Eventkatastrophen? So könnt ihr sie vermeiden!

Ob Firmen-Weihnachtsfeier, Abi-Party oder riesige Geburtstagsfete – wer ein Event mit vielen Besuchern organisiert, hat im Vorfeld viel zu beachten. Und trotzdem läuft nicht immer alles rund! Wie man mit den häufigsten Veranstaltungspannen umgeht, lernt ihr hier!

Ein Plan B und ein wenig Improvisationstalent bewährt sich in der Eventplanung immer wieder. Egal wie akribisch ein Event auch geplant wird, wenn der Redner am grossen Tag seine Stimme verloren oder plötzlich zu wenig Essen da bringt auch der beste Plan nichts mehr.

Um die grössten Katastrophen zu vermeiden sollte man sich trotzdem an einige Regeln halten:

1. Klare Kommunikation und klare Hierarchien

„Viele Köche verderben den Brei“ – selbstverständlich besteht gerade bei grossen Events das Team aus mehreren Personen, aber als Verantwortlicher für die Veranstaltung sollte man immer darauf achten, selbst die Kontrolle zu behalten. Ausserdem ist eine gute Kommunikation das A und O – Zeitabläufe und Rollenverteilungen sollten von Anfang an geklärt werden.

2.Technische Pannen

Wenn die Veranstaltung nicht gross genug ist, um einen eigenen Techniker zu engagieren kann es lohnend sein Werkzeug in der Nähe zu haben – ein digitales Multimeter, hier von RS Components, kann zum Beispiel helfen Fehlerquellen zu finden, wenn es in den Lautsprechern knackt oder brummt.

3. Im Zweifelsfall mehr Zeit einplanen

15 Minuten für eine Pause ist unrealistisch – es ist lohnend längere Pausen einzuplanen, insbesondere wenn Gefahr besteht, dass sich der Zeitplan ein wenig verschiebt. So kann die Pause im Notfall einfach ein wenig verkürzt werden. Ein hörbares Signal kann nützlich sein,  um sicherzugehen, dass jeder wieder pünktlich am Event teilnimmt.

4. Trage im Vorfeld Problemlösemöglichkeiten zusammen

Man sollte sich bereits im Vorfeld überlegen, was eventuell schief gehen könnte – eine Kontaktliste für möglichen Ersatz ist schnell erstellt und sollte zusammen mit dem erstellten Zeitplan immer in griffbereiter Nähe sein. Ausserdem sollte man unbedingt mit Ruhe und Gelassenheit an Problemen herangehen – die Schuld bei anderen zu suchen oder cholerisch zu werden nützt in der jeweiligen Situation nichts. Darum: Lieber in Ruhe über mögliche Problemlösungen nachdenken und zügig handeln.

5. Es sollten auch die rechtlichen Grundlagen bedacht werden!

Wenn im öffentlichen Rahmen Musik gespielt werden soll, muss gegebenenfalls eine GEMA-Erlaubnis her, damit es zu keiner Urheberrechtsverletzung kommt. Ausserdem sollte unbedingt eine Veranstalterhaftpflichtversicherung für das Event abgeschlossen werden, ansonsten können Probleme sehr schnell zu einem Albtraum auch für das private Vermögen eines Veranstalters werden.

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Titelbild: garagestock – shutterstock.com