Kein Budget? Kein Problem! – 10 Tipps, wie Sie Ihre Event-Kosten auf ein Minimum reduzieren (Teil I)

Gerade Start-ups können von Networking- und Marketingevents noch weit über den tatsächlichen Veranstaltungstag hinaus profitieren. Gleichzeitig nutzen viele neu gegründete Unternehmen diese Möglichkeit nicht, weil sie die entstehenden Kosten fürchten oder einfach nicht im Finanzierungsplan ihrer Markteintrittsphase berücksichtigt haben.

Tatsache ist aber: Mit etwas Kreativität und Flexibilität lassen sich wirkungsvolle Veranstaltungen mit „Zero-Budget“ verwirklichen. In diesem zweiteiligen Beitrag stellen wir Ihnen zehn Event-Tipps vor, die Ihre Liquidität schonen. Den Anfang macht die Konzept- und Planungsphase.

1. Konzept und Idee

Wie teuer eine Veranstaltung wird, hängt entscheidend von Ihrem Konzept ab – dem inhaltlichen roten Faden, der das ganze Event bestimmt. Je kreativer und präziser Sie sich in der konzeptionellen Phase aufstellen, desto preiswerter kann später die Umsetzung werden. Denken Sie hierbei psychologisch: Eine opulente Ausstattung kann zwar ein Grund sein, warum Menschen sich an eine Veranstaltung erinnern, aber niemals der einzige und nur selten der entscheidende.

Umfragen zeigen immer wieder, dass gelungene Events sich hauptsächlich durch die sogenannten Erlebnis-Faktoren auszeichnen. Es sind die dort gemachten nachhaltigen und positiven Erfahrungen, deretwegen Besucher eine Veranstaltung und damit ein Unternehmen und sein Portfolio in Erinnerung behalten:

• Networking: Besucher lernen interessante Menschen mit identischen Interessen kennen, die sie selbst weiterbringen werden.

• Inspiration: Besucher kommen mit faszinierenden Ideen und/oder Referenten in Kontakt.

• Entertainment: Besucher verbringen einen amüsanten, entspannten, bereichernden Tag/Abend.

• Werden Sie kreativ im Umgang mit diesen drei Faktoren. Keiner davon muss intrinsisch betrachtet in der Umsetzung viel kosten – das gilt sowohl für interne Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern als auch für externe etwa zur Produktvorstellung.

2. Planung

Stellen Sie eine exakte Planung auf, die alle folgenden Punkte umfasst:

• Zielgruppe: Wen genau wollen Sie ansprechen (siehe Punkt 3)?

• Inhaltlicher und zeitlicher Rahmen: Was soll das Thema des Events sein? Welcher Rahmen dient Ihren Zielen am besten? Ist es ein Vortrag, eine Diskussion, eine Konferenz, ein Workshop, ein Seminar, eine Ausstellung, eine Messe, ein Essen, ein Fest, eine Kombination verschiedener dieser Elemente? Soll es eine Tagesveranstaltung sein oder sich lediglich auf den Vormittag oder einen Abend erstrecken?

• Kooperationspartner und Sponsoren: Für wen könnten Besucher und Referenten interessant genug sein, um das Event finanziell oder durch Produkte, Organisation, Veranstaltungsort, Catering etc. zu unterstützen?

• Mögliche Veranstaltungsorte: Welche Venues kommen überhaupt in Frage? Werden Sie hier besonders kreativ! Oft sind die ungewöhnlichsten Veranstaltungsorte die besten.

• Design: Wie kann die Gestaltung der Kommunikationsmittel (on- und offline) den Eventcharakter reflektieren?

• Kommunikation: Welche Kanäle nutzt Ihre Zielgruppe und wie können Sie jene möglichst aufmerksamkeitsstark, aber kostenfrei bespielen?

• Umweltfreundliche (!) Ausstattung: Wie können Sie den Aspekt grösstmöglicher Nachhaltigkeit für sich nutzen?

Gehen Sie bei der Beantwortung dieser Fragen einfach einmal davon aus, dass Ihnen null Budget zur Verfügung steht, und sammeln Sie Ideen für eine kostenfreie Umsetzung jedes einzelnen Aspekts (mehr Ideen dazu finden Sie auch in Teil 2 dieses Beitrags).

Am besten geht das zu zweit oder zu dritt. Laden Sie ruhig Branchenfremde zum Mitdenken ein: Sparideen entstehen meist Out-of-the-Box. Betrachten Sie Ihr „Zero-Budget-Planning“ als eine mentale Herausforderung, ein intellektuelles Spiel mit dem Möglichmachen des Unmöglichen. Betrachten Sie Ihr nicht vorhandenes Budget eher als Sprungbett für neue und innovative Herangehensweisen denn als Limitierung.

Entwickeln Sie Fantasie – Ihre Ideen können ruhig fantastisch sein. Sie sind Programmierer und haben eine fantastische Software entwickelt? Warum nicht mal CIOs zu einem Picknick unter dem Motto „Frischer Wind für Ihre IT“ einladen? Entscheidend ist, dass der rote Faden Ihre Exkurse in neues Terrain inhaltlich zusammenhält. Vergessen Sie nicht: Je ungewöhnlicher jeder der oben genannten Punkte bespielt wird, desto erinnerungswürdiger bleibt das Event selbst.

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3. Zielgruppenbestimmung

Viel hängt davon ab, dass Sie Ihre Zielgruppe, deren Bedürfnisse und Interessen exakt bestimmen. Nur dann können Sie sie gezielt ansprechen und anschliessend genau die finanzstarken Sponsoren und Event-Partner für sich gewinnen, die schliesslich ihrerseits eine präzise umrissene Klientel erreichen möchten. Definieren Sie deshalb exakt, wen Sie wie erreichen wollen. Stellen Sie sich die folgenden Fragen

• Wen will ich unbedingt auf meiner Veranstaltung sehen? Und was soll diese bei meiner Zielgruppe auslösen? Ist das Event zur Mitarbeiterrekrutierung gedacht? Oder will ich damit Neukunden ansprechen?

• Was kann diesen Personenkreis besonders interessieren? Mit welchen Erwartungen kommt meine Zielgruppe zu meinem Event? Wie sehen die Events von Mitbewerbern aus und wie kann ich mich bei meiner Zielgruppe positiv davon absetzen?

• Für welche Tageszeiten/Daten ist dieser Personenkreis am einfachsten einzuladen?

• Welche Referenten wären definitiv Zielgruppenmagneten? Interessiert sich meine Zielgruppe für die Referenten, die ich einladen will? Und welches Publikum haben meine Referenten bisher angezogen?

• Ist der Eintrittspreis/die Konferenzgebühr für diese Zielgruppe akzeptabel? Oder sollte ich das Event lieber kostenfrei und sponsorenlastiger machen, um meine Zielgruppe auszuweiten?

4. Venue

Der Idealfall ist ein Veranstaltungsort, der entweder grundsätzlich umsonst oder kostengünstig zur Verfügung steht oder dessen Eigentümer Sie motivieren können, ihn kostenfrei oder gegen eine Kostenerstattung zur Verfügung zu stellen.

Ersteres ist meist bei Open-Air Venues der Fall. Parks und Wälder sind ein gutes Beispiel; warum nicht ein Networking-Picknick am Fluss, eine themenorientierte Schnitzeljagd durch die Stadt, ein Survival-Tag mit einem ausgebildeten Wildnistrainer im Wald oder in einer kostengünstigen Anlage wie einem Hochseilgarten als Incentive-Veranstaltung?

Charity-Veranstaltungen sind besonders geeignet, um andernfalls teure Veranstaltungsorte umsonst bespielen zu können, vor allem wenn Sie eine Möglichkeit anbieten können, die „Kosten“ als Spenden zu deklarieren. Hierfür lohnt sich etwa die Partnerschaft mit einer NGO.

Auch wenn ein Veranstaltungsort wie etwa ein Restaurant selbst neu am Markt ist, können Sie einen exzellenten Value-for-Money-Deal verhandeln. Das A und O: Sie können überzeugend darlegen, dass Ihr Event-Marketing und Ihre Kommunikation weit gestreut sind und die Venue darin entsprechend prominent erwähnt wird.

 

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