Die Suche nach dem perfekten Veranstaltungsort

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Die Suche nach dem perfekten Veranstaltungsort
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Wenn Sie eine Veranstaltung mit Freunden oder der Familie planen, sind grundlegende Vorbereitungen für das Gelingen von enormer Wichtigkeit. Damit alles reibungslos und ohne Probleme abläuft, gilt es verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Neben der Verpflegung der Gäste geht es dabei auch um eine durchdachte Struktur der Veranstaltung.

Doch entscheidend ist in erster Linie die passende Location. Denn ohne diese kann sowohl das Gelingen des Festes beeinträchtigt sein, oder aber die Erinnerung daran getrübt werden. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich schon sehr früh um eine geeignete Location bemühen. Auch hier sollten Sie wiederum entscheidende Aspekte berücksichtigen, den nicht jeder Ort ist für jeden Typus von Veranstaltung geeignet.



Ob gross oder klein – die richtige Location muss es sein

Nicht jeder Veranstaltungsort passt zu jedem Event, weshalb Sie im Vorfeld die individuellen Kriterien auswählen sollten. Wenn Sie etwa für Ihren Nachwuchs oder für Ihre eigene Truppe ein Konzert veranstalten möchten, müssen Sie unter anderem auf die richtige Grösse achten. Diese sollte zum einen genügend Platz für die benötigte Bühnentechnik und für die Besucher bieten, aber nicht zu riesig sein, um nicht den Eindruck zu erwecken, Sie hätten keine Besucher. Laden Sie hingegen zu Ihrem Fest eine grössere Band ein, so benötigen Sie eine entsprechend grosszügige Fläche, damit getanzt werden kann.

Zudem sollten keine Stolperfallen vorhanden sein, damit sich niemand verletzen kann. Achten Sie darauf, dass die Gänge auf keinen Fall zu schmal ausfallen und eventuell vorhandene Notfallausgänge immer von allen Seiten gut zugänglich sind. Wollen Sie lediglich einen runden Geburtstag oder ein bestimmtes Hochzeitsjubiläum feiern, dann benötigen Sie einen eher kleinen Veranstaltungsraum. Für solche Optionen bieten viele Restaurants oder Gaststätten grössere Säle an, in der durchaus ein familiärer Rahmen geschaffen werden kann. Dabei ist meist auch gleichzeitig für die Bewirtung gesorgt und es ist auch die entsprechende Technik für eine kurze Rede oder eine Liveband vorhanden. Damit haben Sie bei der Organisation in einem Schritt viel erledigt und können sicher sein, dass so ein Event in guter Erinnerung bleibt.

Das Budget spielt eine grosse Rolle



Neben der Überlegung, wie viele Personen zu Ihrer Veranstaltung kommen werden, gilt es natürlich den finanziellen Rahmen im Auge zu behalten. Es ist sehr frustrierend, wenn Sie etwa den perfekten Ort für Ihr Event gefunden haben, die Miete aber dann einfach zu teuer ist. Hier macht es Sinn, wenn Sie vorab genau recherchieren und sich einige Kostenvoranschläge machen lassen. Dabei sollten Sie bedenken, wie viel Gesamtbudget Sie für Ihre Veranstaltung ausgeben möchten, denn zwischen Saalmiete, Verpflegung und weiteren Kostenpunkten sollte in jedem Fall eine Ausgewogenheit vorhanden sein.



Es schadet der Stimmung und Ihrem Image als Gastgeber, wenn die Location überzeugend und prächtig ist, es dafür aber nur Würstchen und warmes Bier an einem simplen Buffet gibt. Liegt die Location Ihrer Wahl etwas abseits oder sind keine ausreichenden Parkplätze vorhanden, sollten Sie die Organisation eines Shuttledienstes in Erwägung ziehen. Dieser ist ausgesprochen praktisch und kommt bei Ihren Gästen sicher gut an, stellt allerdings auch eine Belastung Ihres Budgets dar.

Ausstattung und Aufteilung der Location muss passen

Wenn Sie dann die perfekte Location für Ihr Event gefunden haben, geht es noch darum, wie hier die Räumlichkeiten aufgeteilt sind. Hier sollten Sie sich im Vorfeld genau überlegen, welche Ausrichtung Ihre Veranstaltung nehmen soll. Wenn Sie etwa die eine oder andere prominente Persönlichkeit eingeladen haben, sollten Sie Platz für eine VIP-Ecke haben. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Location behindertengerecht ist und auch für ältere Personen mit Gehhilfen gut zu erreichen ist. Achten Sie darauf, dass neben den Stufen auch Rampen vorhanden oder aber die Bodenkanten nicht zu hoch und die sanitären Anlagen gut erreichbar sind. 





Garderobe-Voyagerix-shutterstock.com

Neben einem gemütlichen Ambiente auch genügend Platz für die Kleiderablage. (Bild: Voyagerix / shutterstock.com)

Bei der Ausstattung Ihrer Eventlocation geht es darum, dass neben einem gemütlichen Ambiente auch genügend Platz für die Kleiderablage ist. Entweder Sie haben dazu einen separaten Raum, um Mäntel, Jacken und sonstige Utensilien bequem zu verstauen, oder Sie achten auf eine extra Garderobe. Auch die Qualität der sanitären Einrichtungen sollten Sie nicht vergessen, denn diese tragen unter anderem wesentlich dazu bei, dass sich Ihre Gäste wohl fühlen. Neben den Räumlichkeiten selbst ist der Eingang entscheidend. Dieser sollte gross genug und im Bedarfsfall behindertengerecht sein.

Einzelheiten im Vertrag genau lesen

Wenn Sie für Ihre Veranstaltung eine Location mieten, sollten Sie genaue Abmachungen mit dem Vermieter treffen. Detaillierte Einzelheiten müssen schriftlich festgehalten werden, damit Sie später keinerlei Probleme bekommen. Wenn Sie den Vertrag mit Ihrem Gegenüber durchgehen, kann sich auch die Gelegenheit bieten, eventuelle Rabatte auszuhandeln. Ein entsprechendes Argument dafür könnte sein, dass Sie bei gutem Gelingen weitere Veranstaltungen hier durchführen möchten oder aber Sie führen einen Nachlass für die erste Anmietung ins Treffen. Auch die Anmietung des Komplettangebotes kann dazu beitragen, dass Sie einen Nachlass erhalten. Wenn es um die Bereitstellung von Getränken geht, sollten Sie darauf Wert legen, dass Ihr Anbieter jedoch Kommission zulässt, denn damit zahlen Sie nur das, was tatsächlich konsumiert wurde. 



 

Oberstes Bild: © Kyrien – shutterstock.com



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