Eventeinladungen im Zeitalter des Internets

Sie stehen im Saal und nur eine Handvoll Gäste ist tatsächlich erschienen? Dann haben Sie sich entweder in der Uhrzeit geirrt – unwahrscheinlich – oder Sie haben vergessen, Ihr Event auch über die richtigen Online-Kanäle zu kommunizieren. Worauf Sie heute achten müssen, um auch im Internet keine Fehler bei der Eventplanung zu begehen, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.

Flyer und Post waren gestern …

… was nicht heissen soll, dass Sie diese Formen der Einladungen und Erinnerungen für Events komplett aus dem Sortiment nehmen sollten. Handfeste, greifbare Objekte haben diesen Vorteil den nur virtuellen E-Mails und Facebook-Erinnerungen noch immer voraus. Allerdings dürfen Sie nicht vergessen, für wen Sie Ihre Einladungen schreiben: Menschen und Unternehmen, deren Leben sich heute auch zum Grossteil im Internet abspielt. Sie müssen sie also dort erreichen, wo sie sich gerne aufhalten – bei Facebook, Twitter oder auch in ihrem E-Mail-Account.

Wenn Sie etwa für Messe-Events immer häufiger Entschuldigungen hören wie „Ach, das habe ich ja total vergessen!“, sollten Sie nicht unbedingt der Person böse sein – sondern sich selbst. Hätten Sie die geladenen Gäste ausreichend an Ihr Event erinnert, wäre es gar nicht so weit gekommen. Suchen Sie die Schuld also immer zuerst bei sich (was übrigens auch auf alle anderen Bereiche im Leben zutrifft). Weil dieser Umstieg von klassischen Einladungen in das Internetzeitalter jedoch nicht immer einfach ist, haben wir einige Hilfestellungen für Sie notiert.

Die Eventerinnerung per E-Mail

Hier empfiehlt es sich, Einladungen gestaffelt auszusenden: Verschicken Sie also beispielsweise eine erste Invitation zu einer Pressekonferenz einen Monat im Voraus. Anschliessend schicken Sie eine weitere E-Mail zwei Wochen vor dem Termin raus, die letzte E-Mail sollte Ihre Gäste zwei Tage vor dem Event erreichen. Es sollte auf diese Weise schwer bis unmöglich sein, Ihr Event einfach zu vergessen.

Verfallen Sie dabei aber nicht in Versuchung, in Ihrer E-Mail auch andere Inhalte anzusprechen. Eine Einladung ist eine Einladung – und nicht mehr. Fassen Sie sich also kurz. Wenn Sie etwas mehr Aufwand planen, können Sie bei den entsprechenden Personen auch Fragen wie „Wir haben von Ihnen noch gar keine Zusage erhalten, aber Sie kommen doch sicherlich, oder?“ stellen.

---

---

Die Eventerinnerung per Facebook

Die E-Mail ist relativ förmlich, auch wenn Sie sie an persönlich bekannte Gäste schicken. Falls Sie Facebook für das Übermitteln von Nachrichten nutzen – und das sollten Sie –, können Sie gerne ein bisschen umgangssprachlicher vorgehen. Vergessen Sie nicht, dass es sich hierbei um ein soziales (!) Netzwerk handelt. Sie müssen also nicht dasselbe seriöse Bild abgeben, welches Sie in Ihrem Unternehmen nach aussen senden. Sein Sie ehrlich, vermeiden Sie Marketingfloskeln und sprechen Sie die Personen, wenn es sich anbietet, auch per Du an.

Weitere Regeln der virtuellen Erinnerung

Sie können natürlich auch noch weitere Dienste nutzen, wie etwa Twitter. Bedenken sollten Sie bei all diesen Formen der Einladung jedoch, dass Sie es nicht übertreiben dürfen. Wenn Ihnen beinahe täglich echte Post ins Haus flattern würde – und sei das Event auch noch so ausgefallen –, ginge Ihnen das wahrscheinlich bald auf die Nerven. Ähnlich sollten Sie E-Mail, Facebook und andere Kanäle handhaben: Elektronische Post, die alle zwei Tage aufblinkt, oder eine wahre Spamflut an Erinnerungen bei Facebook stösst Ihre Gäste eher ab. Sein Sie also nicht zu ängstlich und vertrauen Sie darauf, dass Ihre wenigen Einladungen ihren Zweck erfüllen.

Was gehört in diese Formen der Einladung?

Grundsätzlich alles, was auch in normalen Postkarten vermerkt wird. Sie erwähnen also den Ort, die Zeit, den Anlass und eventuelle Besonderheiten (wie etwa eine Bitte nach Jacken und festem Schuhwerk, falls es sich um ein Outdoor-Event handelt). Sie dürfen diese Details auch gerne in allen weiteren Erinnerungen noch einmal erwähnen. Hier erhalten Sie aufgrund der Form der Einladung übrigens eine grosse Chance, die Sie unbedingt nutzen sollten.

Beispielsweise könnte Ihr Event an einem anderen Ort am Waldrand gelegen vor malerischer Kulisse stattfinden – aber wie kommen die Gäste dorthin? Eine Wegbeschreibung ist lang und umständlich. Stattdessen setzen Sie einen Link auf den Ortsnamen, welcher zu einem Kartendienst wie Google Maps führt, wo jeder Gast sofort sehen kann, wo sich der Ort befindet und wie man die kürzeste und sicherste Strecke dorthin finden kann. Dies ist ein grosser Vorteil, den die klassische Postbrief-Einladung niemals bieten kann – also nutzen Sie ihn auch.

Eventerinnerung richtig gemacht

Wenn Sie sich an diese doch sehr einfachen Tipps halten, sollten Sie nie wieder vor Problemen stehen, wie sie in der Einleitung beschrieben wurden. Holen Sie sich allerdings gerade bei sehr vielen Einladungen für eine Vielzahl von Gästen technische Unterstützung mit ins Boot, denn der Versand zahlreicher E-Mails kann mitunter eine technische Herausforderung sein – was insbesondere dann gilt, wenn sie je nach Gast unterschiedliche Formen annehmen sollen.

 

Oberstes Bild: © Oksvik – Shutterstock.com