Die Eventplanung per Software

Stift und Papier zur Hand und schon kann die Eventplanung beginnen? Im Computerzeitalter ist das nicht mehr unbedingt notwendig. Wenn Sie Ihre Events – vom kleinen Fest unter Freunden bis hin zu grossen Betriebsfeiern – flexibler planen möchten, ist der Blick auf eine Software nicht verkehrt.

Wie Sie davon profitieren, zeigen wir Ihnen gerne.

Welche Angebote gibt es überhaupt?

Eventmanagement ist eine hart umkämpfte Branche, so dass es bei einer einfachen Suche im Internet nach „Eventplanungssoftware“ zahlreiche Ergebnisse zu bewundern gibt. Beispielsweise steht unter eventmanager-online.com ein solches Angebot bereit, welches Ihnen dabei helfen kann, Veranstaltungen jeglicher Art zu planen. Da Sie es zunächst kostenlos ausprobieren können, gehen Sie auch keinerlei finanzielle Risiken ein.

Die Vorteile liegen bei einer solchen Software jedoch auf der Hand: Sie können sie praktisch jederzeit und von jedem Ort aus abrufen, solange Sie einen Laptop, ein Tablet oder ein ähnliches Gerät mit sich führen. Da ein Smartphone heutzutage schon fast so wichtig ist wie der Hausschlüssel, können Sie auch darüber Ihre Events planen. Die Vorteile dieser Software – wobei es nicht das erwähnte Produkt sein muss – treten bei der Nutzung dann auch recht schnell zutage:

• Sie können die Liste der Teilnehmer beliebig erweitern oder kürzen. Wenn Sie für grössere Events planen, werden Sie wissen, dass praktisch jeden Tag jemand zu- oder absagt. Wenn Sie diese Ereignisse per Stift und Papier festhalten möchten, wird es schnell unübersichtlich. Mit der richtigen Software können Sie Anpassungen mit wenigen Klicks vornehmen, ohne dass darunter die Übersicht über Ihre gesamte Tabelle leiden würde.

• Falls Sie vielleicht in einem Unternehmen arbeiten und für die Planung mehrerer Veranstaltungen verantwortlich sind, können Sie mithilfe der passenden Software ganz einfach mehrere Events gleichzeitig organisieren. Der Wechsel zwischen den verschiedenen Ereignissen geschieht dabei flüssig, die entsprechenden Datensätze werden sofort geladen. Sie müssen also keinen anderen Aktenordner herbeiholen, Papierkram erledigen oder dergleichen mehr. Stattdessen wechseln Sie mit einem Klick zwischen den Events.

• Sobald Sie die Liste der Teilnehmer befüllt haben, können Sie diesen auch Aufgaben zuweisen. So können Sie die Teilnehmer, ihre voraussichtlichen Ankunftszeiten und deren Aufgaben miteinander verknüpfen. Falls in Ihrer Planung etwas nicht möglich ist – wie vielleicht die Organisation des Caterings am frühen Morgen, wenn die dafür zuständige Person erst am Nachmittag eintrifft -, lässt Sie das die Software wissen. Sie können also nur schwer versehentliche Fehlplanungen durchführen.

• Verzichten müssen sie nicht: Auch alle anderen Faktoren – wie die gewählten Locations, die Kostenplanung für das Event oder die Erstellung von wichtigen Infos für die Gäste – sind mit der richtigen Software planbar. Dazu können Sie auch scheinbar unwichtige Details genau anpassen, wie vielleicht die Preise für den Ticket-Verkauf (falls notwendig) oder auch die Einlasskontrolle bei formellen und wichtigen Events.

Kann mir eine solche Software auch selbstständig Arbeit abnehmen?

Selbstverständlich. Ein Event können Sie zunächst innerhalb weniger Minuten erstellen. Dazu können Sie aus vorgefertigten Eventtypen die richtige Auswahl treffen. Das ist wichtig, da beispielsweise eine Messe natürlich andere Anforderungen stellt als eine Pressekonferenz. Indem Ihnen die Software diese Arbeit abnimmt, können wichtige Voreinstellungen getroffen werden, welche Ihnen bei der weiteren Planung helfen.

Die Teilnehmerdaten können Sie, sobald Sie alle wichtigen Daten eingetragen haben, ausserdem mit Details wie den Kosten auswerten und vergleichen. Diese umfangreichen Statistiken sind gerade in Unternehmen wichtig: Wo wird zu viel Geld ausgegeben und welche Investition hat sich gelohnt? Eine passende Software macht es wesentlich einfacher, diese Punkte in der Nachbearbeitung des Events zu analysieren.

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Reichen kostenlose Varianten aus?

Ja und nein. Wenn Sie mit Ihrem Event kein Geld verdienen, reicht eine kostenlose Software meistens aus. Das trifft auf alle Veranstaltungen im privaten Rahmen zu, Ausnahmen können vielleicht wichtige Events wie Hochzeiten oder Geburtstage sein. Ansonsten müssen Sie schauen, ob sich die Investition in eine solche Software lohnt: Wenn Sie nur eine einzige Veranstaltung organisieren müssen, welche darüber hinaus nicht besonders wichtig ist, sollten Sie wahrscheinlich keine 100 Franken für ein Programm ausgeben.

Anders sieht es aus, wenn Sie in einem Unternehmen tätig sind: Selbst dann, wenn es sich nur um eine Veranstaltung wie einen Tag der offenen Tür handelt – womit Sie also nicht direkt Geld verdienen -, sollten Sie keine Kosten scheuen, um einen möglichst professionellen Eindruck zu hinterlassen. Langfristig verdienen Sie auch durch diese Events nämlich indirekt Geld, indem die Besucher einfach von Ihrem Angebot überzeugt werden. Es gilt also: Professionelle Anwender greifen zu kostenpflichtigen (und damit meist besseren) Angeboten, private Nutzer dürfen gerne auf gewöhnliche Freeware zurückgreifen.

Die passenden Online-Masken für Ihr Event

Gute Programme können Sie auch auf Webseiten einbinden. Das heisst, dass sich Ihre potenziellen Gäste per Internet bei Ihnen anmelden, abmelden oder informieren können. Innerhalb eines Unternehmens kann Ihnen das sehr viel Arbeit ersparen: Da Ihre Gäste auch online bezahlen können, entfällt der Verwaltungsaufwand.

Ihre eigenen Logos können Sie in diese Art von Programm ebenfalls einbinden, so dass ein vollends professioneller Eindruck entsteht und Sie auch noch Kosten sparen. Um sicherzugehen, sollten Sie sich dafür jedoch jemanden mit IT-Erfahrung ins Boot holen.

 

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