So sparen Sie Geld bei Eventagenturen

Wenn Sie in einem typischen mittelständischen Unternehmen tätig sind, werden Sie wahrscheinlich jedes Jahr zahlreiche Veranstaltungen in Angriff nehmen – für Ihre Mitarbeiter, eventuelle neue Kunden, die Presse und dergleichen mehr. Beim Einkauf der für diese Events notwendigen Leistungen wird die ansonsten straffe Organisation im Unternehmen aber häufig vernachlässigt. Wir verraten Ihnen, wie Sie es richtig machen.

Wieso Events Kostenfallen sein können

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen keine eigene Abteilung für Events haben – und nur die wenigsten Betriebe können eine solche Abteilung vorweisen –, werden Sie wahrscheinlich auf die Dienste externer Anbieter zählen. Gehört Eventmanagement nicht zufällig zum Kerngeschäft Ihres Unternehmens, sind diese Agenturen häufig ein probates Mittel. Aber: Fachwissen über dieses Themengebiet liegt bei Ihnen damit nicht vor.

Entsprechend können Sie intern kaum bewerten, was günstig ist und wo sie unter Umständen Geld sparen können. Ein weiteres Problem entsteht durch eine mangelnde Koordination im Unternehmen. Wenn beispielsweise Ihre Marketingabteilung und eine Vertriebsabteilung für dasselbe Event Dienstleistungen bei verschiedenen Agenturen buchen, sprechen sich diese Abteilungen nur selten untereinander ab. Eine mangelnde Koordination und eine Überschneidung der eingekauften Leistungen lassen die Kosten weiter explodieren.

Verzicht auf Veranstaltungen?

Wenn Ihnen die jährlichen Events zu teuer werden, könnten Sie ja einfach einige von ihnen streichen, oder? Theoretisch ist das zwar möglich, praktisch fügen Sie sich und Ihrem Unternehmen damit jedoch einen Imageschaden zu. Wenn in Ihrem Unternehmen seit 20 Jahren am ersten Wochenende im Juli eine Betriebsfeier stattfindet, verknüpfen dies die Mitarbeiter auch mit Tradition. Streichen Sie und Ihre Kollegen ein solches Event, weckt das immer negative Assoziationen, welche sowohl nach innen auf Ihre Mitarbeiter abfärben als auch nach aussen auf die Fachpresse.

Nutzen Sie dieses Mittel also nur als letzten Ausweg. Stattdessen koordinieren und systematisieren Sie Ihre Anstrengungen und stellen sich folgende Frage: Wie können alle Events in derselben Form bei einer deutlichen Kostenreduktion durchgeführt werden, ohne dass darunter die Qualität leidet? Einige Antworten sind in den folgenden Punkten enthalten:

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• Vertrauen Sie nicht blind den Agenturen.

Wenn Sie einen bestimmten Dienstleister mit der gesamten Planung und Bereitstellung aller notwendigen Elemente für Ihr Event beauftragen, wird diese Agentur nach ihrem Ermessen einkaufen. Dieses Prinzip ist zwar sehr bequem, aber dahinter verbirgt sich meist nicht die für Sie kostengünstigste Lösung. Kaufen Sie stattdessen getrennt ein: Beziehen Sie das Catering von Unternehmen A, die benötigte Technik von Unternehmen B und die richtige Location, falls notwendig, von Unternehmen C. Indem Sie selbst tätig werden, sparen Sie sich den Einkauf für all diese Elemente durch die Eventagenturen – welche für diesen Service natürlich Geld verlangen.

• Benötige ich alles, was die Agenturen vorschreiben?

Die Eventagenturen stellen für das von Ihnen gebuchte Event eigene Spezifikationen auf: Wenn Sie beispielsweise bekannt geben, 100 Gäste versorgen zu müssen, ergreift die Eventagentur entsprechende Cateringmassnahmen. Was genau „entsprechende Massnahmen“ sind, liegt dabei im Ermessen der Agentur.

Dies betrifft nicht nur das Catering, sondern auch die Technik: Sie müssen Ihren Saal beleuchten, also beauftragt die Eventagentur einen Techniklieferanten, welcher seinerseits Gewinn erzielen möchte. Auf diese Weise explodieren die Kosten sehr schnell. Ziehen Sie im Zweifelsfall einen unabhängigen Berater hinzu, welcher Ihren Bedarf im Vorfeld genau festlegen kann. Sie können dadurch eine wesentlich effizientere Kostenkontrolle betreiben, was sich auf lange Sicht auszahlen wird.

• Es gibt nicht nur eine Agentur.

Konkurrenz belebt das Geschäft: Möglicherweise arbeitet eine Ihnen bekannte Agentur zwar sehr zuverlässig und zu einem angemessenen Preis – aber sind Sie sicher, dass es nicht noch einen besseren und gleichzeitig günstigeren Anbieter gibt? Vergleichen Sie vor der Beauftragung einer Agentur die Preise, die normalerweise für ein Event in der von Ihnen angedachten Grössenordnung anfallen.

Anschliessend kontaktieren Sie alle seriösen Eventagenturen in der Umgebung und fragen einfach an, wie teuer eine solche Veranstaltung werden könnte. Es ist dabei auch nicht verboten, Sätze wie „Bei Unternehmen X bekomme ich das aber billiger …“ auszusprechen. Der Preiskampf wird dafür sorgen, dass Sie auf diese Weise die besten Resultate für wenig Geld erzielen.

• Eine Agentur überwacht eine Agentur.

Wenn Sie keine Mitarbeiterkapazitäten frei haben, um all die genannten Punkte selbstständig zu überwachen, können Sie auch eine weitere Agentur mit der Überwachung der eigentlichen Eventagentur beauftragen. Diese „Kommunikationsagentur“ sorgt dann dafür, dass die erwähnten Ziele umgesetzt werden: Sie betreut das Hinzuziehen externer Berater für die Bedarfsermittlung und sorgt auch für die notwendigen Preisvergleiche, bevor eine Eventagentur angeheuert wird. Sie bezahlen zwar in diesem Fall für zwei Agenturen – aber das wird noch immer günstiger sein als das blinde Vertrauen in eine einzelne Eventagentur, da Sie auf diese Weise eine vollständige Kostenkontrolle erhalten.

Nehmen Sie Ihre Events ernst

Das Wirtschaftsklima lässt für die meisten Unternehmen keine grossen Sprünge zu, weshalb Sie sicherlich kein Geld sinnlos „verschleudern“ möchten. Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern also die hier dargestellten Punkte und optimieren Sie auf diese Weise die Relation zwischen Kosten und Nutzen. Nur so können Sie langfristig alle Veranstaltungen in Ihrem Terminkalender durchführen, ohne dass die Preise in unabsehbare Höhen schiessen.

 

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