Tag der offenen Tür - eine fundierte Planung ist das A und O

Die Menschen für etwas begeistern, etwas Grossartiges „auf die Beine stellen“, bestehende Kontakte pflegen, neue generieren – und alles auf der Basis des geselligen Beisammenseins: In der Tat ist ein Tag der offenen Tür eine sehr vielversprechende Option für erfolgsorientierte Unternehmer, um den eigenen Bekanntheitsgrad zu erhöhen und langfristig mehr Umsatz zu machen.

Natürlich will so ein Tag der offenen Tür wohldurchdacht und gut geplant sein. Nichts sollten Sie dabei dem Zufall überlassen, denn dieses Event kann ein sehr wesentlicher Schritt auf Ihrer „Erfolgsleiter“ im Big Business sein. Vorausgesetzt, Sie stellen es richtig an und können sich auf Ihr Team verlassen. 

Aus der Sicht erfahrener Geschäftsleute ist es nicht immer ausreichend, hauptsächlich auf eine adäquate Präsenz im World Wide Web zu setzen, in der Hoffnung, die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen lassen sich auf diese Weise „von allein“ an den Mann bzw. an die Frau bringen. Sondern auch ausserhalb der virtuellen Welt, auf „realer“ Ebene, ist Präsenz gefragt. Was bietet sich angesichts dessen also eher an, als einen Tag der offenen Tür zu veranstalten?

Bei einem solchen Event haben Sie nämlich die Chance, kleine und grosse Besucher für Ihr Unternehmen zu begeistern, sie einzuladen, Neues zu entdecken und auszuprobieren und sie – sofern gewünscht – dazu zu animieren, vielleicht sogar etwas zu kaufen bzw. zu bestellen. Vielen Menschen genügt es bei derartigen Anlässen schon, wenn sie sich Anregungen oder Ideen holen und sodann einige Zeit später erneut in Ihr Geschäft kommen, um die entsprechend benötigten Utensilien käuflich zu erwerben.

Je grösser der Besucherandrang ist, desto besser für Sie. Desto aufwändiger sind jedoch auch die im Vorfeld zu bewältigenden Planungen. Aber die Mühe lohnt sich – und macht auch noch Spass!

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Gehen Sie step by step vor:

• Wägen Sie zunächst Folgendes ab: Möchten Sie Ihren Besuchern Ihr gesamtes Sortiment präsentieren oder geht es Ihnen vielmehr darum, spezielle Highlights zur Schau zu stellen?
• Welche Zielgruppe wollen Sie erreichen?
• Wo soll die Veranstaltung stattfinden?
• Überlegen Sie, ob es gegebenenfalls Sinn macht, auch andere Unternehmer aus der näheren Umgebung für Ihr Vorhaben zu begeistern. So könnte man unter Umständen über eine Kostenteilung nachdenken und das Ganze so letztlich preislich noch attraktiver gestalten.
• Welche Art von Verpflegung möchten Sie anbieten?
• Sofern Sie interessierten Besuchern eine Beratung offerieren möchten, sollten Sie kompetente Mitarbeiter „mit ins Boot holen“.
• Schon durch „Kleinigkeiten“ können Sie Ihren Besuchern in positiver Erinnerung bleiben. Besorgen Sie daher im Vorfeld genügend Mitgebsel bzw. nette Geschenke – natürlich mit Ihrem Firmenlogo. Logo!
• Denken Sie auch an die Kinder, denn das sind Ihre „Kunden von morgen“. Mit einer Hüpfburg oder anderen Attraktionen machen Sie ihnen gewiss eine grosse Freude.
• Ihre Produkte „zum Anfassen“: Ideal, um schon die lieben Kleinen von Ihrem Unternehmen zu begeistern, sind zum Beispiel Workshops für Kids oder Bastelaktionen, bei denen – natürlich – Ihre Erzeugnisse nachgebaut oder in sonstiger kreativer Form weiterverarbeitet werden können. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf.
• Sofern die Möglichkeit besteht, „locken“ Sie die Besucher im Vorfeld mit einem prominenten Gast. Wenngleich die Buchung einer VIP mitunter ein wenig kostspielig ist, könnte sich der Einsatz lohnen. Kalkulieren Sie dies im Vorfeld präzise durch.
• Die Kooperation mit einem Konditor, einem Eiscafé-Besitzer oder einem Catering-Service schadet de facto nicht. Vielleicht man ja bereit, einen Verkaufsstand direkt auf Ihrem Firmengrundstück zu errichten und so für kulinarische Höhepunkte zu sorgen? Sie ersparen sich so viel Arbeit…
• Vergessen Sie nicht, genügend „Werbung in eigener Sache“ zu betreiben. Plakate, Flyer, Pressemeldungen, Hinweise in sozialen Netzwerken und so weiter sollten daher rechtzeitig erstellt und verbreitet werden.
• Bei der Erstellung der Einladungen bietet es sich an, Anmeldebögen oder -kärtchen anzufügen. Auch auf Ihrer Unternehmenshomepage sollten Sie Interessenten die Möglichkeit bieten, sich direkt für Ihren Tag der offenen Tür anzumelden. Das sorgt für mehr Sicherheit und Transparenz bei der Planung und reduziert das Risiko möglicher Fehleinkäufe.
• Prüfen Sie, welche Ihrer Mitarbeiter an diesem Tag zur Verfügung stehen können. Eine präzise Personalplanung ist diesbezüglich das A und O.
• Die adäquate Präsentation und Dekoration der Räumlichkeiten ist natürlich unerlässlich. Kalkulieren Sie rechtzeitig, ob Sie und Ihr Team diese Tätigkeiten übernehmen, oder ob Sie einen professionellen Dekorations- und Reinigungsservice in Anspruch nehmen möchten.
• Selbstverständlich darf auch der Aspekt der Abfallentsorgung nicht ausser Acht geraten. Notfalls informieren Sie die Berater der Abfallbehörde vor Ort gerne ausführlich.
• Haben Sie an die Bestellung der sanitären Anlagen gedacht?

Frei nach dem Motto: „Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“, ist freilich die Nachbereitung des Ganzen unerlässlich. Jetzt geht es nämlich an die Erfolgskontrolle. Prüfen Sie anhand der Anmeldungen, der Verkäufe und so weiter, wie gross das Interesse an Ihrer Veranstaltung war. Auf der Basis dieser Werte lässt sich unter anderem ermitteln, ob es ratsam ist, auch im nächsten Jahr wieder einen Tag der offenen Tür ins Leben zu rufen.

„Wo gehobelt wird, fallen Späne.“ So heisst es jedenfalls in einer alten Redewendung. Das bedeutet, dass an dem „grossen Tag“ sicherlich auch der eine oder andere Fehler oder gar so manches Missgeschick passiert sein wird. Aus Fehlern lernt man bekanntlich – und beim nächsten Mal wird es anhand der gewonnenen Erfahrungswerte ganz sicher ein Leichtes sein, Fehler zu vermeiden und den nächsten Tag der offenen Tür noch effizienter auszurichten.

 

Oberstes Bild: © Dmitry Bruskov – shutterstock.com