So gelingt der Tag der offenen Tür

Ein Tag der offenen Tür ist in jedem Betrieb ein Event grösstmöglicher Wichtigkeit. Die Planung eines solchen Ereignisses ist zwar nicht ganz einfach, aber mit den folgenden Tipps überzeugen Sie sowohl einfache Besucher in Ihrem Unternehmen als auch Kunden und Presse.

Das ist der Anfang

Zunächst sollten Sie sich fragen, was Sie mit diesem Tag überhaupt erreichen möchten. Planen Sie nicht kopflos auf ein Ziel hin, welches Sie selbst noch gar nicht kennen. Stellen Sie sich für Ihren Tag der offenen Tür unter anderem folgende Fragen:

• Was soll insgesamt an diesem Tag erreicht werden?
• Welche Zielgruppe will ich ansprechen?
• Gibt es überhaupt einzelne Zielgruppen oder soll es ein Tag für die Allgemeinheit werden?
• Mit wie vielen Besuchern muss ich rechnen?
• Welche Inhalte will ich den Besuchern vermitteln?

Wenn Sie mit diesen Fragen anfangen und zusammen mit Ihren Kollegen die Antworten ausarbeiten, werden Sie eine geordnete Grundstruktur für Ihr Event aufstellen können.

Die ersten Schritte der Eventplanung

Kommunikation ist das A und O einer modernen Unternehmensführung, was auch für Events jeglicher Art gilt. Planen Sie einen Tag der offenen Tür, sollten Sie zuerst alle erdenklichen Massnahmen für eine erfolgreiche Kommunikation dieses Events treffen. In kleineren Orten mag es sein, dass einfache Mundpropaganda ausreicht, um Ihr Event einer grösseren Zielgruppe vorzustellen. Darauf verlassen sollten Sie sich jedoch nicht. Einige Vorschläge bezüglich einer gelungenen Eventplanung für diesen Tag lauten unter anderem:

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Verfassen Sie eine Pressemitteilung

Falls sich in Ihrem Unternehmen eine Person befindet, welche Erfahrung mit dem Verfassen von Pressemitteilungen hat – umso besser. Ist das nicht der Fall, sollten Sie einmalig einen Freelancer engagieren, welcher diese Aufgabe für Sie übernimmt. Pressemitteilungen folgen spezifischen Anforderungen und müssen sehr genau umgesetzt werden. Sparen Sie nicht, indem Sie diese Aufgabe selbst in die Hand nehmen, wenn Sie die erforderlichen Qualifikationen nicht vorweisen können.

Für jeden Gast die richtige Einladung

Die „gewöhnlichen“ Gäste sind mit einer formellen und gleichzeitig netten Einladung gut beraten. Für aussergewöhnliche Besucher – hochrangige Personen aus der Politik und Wirtschaft oder unternehmensnahe Berater beispielsweise – darf es auch gerne eine persönliche Einladung mit eigener Unterschrift sein.

Vergessen Sie das Internet nicht

Es ist nicht mehr 1980. Teilen Sie die Ankunft dieses Events auch über soziale Netzwerke wie Facebook, nutzen Sie Twitter für die Bekanntmachung und versenden Sie E-Mails. Handgedruckte Flyer oder auch Plakate werden zwar ein gewisses Mass an Aufmerksamkeit generieren, aber eine maximale Reichweite Ihrer Bemühungen erzielen Sie, indem Sie sowohl online als auch offline über den Tag der offenen Tür informieren.

Planen Sie für unterschiedliche Gäste

Bedenken Sie, dass ein Tag der offenen Tür ein besonders positives Licht Ihres Unternehmens vermitteln soll – und zwar für Besucher aller Alters- und Zielgruppen. Kinder, Jugendliche, Erwachsene und auch Menschen im fortgeschrittenen Alter werden vermutlich bei Ihnen erscheinen. Bedenken Sie also die folgenden Punkte bei der Planung des Rahmenprogramms:

Weisen Sie den Weg

Sie selbst kennen Ihr Unternehmen vielleicht besser als Ihre eigene Wohnung, aber für zahlreiche Gäste dürfte es der erste Besuch bei Ihnen sein. Schildern Sie also wichtige Wege aus (wie beispielsweise den Weg zu den Gäste-Toiletten, zu Getränken und Speisen und anderen Räumlichkeiten von Bedeutung). Versuchen Sie lieber zu ausführlich zu beschildern als gar nicht.

Denken Sie an die Kinder

So spannend die letzten Quartalszahlen Ihrer Marketingmassnahmen im südlichen Indien für Sie auch erscheinen mögen, Kinder werden Ihren Enthusiasmus darüber garantiert nicht teilen. Wenn Sie viele Eltern erwarten, sollten Sie unbedingt an ein geeignetes Programm für Kinder denken. Eine einfache Bastelecke oder ein zu einem provisorischen Kindergarten umfunktionierter Raum mit einer geeigneten Betreuung reicht bereits aus, damit gelangweilte Kinder Ihren Tag der offenen Tür nicht negativ beeinflussen.

Ihr Unternehmen macht Spass

Dies ist das Ziel, welches Sie vermitteln wollen. Mit Zahlen, Fakten und Aufklärung über Ihre Tätigkeit werden Sie dies nicht erreichen. Sorgen Sie für Musik, Unterhaltung oder eventuelle Gewinnspiele, Das zieht Besucher an. Ein Catering-Programm mit verschiedenen Speisen und Getränken sollte ebenfalls zu Ihren Bemühungen zählen.

Vorbereitung für die Mitarbeiter

Ein Tag der offenen Tür kann anstrengend sein. Weisen Sie Ihre Kollegen darauf hin, dass sie das Unternehmen stets in einem positiven Licht erscheinen lassen müssen. Die hoffentlich zahlreichen Besucher werden immer wieder dieselben Fragen stellen – und Sie und Ihre Mitarbeiter müssen diese Fragen immer wieder gerne beantworten. Je nach angesprochener Person sollten Sie dabei versuchen, auch komplizierte Sachverhalte einfach zu erklären. Mit Ihren Angestellten können Sie gerne im Fachjargon kommunizieren. Kinder, Jugendliche oder auch branchenferne Besucher werden Sie jedoch anders ansprechen müssen.

Der Tag danach

Anschliessend bereiten Sie die gewonnenen Erfahrungen auf. Veröffentlichen Sie Fotos, verfassen Sie eine weitere Pressemitteilung und bedanken Sie sich bei den wichtigen Gästen für Ihr Erscheinen. Besonders interessante Kontakte, welche Sie an diesem Tag geknüpft haben, sollten Sie auch nicht zu lange warten lassen. Besprechen Sie abschliessend mit Ihren Mitarbeitern, welche Aspekte besonders gelungen waren und wo noch Nachbesserungsbedarf besteht – denn so wird auch der nächste Tag der offenen Tür ein Erfolg.

 

Oberstes Bild: © Anton Todorov – Shutterstock.com