darum geht, ein grosses Event mit prominenten Persönlichkeiten zu veranstalten, welche vielleicht sogar weit über die Landesgrenzen der Schweiz hinaus bekannt sind. Unter diesen Voraussetzungen sind meist auch Presse- und Medienvertreter vor Ort. Ein Umstand, den Sie für Ihr Unternehmen nutzen können, um schon im Vorfeld – und zwar durch die Konzeptionierung des Einladungsschreibens – eine Art Imagepflege zu betreiben. Gerade deshalb ist ein einheitliches Design, sprich: ein stimmiges, sorgsam aufeinander abgestimmtes Erscheinungsbild bei einer Einladung zu einem (Unternehmens-)Event so wichtig.

Im Hinblick auf eine für Sie einfachere Planung und Organisation bietet es sich im Zuge der Versendung der Einladungsschreiben an, kleine Antwortkärtchen beizufügen. Die Rückmeldungen können dabei wahlweise per Fax, E-Mail oder auf dem Postweg an Ihre Adresse gesandt werden. Je nach Art und Umfang Ihres Events erleichtern Sie Ihren Gästen überdies die Zusage, wenn Sie bereits vorfrankierte Umschläge für die postalisch verschickten Antwortkärtchen mit verschicken.

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Auf das TIming achten…

Neben der optischen Beschaffenheit ist insbesondere der formelle Aufbau von Bedeutung. Dabei schadet es nicht, als Betreff die Begrifflichkeit „Einladung“ zu verwenden, um dem Leser so zu signalisieren, worum es im vorliegenden Schreiben überhaupt geht. Der Name (und Titel) des Gastes und seiner Begleitung sollte freilich ebenso Erwähnung finden. Dazu gilt es, Ort und Datum der bevorstehenden Veranstaltung zu nennen, wobei mit Blick auf die Uhrzeit ein wesentlicher Aspekt zu berücksichtigen ist: Bei höhergestellten gesellschaftlichen (Firmen-)Feiern ist es auch in der Schweiz mitunter üblich, eine gewisse „Toleranzgrenze“ zu gewähren. Gesetzt den Fall, dass ein zeitnahes Erscheinen zum Event gewünscht ist, darf hinter die im Einladungsschreiben vermerkte Uhrzeit gerne auch das Kürzel „s.t.“ gesetzt werden. Dies steht für das aus dem lateinischen Sprachgebrauch stammende „sine tempore“ und heisst soviel wie „ohne Zeitzugabe“. Verspätungen werden demgemäss zu diesem Anlass nur recht ungern gesehen.

Pünktlichkeit ist zwar die sprichwörtliche Höflichkeit der Könige. Wenn Sie es aber tolerieren möchten, dass Ihre „Könige“ bzw. Gäste die allgemeingültige Verspätung von etwa zehn bis zwanzig Minuten für sich in Anspruch nehmen dürfen, vermerken Sie in der Einladung stattdessen ein „c.t.“ Dies symbolisiert das lateinische cum tempore und ist somit ein Indiz dafür, dass mögliche Verspätungen sehr wohl gebilligt werden. Wenn man bedenkt, dass (auch) prominente Persönlichkeiten häufig durch erhebliche Verspätungen „glänzen“ bzw. auf sich aufmerksam zu machen versuchen, ist ein kleiner Vermerk hinter der Uhrzeit durchaus eine Gepflogenheit, von der Sie für Ihre Unternehmensveranstaltung Gebrauch machen dürfen.

Im Sinne einer erfolgsorientierten Organisation

Um auch in Bezug auf die Berücksichtigung etwaiger Besonderheiten Ihrer erwarteten Gäste gewappnet zu sein, empfiehlt es sich, die Einladungen für Ihr Event etwa drei bis vier Wochen im Vorfeld zu versenden. So hat jeder genügend Zeit, um den Termin im eigenen Kalender zu vermerken und entsprechend zu planen. Vielleicht können Sie das Schreiben durch einen kleinen Hinweis auf einen möglichen Dresscode komplettieren. Ist beispielsweise ein Motto angedacht oder wünschen Sie aus anderen Gründen einen speziellen Style für die Veranstaltung, so vermerken Sie dies vorab mit einem kurzen Satz oder Hinweis.

Sie wünschen sich, dass möglichst viele Gäste zu Ihrer Veranstaltung kommen? Dann machen Sie es ihnen schon durch die Einladung leicht, sich einen Termin für dieses Event „freizuschaufeln“. Fügen Sie zum Beispiel ein paar Prospekte nahe gelegener Hotels oder Pensionen bei, Wegbeschreibungen und kleine „Bonbons“ bzw. Gutscheine für ein Gratis-Getränk oder einen kostenlosen Snack. Vielleicht besteht darüber hinaus ja ebenso die Möglichkeit, besonders wertgeschätzten Besuchern die Chance zu geben, im Laufe der Veranstaltung ein Meet and Greet mit Ihrem prominenten Gast zu gewähren. Zudem kann die Aussicht auf ein (kurzes) Treffen in einer separat eingerichteten VIP-Lounge für den einen oder anderen geladenen Gast ein überzeugendes Argument sein, Ihre Einladung anzunehmen. Ein kleiner entsprechender Hinweis oder ein zusätzlicher Gutschein, welcher dem Schreiben beigefügt ist, wirkt in diesem Zusammenhang oft Wunder.

 

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