Der gute Gastgeber

Unternehmungslustige, Abenteurer, Partylöwen und Spassvögel sind auf nahezu jeder Veranstaltung stets gerne gesehen. Tragen sie doch durch gute Laune oder auch durch ihr besonderes kommunikatives Talent immer mal wieder dazu bei, dass sich die übrigen anwesenden Gäste über so manches Highlight freuen dürfen. Dabei ist es natürlich unerheblich, um welche Art Event es im Einzelnen geht. So unterhaltsam und feierlustig die einen, so zurückhaltend und distanziert sind mitunter andere Gäste.

Damit aber auch diese sich trotzdem wohlfühlen, sollten Sie als Veranstalter zwei, drei Dinge beachten. Denn mit ein wenig Glück lässt sich das „Ruder“ durchaus doch noch „herumreissen“, sodass letztlich alle ihren Spass haben.

Wer kennt das nicht: Mitunter hat man schlicht und einfach keine Lust, einer Einladung Folge zu leisten und eine Feierlichkeit zu besuchen, wenngleich es andererseits doch keine Option gibt, sich zu „drücken“. Schliesslich sind innerhalb unserer Gesellschaft bekanntlich bestimmte „Pflichten“ oder Vorgaben zu erfüllen, sodass eine Absage zu einem Event einer Unhöflichkeit gleichkäme.

Grundsätzlich kann es aber trotz alledem unterschiedliche Beweggründe dafür geben, keine Motivation zu verspüren, einem bestimmten Event beizuwohnen. Zum Beispiel:

• schlechte Tagesform
• keine Ambitionen zum Weggehen
• Abneigung gegen den Veranstalter
• gesundheitliche Aspekte
• keine Lust, unter Menschen zu sein
• man kennt niemanden auf der Veranstaltung und fühlt sich als „Aussenstehender“
• das Motto der Party widerspricht den eigenen Ansichten
• die Anwesenheit bestimmter Gäste sorgt individuell für Unbehagen
• die Anreise war zu anstrengend
• die Aussicht, am nächsten Tag früh aufstehen zu müssen, vergällt die Partylaune
• die lokalen Rahmenbedingungen ermöglichen einen Austausch mit anderen Gästen nur bedingt

Selbstverständlich ist es die Intention eines jeden Veranstalters, dass sich die Anwesenden von Anfang an rundum wohlfühlen und sich möglichst gut unterhalten. Denn Ziel einer Feierlichkeit ist es doch, einen geselligen Rahmen zu schaffen, Freude zu haben, Kontakte zu knüpfen bzw. zu pflegen und nicht zuletzt auch in guter Erinnerung zu bleiben.

Daher ist es unerlässlich, adäquate Rahmenbedingungen zu schaffen:

• für das leibliche Wohl sollte in ausreichendem Masse gesorgt sein
• das Ambiente ist idealerweise einladend und gemütlich gestaltet
• das Rahmenprogramm zeichnet sich durch Ideenreichtum und Kreativität aus
• hygienische sanitäre Anlagen sind selbstverständlich vorhanden

Wie aber die Erfahrung immer wieder zeigt, sind es darüber hinaus einige weitere Faktoren, mit denen Sie dazu beitragen können, dass sich wirklich jeder willkommen bzw. gut „aufgehoben“ fühlt. Was wäre zum Beispiel, wenn das Rahmenprogramm dem einen oder anderen Gast aus welchen Gründen auch immer nicht zusagt? So sollte dieses auf keinen Fall zu „aufdringlich“ konzipiert sein. Gleichwohl ist es in dieser Hinsicht empfehlenswert, das Entertainment nicht als ein „Muss“ zu deklarieren, bei dem jeder Gast zuzuschauen hat. Bieten Sie deshalb Ihren Gästen stets die Option, frei wählen zu können: Wer Lust hat, führt sich besagtes Entertainment- oder Rahmenprogramm in netter Runde zu Gemüte. Und jedem, der sich dem Ganzen doch lieber entziehen möchte, steht es natürlich frei, sich zurückzuziehen.

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Apropos „zurückziehen“: Es ist bei nahezu jeder Veranstaltung ungemein wichtig, den Besuchern die Gelegenheit zu geben, sich bei Bedarf auch mal zurückziehen, um in aller Ruhe einmal „durchatmen“ zu können. Denn nicht jeder der Anwesenden zeichnet sich durch eine „Immer-gut-drauf-Mentalität“ aus. Eben dies sollten Sie zum Anlass nehmen und allen die Chance offerieren, sich hin und wieder ein paar Minuten „freizuschaufeln“. Das bedeutet, dass jeder Ihrer Gäste nach Belieben die Gelegenheit nutzen kann, sich durch Rückzug aus einer vielleicht sogar unliebsamen Situation zu befreien.

Ein solcher Rückzugsort kann zum Beispiel das hervorragend bestückte Buffet sein, an welches man sich begeben kann, um so einer möglicherweise „unfruchtbaren“ Gesprächssituation zu „entkommen“. Oder es ist ein Thresen bzw. eine Bar vorhanden sowie ein abgetrennter Bereich für die Raucher. Eine ebenso vielversprechende Rückzugsmöglichkeit kann ausserdem die Terrasse oder der Balkon sein – je nachdem, wo Sie Ihre Veranstaltung ausrichten wollen. Immer wieder zeigt sich, wie wichtig solche „Ruhe-Inseln“ sind und wie sehr man sie zu schätzen weiss.

Auf der anderen Seite gilt es jedoch auch darauf zu achten, dass Sie diese „Oasen“ möglichst geschickt auswählen. Gelingt dies nicht, laufen Sie gegebenenfalls Gefahr, dass sich das „Zentrum“ Ihrer Veranstaltung sukzessive in äussere Bereiche verlagert. Durch geschicktes Platzieren besagter Rückzugspole lässt sich ein Auseinanderdriften allerdings durchaus verhindern.

Einen besonderen Service bieten

Als Veranstalter der Feierlichkeit liegt es nahe, dass Sie mit den meisten geladenen Gästen persönlich bekannt sind. Allerdings werden Sie während des Events wohl kaum genügend Zeit haben, um sich ausführlich mit allen unterhalten zu können. Aber nichtsdestotrotz sollten Sie es so oft wie möglich „einrichten“, mit ihnen zu kommunizieren und ihnen auf diese Weise das Gefühl des „Willkommenseins“ zu vermitteln. Ebenso schadet es nicht, wenn Sie Ihre Gäste mit anderen bekannt machen und so ein möglichst weit verzweigtes Kommunikationsnetzwerk ins Leben rufen. Sie als Gastgeber kennen schliesslich doch die Gewohnheiten, Hobbys, beruflichen Tätigkeiten Ihrer Gäste und können somit eine „Brücke“ zu anderen Anwesenden schlagen. Insbesondere die Besucher, die vor Ort niemanden kennen, werden für diese Geste sicherlich dankbar sein.

 

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