Machen Sie Ihr Event fit für Regen, Wind und Kälte - Teil 1
Denn auf eine einfache Hoffnung auf Sonnenschein und angenehme Temperaturen sollten Sie sich für Ihr Event auf keinen Fall verlassen. In diesem zweiteiligen Bericht haben wir daher einige Tipps für Sie zusammengestellt, damit Sie – und insbesondere Ihre Gäste – auch den grössten Regenschauer trocken überstehen.
Dies ist ein zweiteiliger Bericht zum Thema „Events bei typischem Herbstwetter“:
Machen Sie Ihr Event fit für Regen, Wind und Kälte – Teil 1
Machen Sie Ihr Event fit für Regen, Wind und Kälte – Teil 2
Die einfachsten Mittel sind oft die besten
Und günstig sind sie noch dazu! Wir möchten uns in diesem Artikel bewusst nicht auf eine bestimmte Eventgrösse festlegen. Unsere Tipps sind so gestaltet, dass sie sowohl für einen kleinen Geburtstag im Betrieb als auch für ein Konzert mit 5000 Besuchern gelten sollten – und einige Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel. Fangen wir also ohne grosse Umschweife gleich mit den ersten Ratschlägen an:
– Keine trockenen Bereiche vorhanden?
Wenn Ihre Location so angelegt ist, dass einfach keine trockenen Unterstellmöglichkeiten für Ihr Publikum existieren, müssen Sie für alle Eventualitäten im Voraus planen. Eine geeignete Lösung wären Regenmäntel aus Kunststoff oder Plastik: Diese sind in der Regel sehr günstig und können auch in grossen Stückzahlen noch preiswert erworben werden. Praktisch ist ausserdem, dass sie eben aus Plastik bestehen: Sie können die Mäntel nach dem Event wieder reinigen und das nächste Mal wiederverwenden. Sie strapazieren Ihr Budget also keineswegs, denn es handelt sich um eine langfristige Investition. Werfen Sie dabei ruhig einen Blick auf Ihre Gäste, denn häufig steigern diese Capes für einen Moment das Wir-Gefühl – denn schliesslich stecken alle Besucher im selben Boot.
– Besuchen Sie die Location im Voraus
Wenn es sich um eine unbekannte Örtlichkeit handelt, sollten Sie weit im Voraus planen. Häufig sind diese Plätze so gross, dass Sie für beide Wetterlagen planen können: „Scheint die Sonne, tritt die Band hier auf, und wenn es regnet, kann ich hier ein Zelt aufbauen …“ Unabhängig von der Wolkenlage am Himmel sollten Sie aber in jedem Fall einen Bereich reservieren, der für regnerisches Wetter zuständig ist. Sehen Sie sich Zelte, Pavillons oder vergleichbare Möglichkeiten an und bemessen Sie den Platz um diese Aufbauten herum grosszügig. Vergessen Sie ausserdem bloss nicht, Ihre Anti-Regen-Behausungen auch zu bestellen, denn sonst können Sie sich die ganze Arbeit auch gleich sparen. Wichtig: Möglicherweise kommen einige Gäste im Cabrio. Überdachte Plätze für Autos sind daher ein Muss, wenn es um einen maximalen Komfort für die Gäste geht.
– Ihr Personal muss informiert sein
Wichtig ist nicht nur, dass die Gäste im Falle von Regen, Wind und Wetter mitspielen, sondern auch etwaiges Personal wie etwa Kellner. Regen bei Outdoor-Events stellt komplett andere Anforderungen an die ohnehin meist schwer im Stress stehenden Mitarbeiter: Es droht praktisch eine permanente Rutschgefahr auf nassem Boden (welche noch akuter ausfällt, wenn man mit Tellern und Gläsern unterwegs ist), einige Gäste sind vielleicht vom Wetter genervt, was sich dann auch auf die Gemütslage des Personals auswirkt, wasserfestes Make-up ist in einigen Fällen ein Muss – und manche Menschen mögen einfach kein schlechtes Wetter. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter also im Vorfeld über die Bedingungen und bitten Sie sie um ein besonderes Mass an Verständnis für die Gäste und Vorsicht bei der Arbeit. Lassen Sie diese ungemein wichtigen Personen nicht im Regen stehen!
– Verwässerte Suppe? Nein, danke!
In erhöhtem Masse sollten Sie bei kalten Temperaturen und Regen auch auf den gastronomischen Aspekt Ihres Events achten. Viele Personen zieht es bei diesem Wetter in den Gastronomiebereich – für eine warme Suppe, einen Kaffee, möglicherweise gar einen Glühwein oder andere heisse Getränke. Modellieren Sie Ihre Speisekarte entsprechend und bieten Sie nicht nur typische „Sommermahlzeiten“ an. Bratwurst und eisgekühlte Cola schmecken im Juli vielleicht, aber an einem regnerischen Oktobertag fallen die Geschmäcker in der Regel anders aus. Gute Catering-Betriebe wissen dies und planen entsprechend, aber Sie sollten die gastronomische Seite Ihres Events dennoch zur Sicherheit kontrollieren. Und selbstverständlich sollten Sie den Gastronomiebereich immer überdachen lassen, unabhängig vom Wetter.
Damit wären wir auch schon am Ende dieser ersten Einführung in die Eventplanung für den kalten Herbst. Im zweiten Teil haben wir weitere Tipps für Sie zusammengestellt, damit Sie auch die (nicht minder wichtigen) Kleinigkeiten nicht aus den Augen verlieren!
Oberstes Bild: © gpointstudio – Shutterstock.com
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