Hochzeitsplaner – welche Aufgaben übernehmen sie?

12.08.2014 |  Von  |  Privat
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Hochzeitsplaner – welche Aufgaben übernehmen sie?
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Das Konzept des Hochzeitsplaners ist vor allem in den USA weit verbreitet, aber auch in der Schweiz ist der Trend ansteigend. Dieser Dienstleister unterstützt das Brautpaar bei der Organisation, er kann entweder für einzelne Teilbereiche oder die komplette Hochzeit gebucht werden. Dabei werden alle Schritte besprochen und die Wünsche des Paares umgesetzt. Kostenreduktion und eine professionelle Umsetzung der Traumhochzeit sind die Vorteile des Wedding Planers.

Eine Hochzeit zu organisieren, ist mit vielen einzelnen Aufgaben verbunden. Sei es die Auswahl der richtigen Location, die Organisation des Buffets oder die Auswahl der Kleidung. Ein Hochzeitsplaner arbeitet mit dem Brautpaar zusammen und verfügt über einen grossen Erfahrungsschatz. Hierin liegen die Vorteile dieses Dienstleisters. Er steht dem Brautpaar zur Seite und kann mit dem vorgegebenen Budget die Ideen optimal umsetzen.

Wenn das Brautpaar den Hochzeitsplaner engagiert, dann wird zunächst einmal ein Konzept festgelegt. Es finden mehrere Gespräche statt und die genauen Aufgaben werden dabei festgelegt. Wird der Wedding Planer mit einzelnen Aufgaben, wie der Gestaltung der Gästeeinladungen oder der Suche nach der richtigen Location beauftragt, dann ist er eine hilfreiche Unterstützung bei der Organisation. Es können die Aufgaben abgegeben werden, bei denen Erfahrung und Professionalität besonders wichtig sind.

Eine weitere Möglichkeit ist die Übertragung der vollständigen Hochzeitsplanung. Hierbei wird das Grundkonzept festgelegt und ein Budget vorgegeben. Anschliessend erstellt der Wedding Planer einen genauen Plan und bespricht diesen mit dem Hochzeitspaar. Wichtig ist, dass immer Rücksprache gehalten wird und keine Buchung ohne das Einverständnis der Auftraggeber stattfindet. Nur so ist die wunschgerechte Umsetzung gewährleistet und das Paar kann stressfrei in den Hochzeitstag starten.

Um keine Missverständnisse aufkommen zu lassen, ist der Vertrag mit dem Dienstleister ein wichtiger Punkt. Hierin sollten die Rechte und die Pflichten definiert werden, sodass das Ergebnis auch den Vorstellungen des Hochzeitspaares entspricht. Würde der Wedding Planer eigenmächtig handeln, dann wäre der Erfolg der Hochzeitsfeier in Gefahr. Nur mit der richtigen Organisation kann der schönste Tag im Leben auch zu diesem werden.




Eine aufwendig gestaltete Hochzeit verursacht teilweise hohe Kosten. Viele Menschen scheuen die Buchung eines Wedding Planers, da dieser ebenfalls bezahlt werden muss. Da er jedoch über einen grossen Erfahrungsschatz und wichtige Kontakte verfügt, kann er häufig Rabatte bei den anderen Dienstleistern erzielen und kennt viele Tipps und Tricks, um die Hochzeit kostengünstiger zu gestalten. Bei Verhandlungen mit den Vermietern der Location oder der Buchung des Caterings kann sich dieses Wissen besonders bemerkbar machen.

Die Standortsuche ist der erste Schritt bei der Planung der Hochzeitsfeier. (Bild: Skydive Erick / Shutterstock.com)

Die Standortsuche ist der erste Schritt bei der Planung der Hochzeitsfeier. (Bild: Skydive Erick / Shutterstock.com)





Die Standortsuche ist der erste Schritt bei der Planung der Hochzeitsfeier. Die Location stellt den Mittelpunkt der Veranstaltung dar und sollte daher bewusst gewählt werden. Sei es ein ausgefallener Ort, wie ein Schloss, oder ein Restaurant, hierbei kommt es auf die Vorstellungen des Brautpaares an. Der ausgewählte Raum muss anschliessend dekoriert werden, auch diese Schritte sollten genau organisiert werden. Blumen, Dekoration und Besteck, all dies muss vorhanden sein.




Werden für die Hochzeit verschiedene Künstler gebucht, wie ein DJ oder eine Band, dann führt der Wedding Planer die Vorauswahl durch. Er stellt dem Brautpaar nur die besten Angebote vor, dieses wählt dann die gewünschten Musiker aus. Auch das restliche Personal für die Hochzeit muss gebucht werden. Hierbei kann es sich um Servicekräfte oder um einen Koch handeln. Das Catering kann ebenfalls vom Hochzeitsplaner ausgewählt werden. Dieser kann beispielsweise eine Verkostung organisieren und die Menüauswahl anschliessend mit dem Paar besprechen.




Die Auswahl der richtigen Menüs ist ein wichtiger Punkt bei der Hochzeitsplanung. Das Essen sollte möglichst vielseitig sein und allen Gästen schmecken. Ein Wedding Planer weiss aus Erfahrung, welche Speisen gut ankommen und welche Zusammenstellungen vermieden werden sollten. Er arbeitet nur im Auftrag des Hochzeitspaares und kann dieses daher optimal beraten.




Der Hochzeitsplaner kann auch am Tag der Hochzeit anwesend sein. Er hält sich zwar im Hintergrund, übernimmt allerdings die Betreuung der Gäste. Dadurch wird das Brautpaar entlastet und kann sich amüsieren. Auf Wunsch steht der Wedding Planer demnach von Beginn bis zum grossen Tag dem Brautpaar zur Seite und sorgt für einen reibungsfreien Ablauf.

Bei der Auswahl des richtigen Hochzeitsplaners spielt neben der Qualifikation auch die Sympathie eine wichtige Rolle. Das Paar arbeitet im Idealfall eng mit dem Dienstleister zusammen und muss sich in vielen Punkten auf ihn verlassen können. Daher muss ein gewisses Grundvertrauen bestehen und vor der Zusammenarbeit sollte in jedem Fall ein Gespräch stattfinden.

Am besten ist es, wenn das Brautpaar auf die Erfahrungen anderer Paare zurückgreifen kann. Hat ein Wedding Planer bereits erfolgreich die Hochzeit von Bekannten organisiert, dann sollte er die erste Wahl sein. Ein guter Hochzeitsplaner kann aber auch Referenzen vorlegen und ist zu einem Gespräch bereit. Hierbei wird schnell festgestellt, ob die Vorstellungen übereinstimmen.

Die Kosten für den Wedding Planer können entweder prozentual vom Budget abhängen oder als Festpreis gestaltet sein. Wer preiswert eine hilfreiche Unterstützung erhalten möchte, der sollte nur einzelne Teilgebiete übertragen und die anderen Aufgaben selbst erledigen. In jedem Fall bekommt das Brautpaar einen erfahrenen Partner an die Seite gestellt, dadurch wird die Hochzeit zum Erfolg.

 

Oberstes Bild: © Constantine Pankin – Shutterstock.com

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