Events und Veranstaltungen: Die wichtigsten Arten und Formen im Überblick

Es gibt zahlreiche verschiedene Arten von Events und noch mehr Möglichkeiten, die verschiedenen Varianten zu veranstalten. Die Wahl der richtigen Event-Art ist letzten Endes der wichtigste Aspekt für eine erfolgreiche Veranstaltung. Aber welches Event bietet sich für welches Vorhaben an?

Der folgende Artikel widmet sich mit der thematischen Gliederung von verschiedenen Events – von der Tagung über die Gala bis hin zum Vereins- oder Firmenjubiläum. Zudem finden Interessenten zu jeder Veranstaltungsart eine kurze Übersicht, die sich mit den wichtigsten Merkmalen des jeweiligen Events beschäftigt.

Gala

Eine Gala ist eine Abendveranstaltung mit sehr festlichem und förmlichen Charakter, die den informellen Teil eines Events darstellt. Häufig werden auf solchen Veranstaltungen dem Anlass entsprechend Menü serviert. Zudem werden auch die Lebenspartner/innen der geladenen Gäste mit eingeladen und sind stets willkommen.

Party

Bei einer Party handelt es sich in der Regel um eine etwas unförmlichere Variante. Sie ist im Grunde ebenfalls der informelle beziehungsweise der gesellschaftliche Teil einer Veranstaltung und findet meist in einer lockeren Atmosphäre statt. Anstelle eines Menüs wird auf Partys meist das Buffet bevorzugt und Stehplätze sind bei solchen Events eher die Regel als die Ausnahme.

Tagung

Tagungen kommen äusserst häufig in der Eventbranche vor, wobei die Anlässe des Termins sehr verschieden sein können. So können sich Kollegen und Partner bei einer Arbeitstagung beispielsweise austauschen, ohne dass ein festes Rahmenprogramm vorgesehen ist. Hier finden Experten einer Branche zusammen, diskutieren bekannte Probleme aus und können ihre Erfahrungen teilen.

Kongress

Als Kongress wird heute meist ein wissenschaftliches Treffen bezeichnet. Die Veranstaltungsformen Tagung und Kongress sind einander äusserst ähnlich, allerdings wird letzterer meist über mehrere Tage hinweg veranstaltet. Zudem spricht der Kongress meist auch höhere Besucherzahlen an während die Tagung lediglich einen Tag lang geht und einen kleinen Teilnehmerkreis einschliesst.

Schulung

Bei Schulungen handelt es sich um spezielle Fortbildungsveranstaltungen. Sie finden in der Regel in Kombination mit innerbetrieblichen, branchenabhängigen Themen statt. Neben Schulungen und Seminaren vor Ort werden heute oft auch Webinare veranstaltet, die komplett online durchgeführt werden.

Empfang

Empfänge sind zwanglose Veranstaltungen, die oft im Stehen durchgeführt werden. Damit können sie sogar bei einem stark begrenzten Raumangebot relativ vielen Gästen einen geeigneten Platz bieten. Meist werden Essen und Getränke in Form eines Buffets serviert und sind zeitlich meist auf zwei bis drei Stunden begrenzt.

Betriebsfeier

Die Betriebsfeier wird innerhalb eines Unternehmens veranstaltet. Hierzu sind ausschliesslich die Mitarbeiter eingeladen. Diese Veranstaltungsform dient der Motivationssteigerung sowie der Bindung der Mitarbeiter und ist ein sehr beliebtes Firmenevent. Von einem Betriebsfest ist hingegen immer dann die Rede, wenn nicht nur einzelne Abteilungen eingeladen sind, sondern sämtliche Mitarbeiter der Firma.

Tag der offenen Tür

Den Tag der offenen Tür kennen die meisten wahrscheinlich noch aus der Schulzeit. Aber auch andere Institutionen und Unternehmen sowie Behörden und Verwaltungen öffnen immer mal wieder ihre Pforten für die Öffentlichkeit. So wird nicht nur Kunden und Geschäftspartnern einen Einblick in die Unternehmensstruktur gewährt, sondern auch potenziellen Mitarbeitern. Bei dem Tag der offenen Tür handelt es sich im Prinzip um eine PR-Veranstaltung, die durch ein kleines Rahmenprogramm attraktiver gestaltet werden kann.

Hausmesse

Die Hausmesse gleicht dem Tag der offenen Tür in einigen Punkten. Allerdings wird hierbei nur ein bestimmter Besucherkreis angesprochen. Ein Unternehmen kann im Rahmen einer Hausmesse die eigenen Produkte und Dienstleistungen in den eigenen Räumlichkeiten ausstellen. Vor allem die intensiveren Kundengespräche in ruhiger Atmosphäre ist überzeugend für viele Unternehmen. Hausmessen dienen zwar nicht als Ersatz für einen Besuch auf einer Fachmesse, wohl aber als ideale Ergänzung. Hausmessen gehen grundsätzlich mit geringeren Kosten einher, weil Standgebühren und Anmietung für den Messestand entfallen.

Messe und Ausstellung

Messen geben Dienstleistern und Produzenten die Möglichkeit, die eigenen Produkte und Dienstleistungen den Besuchern zu präsentieren. Hierdurch gelingt es schnell, neue Kunden- und Geschäftskontakte zu knüpfen, sodass der Bekanntheitsgrad des Unternehmens automatisch steigt. Messen dauern in der Regel mehrere Tage und wiederholen sich zudem in regelmässigen Abständen. Ein gutes Beispiel für besonders bekannte Messen sind die „You“ sowie die „Games Convention“, deren Zielgruppe vor allem junge Leute sind.

Vereins-/Firmenjubiläum

Viele Unternehmen zelebrieren das eigene Firmenjubiläum mit einer Kombination aus Mitarbeiterveranstaltung, einem Tag der offenen Tür sowie einem festlichen Akt, zu dem alle Kunden, Mitarbeiter und Führungskräfte eingeladen werden. Häufig wird ein Jubiläum zudem dazu genutzt, das eigene Image aufzupolieren.

Incentive, Mitarbeiter- und Teamevents

Ein Incentive ist eine Art Verkaufswettbewerb für Aussendienstler und Kunden. Der Ausdruck leitet sich aus dem Englischen ab und bedeutet Anreiz. Das Ziel dieser Mitarbeiter- und Teamevents liegt darin, den allgemeinen Zusammenhalt sowie die Motivation der Mitarbeiter zu fördern. Dieses Event unterstützt zudem das Teambuilding. Im Grunde sind bei dieser Eventart den Möglichkeiten kaum Grenzen gesetzt – egal ob Segeln, Paintball spielen oder Kletterpark.

Produktpräsentation

Produktpräsentationen, die auch als Produktlaunch bzw. Produktrelaunch bekannt sind, gelten im Übrigen als eine besonders wichtige Eventart. Diese Veranstaltungsform erfordert in der Regel ein relativ hohes Budget. Für die Präsentationen sind der Handel, der Aussendienst sowie die Kunden die wichtigste Zielgruppe.

 

Titelbild: garagestock – shutterstock.com


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