Deadline Management – die Basis jeder erfolgreichen Konferenzplanung

Wenn Deadlines während einer Konferenz verschoben werden (müssen), entsteht oft Unmut bei den Teilnehmern. Es bringt aber auch die interne Planung durcheinander und hat damit Konsequenzen auf den weiteren Ablauf eines Events. Ursache ist dafür oft eine unzureichende Planung der genauen Abfolge der einzelnen Konferenzschritte. Doch wenn Sie sich an wichtige Grundregeln zur perfekten Planung halten, können Sie die Fristüberschreitung gekonnt umgehen.

Am Anfang steht die Zeit

Wenn Sie nicht gerade spontane Meetings ansetzen, steht am Anfang einer erfolgreichen Planung auch der konkrete Zeitrahmen. Dieser gilt als Fundament einer perfekten Konferenz, ganz egal ob es eine Pressekonferenz ist oder etwa eine Produktpräsentation oder ein Vortrag. Je genauer Sie den Zeitrahmen abstecken und planen können, desto weniger Probleme tauchen bei der späteren Durchführung auf.

Wenn Sie sich also entschliessen oder den Auftrag erhalten, eine Konferenz durchzuführen, sollten Sie umgehend nach einem geeigneten Termin für die Veranstaltung suchen. Wichtige Parameter, die Sie unbedingt beachten sollten, sind dabei natürlich der Veranstaltungsort und mögliche Kollisionen mit anderen Konferenzen während desselben Zeitraumes. Die Kernzeiten für diese Art von Veranstaltungen liegen traditionell im Frühjahr zwischen März und Juni bzw. im Herbst von September bis November. Diese Zeiträume sollten auch Sie nutzen.

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Nach der Zeitplanung sollten Sie sich um die Ermittlung der verschiedenen Phasen der Konferenz kümmern. Versuchen Sie mit einem Call for Paper, die Referenten zum vorherigen Einreichen ihrer Konferenzbeiträge zu bewegen. Auch eine Bewertung der Konferenz muss entsprechend vorbereitet werden. Überlegen Sie sich, ob Sie eine Pre-Registration organisieren oder ob Sie gleich mit der Teilnehmeranmeldung starten möchten.

Ein ganz spannendes Thema ist natürlich die Grösse der Konferenz. Sammeln Sie während eines gewissen Zeitraums der Vorbereitung einlangende Beiträge und planen Sie diese in den Ablauf detailliert ein. Mit diesen Planungsschritten erhalten Sie eine genaue Vorstellung von Anzahl und Umfang all dessen, was noch zu erledigen ist.

Der Rahmenzeitplan durchläuft eine Entwicklung von grob nach fein

Wenn dann alle Rahmenparameter feststehen, können Sie die Zeitkette einteilen. Am besten gehen Sie dabei vom Fixtermin der Konferenz aus und planen rückwärts alle notwendigen Phasen ein. Verwenden Sie dabei grobe Zeitblöcke für die einzelnen Phasen und passen Sie diese in den Gesamtrahmen ein. Im nächsten Schritt können Sie die Blöcke mit den einzelnen Aufgaben versehen; beachten Sie dabei jedoch unbedingt die Abhängigkeiten der einzelnen Schritte voneinander.

Ein häufiger Fehler ist die zu knappe Zeitkalkulation. Hier gilt es, grosszügig zu berechnen und unbedingt unvorhersehbare Verzögerungen einzuplanen. Gerade wenn es um die Einreichung und Bewertung der Beiträge geht, können Probleme bei der Deadline auftreten. Auch was die Teilnehmeranmeldung betrifft, kann es schnell zu Lastspitzen kommen. Wenn Sie hier von vorneherein einen Zeitpuffer einplanen, sind Sie auf der sicheren Seite. Ebenso wenn Sie gerade im Bereich der Teilnehmeranmeldung zum Beispiel auf die richtige Event Management Software setzen, wird der Ansturm zu jeder Tages- und sogar Nachtzeit automatisch bewältigt.

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Konferenzplanung auch die sogenannten „toten Zeiten“, das sind vor allem die Sommerferien zwischen Juli und Mitte August sowie die Zeit um Weihnachten. Liegen in diesem Zeitraum wichtige Deadlines, müssen Sie tatsächlich von Verzögerungen ausgehen und diese am besten von vorneherein einplanen. Am besten ist es allerdings, wenn Sie gleich die Deadlines weitab von diesen Perioden ansetzen.

Natürlich sollten Sie die Fristsetzungen auch klar kommunizieren, dies ist ein wichtiger Parameter bei der Durchführung einer Konferenz. Am besten kommunizieren Sie Deadlines proaktiv und nutzen dabei alle Kanäle wie Print, Internet oder persönliche Gespräche. Bewährt hat sich ein System von zwei bis drei Benachrichtigungen pro Deadline, das heisst, Sie können je nach Zeitrahmen einen Monat oder zehn Tage bzw. zwei Tage vor Fristablauf einen Reminder setzen.

Das richtige Werkzeug erleichtert die Planung

Letztendlich kommt es bei einer effizienten Planung auch auf die Verwendung der richtigen Software an. Hier gibt es durchaus Produkte namhafter Unternehmen oder aber Open-Source-Programme, die dennoch sehr leistungsstark sind. Achten Sie darauf, dass Sie sogenannte Milestones bilden können. Mit diesen kontrollieren Sie ganz bequem und quasi per Mausklick, ob bei der Planung noch alles im korrekten Zeitrahmen ist. Falls Sie keinen Projektplaner zur Verfügung haben, können Sie aber auch einfach mittels einer Excel-Tabelle Vorgangsdiagramme erstellen, mit denen Sie den Überblick bewahren.

Wenn Sie bei der Planung dies alles berücksichtigt haben, sind die häufigsten Stolpersteine auf dem Weg zu einem perfekten Kongress beseitigt und einem erfolgreichen Event steht nichts mehr im Weg.

 

Deadline-Aleksandar Dickov-Shutterstock.com