Das Planungskomitee

Je umfangreicher und grösser Sie Ihr Event konzeptionieren möchten, desto mehr Leute sind erforderlich, um das Ganze von Anfang an auf sichere Füsse zu stellen. Ein wenig Organisationstalent und der Blick über den berühmten „Tellerrand“ sind dabei in jedem Fall erforderlich.

Eine gute Basis für ein erfolgreiches Event

Wenn es darum geht, eine grössere Veranstaltung zum ersten Mal durchzuführen, wenngleich der eigene diesbezügliche Erfahrungsschatz noch eher begrenzt ist, sollten Sie vor allem eines berücksichtigen: Immer mal wieder könnten sich unvorhergesehene Situationen ereignen.

Auch ist es denkbar, dass Sie mit Missständen und Problemen konfrontiert werden, die es zunächst einmal zu bewältigen gilt, um überhaupt einen Schritt weiter gehen zu können. Stress und nervliche Belastungen sind angesichts dessen oft vorprogrammiert. Wie gut, wenn Sie daher rechtzeitig Vorsorge getroffen und ein kompetentes Organisationskomitee zusammengestellt haben.

Eine Firmenfeier bzw. ein Jubiläum, Produktpräsentationen vor einem grösseren Publikum, ein „Tag der offenen Tür“ oder weitere unternehmensspezifische Veranstaltungsarten lassen sich – je nach Art und Umfang – am besten mit je einem Mitarbeiter aus dem Einkauf, der Marketingabteilung, dem Lager und der Buchhaltung planen. Gerne dürfen es freilich aus jedem Bereich auch mehrere Mitarbeiter sein. Nur sollten Sie dabei im Vorfeld eruieren, inwiefern sich dieser personelle Einsatz letztlich finanziell rechnet. Denn am Ende ist es ja das erklärte Ziel, mit einem „Plus“ abzuschliessen und nicht etwa noch draufzuzahlen.

Besagte Mitarbeiter könnten mit folgenden Aufgaben betraut werden:

• Einkauf: Organisation von Essen und Getränken, Dekoration, oder alternativ die Suche nach einem adäquaten Catering-Service bzw. einer Event-Agentur

• Marketingabteilung: Erstellen der Einladungen bzw. Vergabe der entsprechenden Aufträge, Gestaltung von Flyern, Flugblättern, Meldungen und so weiter, Konzeptionierung und Verbreitung der Informationen

• Lager: Zusammenstellung der Zubehörteile und Hilfsmittel, wie beispielsweise Bauteile, Werkzeuge, Reinigungsartikel und so weiter

• Buchhaltung: Erstellung und Überwachung der Ein- und Ausgaben sowie Prüfung der Rentabilität der jeweiligen Aufwendungen

Planen Sie ein Strassenfest, eine Neu- oder Wiedereröffnung Ihres Unternehmens oder eine ähnliche Veranstaltung, bietet es sich an, zusätzliche Partner ins Boot zu holen. Somit profitieren Sie auf der einen Seite von einem noch grösseren Potenzial, Besucher zu begeistern und anzulocken. Andererseits könnte eine derartige Massnahme auch dazu beitragen, Kosten zu senken, da diese anteilsmässig unter den teilnehmenden Unternehmern aufgeteilt werden könnten. Die Erstellung einer Auflistung von möglichen in Frage kommenden Partnern kann nützlich sein, wobei hier in erster Linie dieselbe Zielgruppenorientierung von Relevanz sein sollte.

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Sofern insgesamt die Vorteile einer Kooperation überwiegen, schadet es nicht, schon im Vorfeld zu eruieren, wer von den teilnehmenden Partnern jeweils welche Leistungen erbringt und welche Gegenleistungen hierfür von den übrigen Parteien angeboten werden können. Halten Sie im Rahmen der Besprechungen alles schriftlich fest, um so möglichen Unstimmigkeiten aus dem Weg zu gehen. Sofern am Ende die Zusammenarbeit mit den Partnern mit Blick auf Ihre Veranstaltung erfolgreich war, liesse sich so die Grundlage für eine weitere Kooperation schaffen. Planen Sie diesbezüglich also unbedingt eine Nachbesprechung ein, um so etwaige negative Erfahrungen und Fehlerquellen aufzudecken, damit diese beim nächsten Event nicht mehr zum Tragen kommen. Je erfolgreicher Ihre gemeinsame Veranstaltung „über die Bühne gegangen“ ist, desto einfacher könnte es beim nächsten Mal sein, zusätzliche Partner zu gewinnen. Dies wiederum wäre die Basis für eine verbesserte Wirtschaftlichkeit des Unterfangens und für eine noch einfachere Organisation.

Die 6 W-Fragen zu Ihrem Event

Der einfacheren Planung halber kategorisieren Sie Ihr Eventmarketing, wobei vor allem klare Ziele definiert und im Fokus stehen sollten. Mit Blick auf die erhoffte „Imagepflege“ bzw. die Steigerung des Bekanntheitsgrades Ihres Unternehmens ist das so genannte W-Fragen-Konzept von grundlegender Relevanz:

WELCHER finanzielle Rahmen steht Ihnen zur Verfügung? Ein Finanzierungsplan hilft dabei, das zur Verfügung stehende Budget mit den zu erwartenden Ausgaben und dem tatsächlichen Gewinn oder Verlust stets im Blick zu halten.

WARUM planen Sie das Event? Welche Zielsetzungen sind damit verbunden? Was wollen Sie damit erreichen?

WAS wird benötigt, um die Veranstaltung wunschgemäss durchführen zu können und die gesteckten Ziele zu erreichen? Was möchten Sie veranstalten und in welcher Form soll das Ganze konzeptioniert werden: Als Stadt- oder Strassenfest, Produktpräsentation, Stehparty, Konzert, Mitarbeiterparty, Ausstellung, Schulung, Jubiläum et cetera?

WO soll das Event stattfinden? Je nach Art und Umfang sollte auch die Grösse der Location entsprechend konzipiert sein. In- oder Outdoor, mit oder ohne Bühne und so weiter – all das sollte im Vorfeld geklärt werden.

WER soll angesprochen werden, was ist Ihre Zielgruppe? Wünschen Sie die Gestaltung des Events in Form einer geschlossenen oder offenen Gesellschaft? Sollen ausschliesslich bestimmte Personenkreise angesprochen werden? Welches sind diesbezüglich die vielversprechendsten Werbe- bzw. Publikationskanäle?

WIE soll die Aufgabenverteilung erfolgen? Wer soll was machen bzw. welche Personen bzw. Organisationen werden mit den jeweils erforderlichen Tätigkeiten betraut?

Bei der Klärung besagter W-Fragen werden anfangs gewiss einige weitere Fragen auftauchen. Starten Sie daher erst mit der Durchführung der ersten Schritte, wenn sämtliche Fragen geklärt und alle Unklarheiten beseitigt sind. Dies ist erfahrungsgemäss die beste Basis, um das bevorstehende Events mit den bestmöglichen Erfolgsaussichten in Angriff nehmen zu können. Je detaillierter schon im Vorfeld alles angesprochen und vereinbart wird, desto weniger Fragen werden sich im Nachhinein ergeben.

 

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