Sieben elementare Faktoren für die perfekte Event-Inszenierung

Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, wie es gelingen kann, Events als Momente zu inszenieren, in denen Ihre Botschaften perfekt und nachhaltig kommuniziert werden? Denn genau das ist ja das zentrale Ziel von Marketing-Events und irgendwie doch auch Ihr Anspruch. Wenn Sie die elementaren Aspekte einer perfekten Event-Inszenierung beachten, kann eigentlich nichts schiefgehen.

Wissen, was der Kunde will

Ein Event ist immer eine Veranstaltung für bestimmte Zielgruppen. Genau diese gilt es zu treffen und passende Kernbotschaften zu entwickeln. Machen Sie sich klar, was und wie Sie etwas machen, und vor allem, warum. Perfekt ist natürlich, wenn Sie eine Big Idea haben und diese dann wirkungsvoll in Szene setzen.

Von einem Eventmanager wird ja eigentlich alles erwartet, auch das scheinbar Unmögliche. Die Kunst in der Bewältigung dieser Aufgabe liegt darin, kreative Lösungen für Schwachstellen zu finden und im Rahmen seiner Möglichkeiten umzusetzen. Und genau hier setzt wieder die Inszenierung an, denn dadurch werden auch Kleinigkeiten gross und die Schwäche schnell übersehen.

Ein Event braucht einen Ablauf, also eine umfassende und strukturierte Eventplanung, die durch die passende Dramaturgie und perfekt eingesetzte Kontraste so richtig Spannung erzeugt und konsistent eine Geschichte erzählt, die die Besucher und Gäste fesselt und in ihren Bann zieht. Wenn dies der Fall ist, kann es wiederum leicht vorkommen, dass die eine oder andere Schwäche übersehen wird oder gar nicht erst auffällt.

Gestalten Sie alles einfach, aber wirksam, und schaffen Sie Magic Moments, wobei hier dann Stimmigkeit in jedem Detail und richtiges Timing natürlich Voraussetzung sind. Brechen Sie selbst die Struktur, die Sie vorgegeben haben, doch tun Sie dies sehr bewusst. Damit wecken Sie Assoziationen und Emotionen, die das Publikum und die Gäste mitreissen. Klar ist nämlich, dass Irritation Aufmerksamkeit verschafft, vor allem wenn etwas Unvorhergesehenes passiert. Achten Sie auf die drei T’s: Transition, Timing und Tell your Story.

Ein Event braucht einen Nutzen

Denken Sie daran, dass ein Event nicht erst mit dem Einlass der Gäste beginnt, sondern bereits viel früher. Der Genfer Autosalon etwa beginnt nicht erst mit den ersten Besuchern oder den Journalistengesprächen, sondern bereits Monate vorher. Auch andere Events bedürfen der Planung, um einen spürbaren Nutzen oder ein ganz bestimmtes Erlebnis für die Gäste darzustellen. Natürlich gehört es auch dazu, Bedürfnisse anzusprechen, die vorher bereits da waren und auch über die Veranstaltung hinaus noch wirken. Damit liegt es auf der Hand, dass Sie Ihr Event am besten in ein entsprechendes Vorher und Nachher einbetten.

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Ausgetretene Pfade verlassen und Nutzen schaffen

Was Sie in jedem Fall vermeiden sollten, sind Fehler, die, einmalig gemacht, als Lehrgeld bezeichnet werden können. Falsch wäre es damit nur, sie wieder zu begehen. Gestalten Sie Ihr Event nicht nach einem bestimmten Schema, weil Sie es bisher immer so gemacht haben. Tragen Sie der Zusammenarbeit und der Kommunikation in Ihrem Team Rechnung, aber achten Sie auch auf die Grundbedürfnisse Ihrer Gäste oder Kunden.

Diesbezüglich gilt es, Essen, Wärme sowie vorgegebene Orientierung und einen perfekten Zeitablauf vorzugeben und diesen auch optimal einzuhalten. Verzögerungen, Irritationen oder Missstimmung und Hektik stören die Atmosphäre und haben letztendlich negative Auswirkungen.

Holen Sie Kundenfeedback oder die Meinung Ihrer Mitarbeiter ein, um aus eigenen und fremden Fehlern lernen zu können. So profitieren Sie auch vom Fachwissen Ihres Teams. Keinesfalls sollten Sie die Routine zum Anlass nehmen, nichts zu verändern. Denn eines ist klar, auch wenn es mehr Aufwand bedeutet: Das Wohlbefinden Ihrer Gäste soll und muss im Mittelpunkt stehen. Denn nur wenn diese die Veranstaltung als positiv empfinden, werden sie zufrieden sein, weiter Kunden bleiben oder im besten Fall sogar Mundpropaganda machen. Und was gibt es Besseres, als wenn über Ihre Events gesprochen wird?

Und was haben Sie davon?

Wenn Sie sich jetzt fragen, was Sie von den ganzen Überlegungen und Inszenierungen haben, so liegt die Antwort auf der Hand. Denn ein Aspekt von Events ist, dass Sie sich und Ihr Unternehmen in den Fokus der Aufmerksamkeit stellen. Sie können Referenzen schaffen und letztendlich stolz auf den perfekten Ablauf und die Organisation, vielleicht ja sogar auf Ihr Team sein. Denn egal ob Sie ein Teambuilding-Event oder eine Weihnachtsfeier für Ihre Belegschaft oder eine Verkaufsveranstaltung für Ihre Kunden durchführen, die Absicht dahinter muss die eine sein: Nutzen zu schaffen und bei allem, was Sie tun, offen und neugierig zu bleiben. Einfach gesagt: Be so good they can’t ignore you.

 

Oberstes Bild: © Korn – Shutterstock.com