Eine Pressekonferenz richtig vorbereiten und durchführen

29.10.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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Pressekonferenzen sind hervorragend geeignet, das eigene Unternehmen zu präsentieren, das Interesse der Medien darauf zu lenken und um neue Pressekontakte zu knüpfen und vorhandene zu pflegen. Eine Pressekonferenz zu organisieren benötigt allerdings einigen Arbeits- und Kostenaufwand. Daher sollten der richtige Zeitpunkt und der passende Anlass gründlich gewählt sein.

Öffentliches Interesse und der richtige Zeitpunkt sind ausschlaggebend



Ausschlaggebend für den Erfolg einer Pressekonferenz sind im Wesentlichen drei Voraussetzungen: neben einer professionellen Organisation und dem richtigen Einladungsverteiler, ist ein aktueller Anlass besonders wichtig. Ein Jubiläum, die Neugründung einer Firma, eine geänderte Rechtsform oder das erweiterte Portfolio können zum Beispiel Anlass für eine Pressekonferenz bieten, aber auch die Erweiterung des Personals, eine neue Geschäftsführung, die Präsentation des letzten Geschäftsberichts, die Übergabe der Firma oder die Einweihung neuer Räume.

Neben den Journalisten muss das gewählte Thema aber vor allen Dingen die Öffentlichkeit interessieren, die von den Journalisten dank neuer aber natürlich auch klassischer Medien informiert wird. Besteht ein öffentliches Interesse an der Berichterstattung, sollte man sich für die Pressekonferenz entscheiden.

Entscheidend hängt der Erfolg einer Pressekonferenz dann von den vorhandenen Pressekontakten ab. Diese müssen auch ausserhalb der Konferenzen betreut und gepflegt werden, will man nach ausgesprochener Einladung keine Angst vor zu geringer Resonanz haben. Regelmässiger und persönlicher Kontakt mit den Pressevertretern gehört daher zu den wesentlichen Aufgaben der Presseabteilungen auch bei kleineren Unternehmen und Dienstleistern.

Einladung zur Pressekonferenz



Die Einladung zur Pressekonferenz sollte weder unstrukturiert noch willkürlich sein. Ein solches Vorgehen wird von Journalisten wenig geschätzt und es kann passieren, dass sie bald keine Reaktion mehr auf die Einladungen zeigen. Stattdessen sollte ein ordentlicher Presseverteiler aufgebaut und sorgfältig gepflegt werden, um spezialisierte Medienvertreter entsprechend dem Anlass einladen zu können. Was für den Wirtschaftsredakteur interessant ist, muss es nicht für den Lokalredakteur sein und anders herum. Daher sollte man je nach Anlass unterscheiden: Die Fachpresse wird bei Themen eingeladen, auf die sich ihr Gebiet bezieht, die Lokaljournalisten bei Themen von lokalem Interesse, die Wirtschaftsredaktion bei Themen mit wirtschaftlichem Hintergrund.





Um das Image Ihres Unternehmens zu stärken und Pressekonferenzen erfolgreich ablaufen zu lassen, bereiten Sie diese gründlich vor. (Bild: Pavel L Photo and Video / Shutterstock.com)

Um das Image Ihres Unternehmens zu stärken und Pressekonferenzen erfolgreich ablaufen zu lassen, bereiten Sie diese gründlich vor. (Bild: Pavel L Photo and Video / Shutterstock.com)

Ist eine Preisverleihung Anlass für eine Pressekonferenz sollten die Redaktionen aus Fernsehen, Rundfunk, Online- und Printmedien sowie Nachrichtenagenturen aber auch an lokale Rundfunksender und freie Journalisten muss unbedingt gedacht werden.

Der Inhalt der Einladung beschränkt sich auf die wichtigsten Eckpunkte, wie Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsort und eine Vorstellung der jeweiligen Referenten. Der Anlass für die Einladung muss kurz und auf den Punkt gebracht beschrieben werden, um nicht nur das Interesse der Journalisten zu wecken, sondern sie auch von der Wichtigkeit ihres Kommens zu überzeugen. Am besten wird die Einladung zwei Wochen vor der Veranstaltung versendet und enthält ein Antwortformular. Die Einladung wird als Presseinformation überschrieben und auf dem üblichen Briefpapier des Unternehmens verschickt.



Sicherer Erfolg durch professionelle Organisation

Eine Pressekonferenz birgt eine Menge Chancen aber auch einige Risiken. Die Risiken bestehen vor allen Dingen darin, dass das Unternehmen auch bei perfekter Planung und Durchführung die Resonanz und eine positive Berichterstattung nicht beeinflussen kann. Auch die Fragen der Journalisten sind nur schwer kalkulierbar und können die Veranstaltung in eine Richtung führen, die nicht unbedingt gewünscht ist. Ist der Ablauf detailliert geplant und die Organisation professionell kann das einen erfolgversprechenden Verlauf unterstützen. Vor allem mögliche Schwachstellen sollten nicht aus den Augen verloren werden:

  • Parkmöglichkeiten müssen ausreichend vorhanden sein und Hinweisschilder sollten den Journalisten sichtbar und deutlich ihren Weg zu den  Räumen weisen, in denen die Konferenz abgehalten wird.
  • Schaffen Sie schon zu Beginn mit einer freundlichen Begrüssung und im weiteren Verlauf mit einer exzellenten Betreuung eine vertrauliche und angenehme Atmosphäre. Genügend Schreib- und Sitzmöglichkeiten, die man, wenn nötig, schnell und einfach erweitern kann, müssen ausserdem vorhanden sein. Es ist nicht unüblich und kommt durchaus regelmässig vor, dass Journalisten spontan an Pressekonferenzen teilnehmen. Diese sollten schnell und unkompliziert mit Teilnehmerunterlagen und Namensschild ausgestattet werden können.
  • Zu den Materialien, die mediengerecht aufbereitet die Pressekonferenz begleiten, gehört die Pressemappe, die die wichtigsten Informationen zur Veranstaltung und dem Unternehmen beinhaltet.
  • Ausserdem müssen Sie sicherstellen, dass alle Referenten pünktlich erscheinen, damit die Konferenz rechtzeitig und nach Plan wie angekündigt beginnen kann.
  • Mehrmaliges Proben und Ausprobieren der Technik vor der Pressekonferenz sichert ihr reibungsloses Funktionieren.
  • Bei der Moderation gilt das Gleiche: Durch gute Vorbereitung wirkt diese professionell und ermöglicht es, die Journalisten in der Fragerunde persönlich anzusprechen. Um die Fragerunde professionell zu moderieren bedarf es einigen Geschicks. Dabei darf der Moderator sowohl die Journalisten als auch die Referenten nicht aus dem Blick verlieren und muss sie der Reihe nach berücksichtigen.

Wird die interne Kommunikation von der Geschäftsführung gepflegt, werden die Mitarbeiter direkt nach Ende der Konferenz über deren wichtigsten Inhalte informiert. Das kann über ein Statement passieren, das per E-Mail aber auch per Hauspost versendet wird, zum Beispiel als Video- oder Audiodatei oder aber auch via Intranet. So eine schnelle Geste verhindert das Aufkommen von Gerüchten oder Spekulationen und untermauert einen kooperativen und professionellen Kommunikationsstil zwischen der Führungsebene und den Mitarbeitern.



 

Oberstes Bild: © Brian A Jackson – Shutterstock.com

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