Events selbst organisieren: So geht es günstig

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Zu Beginn jeden Events steht natürlich eine Idee. Bevor man nämlich nicht weiss, wozu die Veranstaltung dient, braucht man sich auch keine Gedanken über den Ort, die Zeit oder auch die Teilnehmeranzahl machen. Wichtig ist also, dass man sich bei der Organisation immer daran hält, immer nur einen Schritt nach den anderen zu setzen – wer nämlich ein paar Punkte überspringt, der wird am Ende vermutlich feststellen, dass Umstrukturierungen wirklich viel Geld kosten.

Genau deshalb sollte man sich einmal die Frage beantworten, wer mit der Veranstaltung angesprochen werden soll – wird es eine Veranstaltung für Mediziner, so sollte man einen Ärztekongress organisieren. Geht es hingegen um Feinschmecker, die ganz besondere Weine trinken, so kann man zu einer Verkostung laden.

Wann kann von einer Top-Veranstaltung gesprochen werden?

Am Ende sind es fünf Merkmale, die die Veranstaltung zu einem Top-Event werden lassen.

Punkt 1: Live-Charakter

Eine Veranstaltung muss immer erlebnisorientiert sein. Das heisst, dass zu einem bestimmten Termin Kollegen, Mitarbeiter, Kunden wie auch die Öffentlichkeit eingeladen werden – die Location sollte natürlich passend sein. So eignet sich das Festzelt mitunter für eine Verkostung, ein gemieteter Saal hingegen für einen Kongress.

Punkt 2: Interaktivität

Besucher müssen unbedingten in den Ablauf des Geschehens eingebunden werden – das heisst, im Zuge einer Messe ist es ratsam, wenn die potentiellen Kunden gleich die Möglichkeit haben, die angebotenen Produkte zu testen.

Punkt 3: Inszenierung

Mit einem Ablaufplan kann schon im Vorfeld gesagt werden, was demnächst passieren wird – es bleibt also nichts dem Zufall überlassen. Wann wird die Veranstaltung eröffnet? Wer hält die Ansprache? Welche Programmpunkte gibt es? Natürlich sollte man für Abwechslung sorgen – je abwechslungsreicher das Rahmenprogramm, desto geringer ist das Risiko, dass sich die anwesenden Personen langweilen.

Punkt 4: Eigeninitiierung

Wer Geld sparen will, der organisiert die Veranstaltung selbst. Hier geht es in erster Linie darum, dass man nach Sponsoren Ausschau hält – in weiterer Folge geht es um die Bewerbung der Veranstaltung.

Punkt 5: Langzeitwirkung

Eine Veranstaltung für Mitarbeiter soll eine positive Atmosphäre im Betrieb schaffen und teure Fluktuationen vermeiden – werden jedoch Veranstaltungen für Kunden organisiert, so geht es um die positive Verankerung der eigenen Marke und der Absicht, den Umsatz in die Höhe zu schrauben.

Punkt 6: Werbung

Jeder, der schon einmal eine Veranstaltung organisiert hat, der weiss, dass das Klappern zum Handwerk gehört. Das heisst, man muss die Veranstaltung so früh wie nur möglich bewerben – hier kann man einerseits Inserate in einer Zeitung schalten, andererseits aber auch soziale Medien nutzen. Wer eine Veranstaltung organisiert, der sollte nie die Macht von Facebook und Co. ausser Acht lassen.

Punkt 7: Spenden

Erhält man im Zuge der Veranstaltung Spenden, so ist es ratsam, dass diese auf transparent verwaltet werden – so etwa auf einem Tagesgeldkonto. Informationen findet man etwa unter https://www.aktiendepot.com/.

Wer selbst aktiv wird, der kann am Ende auch Geld sparen

Wer im Vorfeld Informationen einholt und ganz genau plant, der kann durchaus Geld sparen. Am Ende geht es darum, dass man darauf achtet, die oben erwähnten Punkte abzuarbeiten – wer hier selbst das Ruder übernimmt und das Event nicht von einem Dritten organisieren lässt, der kann sehr wohl das gesparte Geld in die Veranstaltung stecken.

 

Artikelbild: Symbolbild © Rawpixel.com – shutterstock.com

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