Damit das Sommerfest nicht ins Wasser fällt

Das alljährliche Sommerfest gehört in vielen Unternehmen, aber auch in Vereinen und Kommunen zu den wahren Highlights des Jahres. Schon lange vorher wird geplant und investiert, um ein möglichst unvergessliches und erfolgreiches Event zu gestalten. Dabei wird meist einfach vom passenden sommerlichen Wetter ausgegangen. Damit aber auch bei schlechterem Wetter Ihr Sommerfest nicht ins sprichwörtliche Wasser fällt, sollten Sie folgende Tipps beachten.

Planen Sie immer zwei Varianten

Sich bei der Planung des Sommerfestes einseitig auf Sommer, Wärme und Sonnenschein zu verlassen, kann regelrecht in die Hose gehen. Auch wenn Sie jeden einzelnen Programmpunkt und viele Eventualitäten planen können, das Wetter können Sie nicht planen. Selbst weitreichende Wettervorhersagen schützen nicht davor, dass es dann am Tag des Sommerfestes doch wie aus Kannen giesst. Selbst ein kurzer, aber heftiger Gewitterregen kann Ihr gesamtes Event verderben.

Deshalb lohnt es sich, möglichst immer zwei Varianten zu planen, die inhaltlich und räumlich möglichst nah beieinander liegen. Planen Sie also eine Schönwettervariante und eine Schlechtwettervariante. Dazu müssen Sie natürlich auch allfällig beteiligte Künstler ermutigen, noch bevor ein Vertrag geschrieben wird. Letztlich sollen Sie ja nicht zwei Sommerfeste mit entsprechend höheren Kosten planen, sondern eines, das möglichst unabhängig vom Wetter ist.

Aussenbühnen wetterfest machen

Soll Ihr Sommerfest auf jeden Fall draussen stattfinden, dann sorgen Sie dafür, dass Bühnen und andere Auftrittsmöglichkeiten wetterfest ausgestattet sind. Am besten beauftragen Sie mit dem Aufbau von Bühnen entsprechende professionelle Anbieter, die in der Lage sind, die Bühne regenfest mit Planen zu überdachen. Das dient nicht nur dem Schutz der teuren und aufwendigen Technik, sondern auch der Sicherheit der Künstler.

Im gleichen Atemzug prüfen Sie, ob es Möglichkeiten gibt, für die Zuschauer ebenfalls ausreichend trockene Plätze zu sichern. Überdachte Bereiche sind dafür ebenso geeignet wie grosse Schirme, die allerdings die Sicht auf die Bühne einschränken. Schauen Sie auch, dass das Event auf einem möglichst festen Boden stattfindet, der bei Regen nicht zu schnell durchweicht. Denn eine Schlammschlacht sollte nicht das Highlight Ihres Sommerfestes sein.

Ein Fest, zwei Locations

Gut beraten ist, wer einen Open-Air-Platz und eine ausreichend grosse Halle direkt nebeneinander hat. Damit kann das Event für zwei nebeneinander liegende Locations geplant werden. Je nach konkreter Wetterlage für den Veranstaltungstag kann das Sommerfest dann draussen oder drinnen stattfinden. Wenn das nicht geht, finden Sie vielleicht auch zwei Locations, die nicht direkt nebeneinander liegen. Dann müssen Sie allerdings rechtzeitig vorher sowohl die Künstler als auch die Gäste darüber informieren, wo das Sommerfest letztlich stattfinden wird.

Wetterunabhängige Möglichkeiten favorisieren

Steht Ihnen für das Sommerfest eine Halle mit ausreichend Aussengelände zur Verfügung, dann können Sie das Sommerfest von Beginn an wetterunabhängig planen. Alle Veranstaltungsteile, die nur bei trockenen Bedingungen funktionieren, legen Sie bei der Planung gleich in die Halle. Kleinere Programmanteile, die vielleicht in der Halle nicht gehen oder auch einen Regenschauer vertragen, können Sie dann in den angrenzenden Aussenbereich legen. So bringen Sie übrigens auch etwas Bewegung in die Zuschauermassen.

Zum Sommerfest auf Reisen

Viele Unternehmen verbinden heute das Sommerfest mit einem Ausflug. Busreisen durch landschaftlich reizvolle Gegenden, ein Picknick oder Barbecue unterwegs und irgendwo dann das eigentliche Highlight sind begehrte Kombinationen. Vielleicht können Sie im Vorfeld auch für öffentliche Konzerte oder Bühnenshows schon Karten für Ihre gesamte Belegschaft organisieren. Dann liegt die Verantwortung für das Programm letztlich beim Veranstalter und nicht mehr bei Ihnen. Auch das kann eine schöne Möglichkeit für ein gelingendes Sommerfest sein und spart Ihnen selbst jede Menge organisatorischen Aufwand. Prüfen Sie hier rechtzeitig die Möglichkeiten. Dann haben Sie vielleicht das Event schlechthin bereits in der Tasche.

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Publikum mit einbeziehen

Egal wie Sie das Sommerfest vorbereiten und ob es dann eitel Sonnenschein gibt, versuchen Sie immer, das Publikum mit in die Veranstaltung einzubeziehen. Je aktiver Ihre Gäste auf dem Event sein dürfen, desto weniger wichtig werden solche Umstände wie Zeit, Wetter oder Anreise. Nichts ist schlimmer als langweilige Darbietungen, bei denen Ihre Gäste lediglich als unbeteiligte Zuschauer agieren. Je besser es gelingt, aus dem Publikum einen aktiven Akteur zu machen, desto eher bleibt das Sommerfest im Gedächtnis der Besucher haften.

Wettertipp ohne Gewähr

Abschliessend hier noch ein Wettertipp, der leider nicht immer funktioniert. Bevor Sie ein Sommerfest planen, das draussen stattfinden soll, schauen Sie doch einfach einmal in die langfristigen Wetterstatistiken der letzten Jahre. Gibt es vielleicht bestimmte Zeiten im Jahr, in denen es in Ihrer Region meistens trocken geblieben ist? Dann sollten Sie Ihr Sommerfest auch in einen solchen Zeitraum legen. Dass es dann vielleicht doch nicht so sonnig wird, liegt dann noch weniger in Ihrer Verantwortung. Aber Sie bereiten sich sicherlich ohnehin auf alle Möglichkeiten vor. Denn ein Sommerfest wird nicht nur wegen des Wetters allein ein Erfolg oder Misserfolg. Viele andere Faktoren spielen hier zusammen, die Sie weitsichtig einplanen und organisieren können.

Trauen Sie sich die umfassende Planung und Vorbereitung des Sommerfestes nicht allein zu, dann beauftragen Sie damit einen geeigneten Eventdienstleister. Unterbreiten Sie diesem Ihren Terminvorschlag, legen Sie das Budget fest und lassen Sie sich überraschen, was die Eventagentur für Sie aus dem Ärmel zaubern kann. Viel Spass dann beim nächsten Sommerfest!

 

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