Das macht Sie zum perfekten Meeting-Designer: 8 Tipps für innovative Meeting-Gestaltung (Teil II)

Im zweiten Teil unseres Beitrags zur Meeting-Optimierung geht es um Durchführung und Nachbereitung.

5. Bereiten Sie die Teilnehmer optimal vor

Wie schon gesagt: Meetingzeit ist zu kostbar, um Informationen zu verteilen – sie sollte zu deren Aufarbeitung genutzt werden. Versorgen Sie die Teilnehmer deshalb rechtzeitig vorab mit dem notwendigen Vorbereitungsmaterial. Sollte es umfangreich sein, kennzeichnen Sie die wichtigsten Fakten und Daten, damit alle Teilnehmer zumindest eine identische Wissensgrundlage haben. Bitten Sie begleitend darum, dass die Vorbereitung auch tatsächlich erfolgt (dies ist vor allem bei unmotivierten Teilnehmern mit schlechten Meeting-Erfahrungen sinnvoll) und dass Verständnisfragen Ihnen vorab mitgeteilt werden. So halten diese beim Termin nicht den Rest des Teams auf und weisen Sie vorab noch auf eventuelle Informationslücken hin.

Ebenfalls sollte allen Teilnehmern rechtzeitig die Meeting-Agenda vorliegen. In der Agenda werden zunächst die zu besprechenden Projekte und Themen gelistet. Diese können weiter in die Kategorien „Informationsabgleich“, „Entscheidungsfindung“, „Diskussion“, „Konfliktlösung“, „Planung“ und „Organisation“ eingeteilt und nach Prioritäten sortiert werden. Wenn bereits möglich, können auch schon die jeweiligen Verantwortlichkeiten zugewiesen werden.

Auf der Basis der Agenda kann auch die voraussichtliche Dauer des Meetings bestimmt werden. Vergessen Sie dabei unbedingt kurze Pausen und einen längeren Break nach etwa anderthalb Stunden nicht – wenn das Meeting überhaupt darüber hinaus angesetzt werden muss. Grundsätzlich sind 90 Minuten die Zeitspanne, über die hinweg sich die meisten Menschen konzentrieren können; danach ist kreatives, lösungsorientiertes Denken selten noch vollumfänglich möglich.

Schliesslich können Sie den Versand des Materials mit einem kurzen Schreiben begleiten, in dem Sie Ihr Vorhaben eines Meeting-Kultur-Revivals erläutern. Dies kann dabei helfen, die grundsätzlich resignative Haltung gegenüber Sitzungen in eine vorsichtig optimistische oder doch zumindest neutral abwartende zu verwandeln. Damit ist von vornherein ein Klima geschaffen, in dem konstruktive Problemlösungen und Entscheidungsprozesse wesentlich wahrscheinlicher werden.

Abgesehen von Spontan-Meetings haben Teilnehmer idealerweise drei bis fünf Tage Zeit, sich auf das Meeting vorzubereiten. Stellen Sie via Bitte um Rückmeldung sicher, dass alle ihre Einladungen empfangen haben, und zeigen Sie sich offen für zusätzliche Themen- oder andere Änderungsvorschläge bis einen Tag vor dem Event.

6. Moderieren Sie ausgewogen und sachlich

Je objektiver, neutraler und empathischer die Moderation des Meetings, desto eher wird es den definierten Massstäben gerecht werden. Wenn Teilnehmer das Gefühl haben, verstanden und respektiert zu werden, und ein authentisches Interesse an ihrer Meinung spüren, werden Sie offen und konstruktiv partizipieren.

Geben Sie jedem die gleiche Redezeit und erwähnen Sie vorab auch, dass die Kunst des Zuhörens in von Ihnen moderierten Meetings ebenfalls eine tragende Rolle spielt, die jedem zugutekommt. Versuchen Sie selbst immer grundlegend zu verstehen, was ein Teilnehmer zum Ausdruck bringen will, und fassen Sie dies dann nochmals kurz und knapp zusammen.

7. Antizipieren und lenken Sie Diskussionen in konstruktive Bahnen

Machen Sie klar, dass Diskussionen grundsätzlich sehr willkommen sind. Dies ist oft eine Erleichterung für Teilnehmer, die Meetings bisher eher gezwungenermassen als Botschaftsempfänger erlebt haben. Sie tun sich selbst einen Gefallen, wenn Sie die verschiedenen Argumente und Lager, die sich rund um ein Agenda-Thema entfalten können, vorausahnen und im Hinblick auf das gewünschte Ergebnis entsprechende Kanalisierungsmöglichkeiten entwickeln.

Seien Sie stets bereit, in ausschweifende Debatten einzugreifen und die Energie wieder auf die definierten Ziele zu lenken, ohne dass sich dabei ein Teilnehmer übergangen fühlt. Beenden Sie das Meeting nicht, ohne den individuellen Teilnehmern ihre respektive Rolle zur Implementierung der Ergebnisse transparent gemacht zu haben. Berücksichtigen Sie auch, dass Ihre Moderation auch die Einhaltung des Zeitplans beinhaltet.

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8. Investieren Sie Zeit in die optimale Nachbereitung

Ein gelungenes Meeting schliesst auch eine umfassende Nachbereitung ein. Um diese möglichst detailliert erstellen zu können, verfügen Sie idealerweise über ein transkribiertes Protokoll, einen Audio- oder Videomitschnitt der Sitzung, worauf Sie sich beziehen können. Vergessen Sie hierfür nicht die entsprechende technische Ausstattung anzufordern. Fassen Sie das Meeting in einem Ergebnisbericht zusammen, der klar zukunftsorientiert und auch für interessierte Dritte zu verstehen ist, die nicht anwesend sein konnten.

Extrahieren Sie nochmals die einzelnen aus dem Meeting-Ergebnis resultierenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten und erstellen Sie daraus einen detaillierten Aktionsplan. Dieser kann zunächst in Form einer Mind-Map angelegt werden, damit Sie das Maximum aus dem vorhandenen Material herausholen.

Schreiben Sie für jeden Empfänger personalisiert dazu, für wann dessen Erledigung der dort aufgeführten Aufgaben erwartet wird. Regen Sie ausserdem Teilnehmer, die besonders fruchtbare Diskussionen oder Brainstorming-Momente entwickelt haben, zur weiteren selbstständigen Zusammenarbeit an. Danken Sie allen Anwesenden für ihre Aufmerksamkeit und kündigen Sie, falls bekannt, schon den Termin für das Folgemeeting an. Legen Sie sich selbst ein übersichtliches Ergebnis-Sheet an, etwa mit Excel, auf dem Sie dann nachfolgende Meetings miteinander abgleichen können.

 

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