Endlich geschafft! Den perfekten Abschlussball organisieren

Nach jahrelangem Stillsitzen, unendlich vielen Klausuren und nächtelangem Lernen ist es endlich geschafft! Mit dem Schulabschluss in der Tasche kann nun die Reise in eine aufregende Zukunft beginnen. Mancher wird sich an der Uni einschreiben, andere beginnen eine Ausbildung und wieder andere verschlägt es ins Ausland. Aber auch wenn sich die Wege nach der Schulzeit trennen sollten, der bestandene Abschluss sollte auf jeden Fall gebührend gefeiert werden.

Der Abschlussball ist die glamouröseste Feier der Schulzeit. Hier kommen Schüler, Lehrer und die Verwandtschaft zusammen. Aus diesem Grund gestaltet sich die Organisation eines gelungenen Abschlussballs auch als schwierig, da viele Komponenten wie etwa die Zeugnisverleihung, die Rede des Schulleiters, ein leckeres Buffet und natürlich auch tanzbare Musik bedacht werden müssen.

Das Abschlussball-Komitee hat alles in der Hand

Viele Köche verderben den Brei. Daher sollte zunächst ein Abschlussball-Komitee gegründet werden. Von Vorteil sind hier Personen, die über ein gewisses Organisationstalent verfügen und viel Sinn für Kreativität und unter Umständen auch Dekoration haben. Das Komitee kann nochmals in verschiedene einzelne Gruppen unterteilt werden, die sich jeweils um folgende wichtige Punkte kümmern sollten:

• die richtige Location
• Buffet und Getränke
• das Abschlussball-Programm
• Finanzierung
• Engagieren von DJ, Fotograf und anderen Künstlern
• Druck der Eintrittskarten und Vorverkauf
• Dekoration

Den richtigen Ballsaal finden

Zunächst ist es natürlich wichtig, einen angemessenen Ballsaal zu finden. Je nach Anzahl der Schüler in einer Jahrgangsstufe muss ein Saal mit ausreichender Bestuhlung angemietet werden. Es ist damit zu rechnen, dass jeder Schüler zumindest seine Eltern mitbringt und zumeist auch Geschwister der Einladung folgen. Daneben müssen das Lehrerkollegium sowie Partner einkalkuliert werden, sodass schnell ein Ball mit 500 Personen zu organisieren ist. Zumeist eignet sich hierfür die nahe gelegene Stadthalle, aber auch grosse Säle in Hotels, Diskotheken oder in historischen Schlössern sind ideale Locations für die Festlichkeit. Daneben besteht auch die Möglichkeit, den Abschlussball im Freien zu zelebrieren. Hierzu kann ein grosser Pavillon aufgebaut werden. Dies ist jedoch mit mehr Aufwand verbunden und eine geeignete Fläche zur Aufstellung des Zeltes muss zunächst gefunden werden. Das Abschlussballkomitee sollte sich darüber hinaus schon früh genug um die Anmietung des Saales kümmern, da auch andere Schulen zeitgleich feiern möchten. Hier sind einige Anhaltspunkte, die bei der Suche nach dem richtigen Ballsaal beachtet werden sollten:

• Grösse und Bestuhlung des Saals
• Kosten (am besten sollten mehrere Angebote verglichen werden)
• Wird gleichzeitig das Catering und die Dekoration übernommen?
• Technik (Beamer und Leinwand, Musikanlage, wird ein DJ gestellt?)

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Das Gleichgewicht zwischen offiziellen und stimmungsvollen Programmpunkten finden

Sobald der richtige Ballsaal gebucht wurde, sollte sich ein Teil des Abschlussball-Komitees über die einzelnen Programmkomponenten des Abends Gedanken machen. Hierbei muss ein Gleichgewicht zwischen dem offiziellen Teil der Veranstaltung wie etwa der Zeugnisvergabe und dem Unterhaltungsprogramm gefunden werden. Schnell wird der Abschlussball sonst zu einer langweiligen Veranstaltung. Doch soll das Fest auch nicht zur reinen Party ausarten. Daher ist es wichtig, ein Programm für den Abend auszuarbeiten und offizielle mit unterhaltenden Punkten zu mischen, sodass sich der Abend möglichst abwechslungsreich gestaltet. Ausserdem muss genügend Zeit für das Essen einkalkuliert werden. Darüber hinaus sollte das Programm nicht zu lange dauern. Ab 23 Uhr kann dann etwa der bunte Abend mit Diskomusik und Tanz beginnen. Dann wird einfach nur gefeiert!

Offizielle Programmpunkte

• Sektempfang und Buffet
• Eröffnungswalzer
• Rede des Schulleiters/Stufenlehrers/Schülersprechers
• Zeugnisverleihung

Ideen für das Unterhaltungsprogramm

• Auftritt der Schülerband oder des Schülerchors
• Flashmob aller Schüler
• Power-Point-Präsentation mit Fotos der Schüler
• Ergebnisse einer Umfrage, die während des letzten Schuljahrs durchgeführt wurde, werden verlesen. Jetzt kommt heraus, wer der faulste Schüler war, der grösste Macho oder die attraktivste Schülerin ist

Wie kann der Abschlussball finanziert werden?

Neben spassigen Aufgaben, muss sich das Abschlussball-Komitee auch um die Finanzierung des Festes kümmern. Die Kalkulation der Kosten sollte schon im Vorfeld vorgenommen werden, da sonst unangenehme Überraschungen nach der Feier drohen, wenn der DJ oder gar der ganze Saal nicht bezahlt werden kann. Damit dies nicht geschieht, kann nach Locations gesucht werden, für die keine Saalmiete erforderlich ist. Viele Vermieter haben hier tolle Angebote für Schüler, die einen Abschlussball feiern möchten. Der Umsatz wird dann beispielsweise durch den Verkauf von Getränken gemacht. Unter Umständen muss ein Teil des Geldes, das durch den Kartenverkauf eingenommen wurde, an den Vermieter des Saales gezahlt werden. Darüber hinaus ist das Buffet separat zu finanzieren; hierfür können beispielsweise Einnahmen früherer Schulfeiern verwendet werden oder es wird wiederum das Geld aus dem Kartenverkauf genutzt.

Wenn die Finanzierung stark vom Verkauf der Eintrittskarten abhängt, ist es ratsam, den Eintrittspreis nicht allzu niedrig anzusetzen. Je nach Kosten für den Saal, das Buffet und den DJ sollte eine Karte nicht unter 15-20 Schweizer Franken kosten. Auch ist es möglich, eine Abschlusszeitung zu verkaufen und hiermit etwas Geld zu verdienen. Darüber hinaus können lokale Unternehmen angeschrieben werden, die einen bestimmten Geldbetrag zum Abschlussball beisteuern. Im Gegenzug können diese Firmen dann eine Anzeige in der Abschlusszeitung schalten.

 

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