Wie organisiert man ein Barcamp? Tipps, Regeln & typische Fehler

Was ein Barcamp ist, hat sich in der Szene der Eventagenturen längst herumgesprochen. Doch gerade für professionelle Dienstleister aus dieser Branche kann diese Form der „Unkonferenz“ eine Herausforderung darstellen, weshalb hier umso mehr Vorbereitung notwendig ist, um keine Fehler zu begehen.

Was ist ein Barcamp und welchen Sinn hat so eine Veranstaltung?

Das erste Barcamp gab es 2005 in San Francisco, anschliessend 2006 erstmals im deutschsprachigen Raum, genauer gesagt in Wien. Diese Art der Veranstaltung ist aus dem Bedürfnis heraus entstanden, dass sich Personen in einer komplett offenen Umgebung austauschen und informieren können. Damit ist klar, dass sich daraus sehr intensive Veranstaltungen mit individuellen Diskussionen, Präsentationen oder aber auch Interaktionen der Teilnehmer entwickeln können.

Den Teilnehmern wird also eine Art Plattform zur Verfügung gestellt, auf der sie sich ziemlich frei bewegen können. Auch wenn also alles spontan, individuell und offen erfolgt, ist die Planung nicht ausser Acht zu lassen. Im Fokus steht, dass sich die Ziele problemlos und in jedem Fall störungsfrei erreichen lassen müssen. Man benötigt für diese Form der Veranstaltung also geeignete Räumlichkeiten, Technik und, wenn genügend finanzielle Mittel vorhanden sind, auch ein Catering.

Da ja Erfolg oder Nichterfolg eines Barcamps davon abhängt, wie sehr sich die Teilnehmer einbringen, können die Veranstalter im Vorfeld exakt auf diese Anforderung gezielt hinweisen. Das heisst, es ergeht eine Aufforderung, sein Wissen zu teilen, aber auch ganz praktisch zu unterstützen, indem etwa Stühle aufgestellt oder nach Ende der Veranstaltung wieder weggeräumt werden.

Ein wichtiger Aspekt ist auch, dass es Teilnehmer gibt, die sich nicht nur aktiv in die Diskussion einbringen, sondern auch die Session dokumentieren. Dies kann entweder in Form von Blogs oder Tweets in den Social Media sein oder aber man macht einen Kurzfilm oder Videos, die anschliessend online gestellt werden. Die Möglichkeiten dieser Form der Kommunikation sind vielseitig und dürfen bei einem Barcamp nicht unterschätzt werden.

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Typische Fehler bei Barcamps

Fehler, die den Erfolg eines Barcamps trüben oder gar verhindern, passieren vor allem aufseiten der Veranstalter. Denn wenn diese nicht selbst offen auf die Teilnehmer zugehen und ihnen Vertrauen entgegenbringen, wird es schwierig. Man muss ja nicht gleich die Kontrolle aufgeben, aber es sollte auch nicht in einer Überorganisation der Dinge enden. Dies führt dazu, dass sich auch die Teilnehmer selbst nicht mehr optimal einbringen und die ganze Veranstaltung steif wird.

Wer sich jetzt fragt, ob sich Barcamps auch für doch meist recht kommerzielle B2B-Konferenzen eignen, kann sich diese Frage eindeutig mit „Ja“ beantworten. Auch wenn der Reiz der Veranstaltung darin liegt, dass Besucher ihre Meinung frei äussern und auch das eine oder andere Mal kritisieren, ist es doch auch wichtig für Unternehmer, diese Form zuzulassen. Auch wenn hierzulande die meisten Wirtschaftstreibenden dem Ganzen noch etwas skeptisch gegenüberstehen, sollten sie sich darauf einlassen.

Denn im Grunde genommen hat jedes Barcamp von sich aus schon B2B-Elemente. Gerade deshalb können die Unternehmen ja davon profitieren, auch wenn sie das Barcamp dann nicht mehr Barcamp nennen. Das Format bleibt das gleiche und die Idee dahinter auch. Was spricht denn dagegen, sich auch innerhalb eines Unternehmens komplett frei zu äussern? Klar ist allerdings, dass negative Kommentare oder Aussagen keine Konsequenzen haben dürfen und Mitarbeiter nicht befürchten müssen, eingeschränkt zu werden.

Barcamps sind beliebte Sponsorevents

Finanziert werden Barcamps häufig durch Sponsoren, weshalb es möglich wird, dass die Teilnehmer keinen Eintritt zahlen müssen. Für die Finanziers dieser Veranstaltung liegt der Vorteil deutlich auf der Hand, denn es gibt kaum eine bessere Möglichkeit, für so wenig Einsatz mit den Kunden oder der Zielgruppe direkt in Kontakt zu kommen. Es können auch Influencer oder Blogger sein, die das Unternehmen so einmal aus nächster Nähe kennenlernen und ihnen quasi auf Augenhöhe begegnen.

Nicht zu unterschätzen ist in jedem Fall die Aufmerksamkeit, die durch die Berichterstattung erreicht wird. Das funktioniert gerade bei Barcamps ganz hervorragend und bringt den veranstaltenden oder teilnehmenden Firmen nicht nur Presse, sondern positive Schlagzeilen. Noch dazu gelten sie als ausgesprochen trendy, wenn sie sich auf dieser Ebene der Veranstaltungen bewegen.

Grundsätzlich sind Barcamps für alle Branchen eine gute und innovative Idee, sich mit ihrem Publikum auseinanderzusetzen. Gerade wenn Imagepflege und offener Kontakt erwünscht und gewollt sind, hat diese Form eines Events einen perfektes Kosten-Nutzen-Verhältnis, das kaum zu toppen ist.

 

Oberstes Bild: © Chatchawan – Shutterstock.com