Erste Hilfe für Ihre Veranstaltung: Typische Event-Fallen und ihre Lösung

01.05.2014 |  Von  |  Allgemein, Geschäftlich
Keine Beiträge mehr verpassen? Hier zum Newsletter anmelden!
Erste Hilfe für Ihre Veranstaltung: Typische Event-Fallen und ihre Lösung
Jetzt bewerten!

Veranstaltungen gehen so gut wie nie reibungslos über die Bühne: Zu viele Komponenten spielen in das Gelingen hinein, zu viele Beteiligte erbringen Leistungen. Da spricht schon reine Wahrscheinlichkeit gegen eine hundertprozentige Performance. Allerdings unterscheiden sich Pannen von Katastrophen – und Sie können viel dafür tun, dass Letztere nicht zu Ersteren werden. Wir haben für Sie eine Liste mit Problemen zusammengestellt, an die die meisten Veranstalter nicht selber denken, die von Teilnehmern aber als unangenehm abgespeichert werden.

Um auch auf jeden anderen Fall so gut wie möglich vorbereitet zu sein (denn eine sorgfältige Prävention vor dem Event ist immer einer Behandlung während der Veranstaltung vorzuziehen), sollten Sie schon vorab einen Notfallplan ausarbeiten. Jede Veranstaltung ist einzigartig; genauso sieht es mit den Umständen aus, unter denen etwas schiefgehen könnte. Dennoch gibt es ein paar „Klassiker“: Catering und Personal, Gäste- und Referenten-Reiseplanung und -Unterbringung, Veranstaltungstechnik und Wettervorhersagen bei Outdoor-Events gehören dazu. Sprechen Sie diesbezüglich auch mit Ihrem Team. Je mehr Perspektiven Ihnen zur Diagnose potenzieller Bruchstellen zur Verfügung stehen, desto besser.

Unterteilen Sie ein Dokument in zwei Spalten. Listen Sie in der linken alle möglichen Pannen in der Reihenfolge ihrer Wahrscheinlichkeit auf. Ergänzen Sie diese nun in der rechten Spalte um die möglichen Lösungen, die sich Ihnen bieten. Beziehen Sie auch unwahrscheinliche Probleme mit ein und scheuen Sie sich ebenfalls nicht vor wirklichen Katastrophen. Auch für Letztere lassen sich Auswege finden, die nicht den Abbruch des Events nach sich ziehen müssen – aber eben ausschliesslich dann, wenn Sie darauf vorbereitet sind und bereits einen Plan B vorbereitet haben.




Erstellen Sie den Notfallplan so früh wie möglich innerhalb Ihrer Event-Planung und ergänzen Sie ihn, während diese voranschreitet. So bleibt Ihnen genug Zeit, die notwendigen Vorsichtsmassnahmen zu konzipieren. Vor allem: Kriegen Sie keine Panik! Genau zu deren Vermeidung erstellen Sie ja Ihre Liste. Erfahrene Veranstalter wissen: Je detaillierter und durchdachter im Vorfeld mit möglichen Problemen umgegangen wird, desto unwahrscheinlicher ist deren Auftreten beim Event selbst.

1. Problem: Ihr Programm erscheint Ihnen im Vorfeld plötzlich zu langatmig und wenig abwechslungsreich. Lösung: Fast alle Beiträge lassen sich auch in alternativen Formaten auflösen. Schieben Sie multimediale und interaktive Programmpunkte zwischen längere Vorträge. Wechseln Sie die Vortragsräume.






Verlagern Sie, bei entsprechendem Wetter, ein Meet-and-Greet oder Netzwerk-Module ins Freie. (Bild: Sergey Nivens / Shutterstock.com)

Verlagern Sie, bei entsprechendem Wetter, ein Meet-and-Greet oder Netzwerk-Module ins Freie. (Bild: Sergey Nivens / Shutterstock.com)





Verlagern Sie, bei entsprechendem Wetter, ein Meet-and-Greet oder Netzwerk-Module ins Freie. Denken Sie daran: Möglichkeiten zum Austausch werden von Teilnehmern genauso positiv bewertet wie Vorträge. Alternieren Sie zwischen passivem Zuhören und aktivem Networking. Bieten Sie Informationen für Fitness und Wellness in der Umgebung an, wenn es um ein mehrtägiges Event geht, und handeln Sie unter Umständen Sondertarife für Teilnehmer aus.

2. Problem: Schlangen am Check-in. Lösung: Teilen Sie die Kommenden per Beschilderung in bereits bezahlt habende und noch zahlen müssende Teilnehmer ein und fertigen Sie sie getrennt ab. Legen Sie Programme und Infomaterial sowie Namenskärtchen jeweils auf eigenen Tischen aus. Bitten Sie Teilnehmer, die ihre Namenskärtchen noch schreiben müssen, dies an bereitgestellten Stehtischen ein wenig abseits vom Eingang zu tun. Denken Sie an ausreichend Wechselgeld und vorgeschriebene Quittungen, falls Sie diese nicht maschinell ausstellen.

3. Problem: Am Buffet bilden sich Menschentrauben, es kommt zu langen Wartezeiten und die Stimmung der Wartenden fällt sichtbar ab. Lösung: Statt eines einzigen langen Buffets können Sie verschiedene Anlaufstationen einplanen, die an strategisch günstigen Stellen im Raum verteilt sind. Früh genug mit dem Catering abgesprochen, ist dies organisatorisch kein Problem. Kleine Tischchen mit „Warte-Snacks“ um das Buffet herum verteilt bleiben positiv in Erinnerung. Erläutern Sie auf Sandtafeln die kulinarischen Köstlichkeiten und geben Sie Insider-Infos zu regionalen Spezialitäten, das vertreibt die Wartezeit.

4. Problem: Ihre Referenten überziehen ihr Zeitpensum. Das bringt Ihr Zeitmanagement durcheinander und verkürzt die Diskussionsrunde. Lösung: Kommunizieren Sie vorab, dass die Redezeit nicht flexibel ist, und stellen Sie eine Uhr zum Gegencheck auf dem Rednerpult zur Verfügung. Kündigen Sie auch dem Publikum eine gewisse liebevolle Strenge hinsichtlich dieser zeitlichen Begrenzung an; das setzt Referenten einem therapeutischen Sozialdruck aus, sich kurz zu halten. Generell ist ein kurzes diesbezügliches Rebriefing der Referenten am Tag vor ihrer Rede empfehlenswert.

5. Problem: Referenten nutzen ihre Vorträge als Werbeflächen und schmälern so deren Wert für das Publikum. Dies kann häufig passieren, wenn Referenten umsonst oder gegen ein geringes Honorar sprechen. Lösung: Versorgen Sie Ihre Referenten mit einem detaillierten Briefing, in dem Sie auch klarstellen, dass Ihnen der Mehrwert aller Vorträge am Herzen liegt.




6. Problem: Teilnehmer scheinen sich nicht wohl in ihrer Haut zu fühlen und stehen „einsam“ am Rand. Lösung: Nehmen Sie sich einen kurzen Moment Zeit, auf den Teilnehmer pro-aktiv zuzugehen, ihn oder sie anzusprechen und nach einem kurzen Gespräch über Interessen und Erwartungen mit ähnlich ausgerichteten Teilnehmern zu vernetzen. Wissen Sie vorab, dass es beim Event viele Branchenneulinge geben wird, dann leiten Sie es mit einem Networking-Frühstück ein, bei dem Sie diesen erfahrene Besucher als Paten zur Seite stellen.




Nicht jedes dieser und anderer Probleme lässt sich ganz verhindern. Analysieren Sie in der Nachbereitung Ihres Events auch ganz sachlich, was schiefgegangen ist. Aber übersehen Sie vor Ärger über kleinere Missgeschicke nicht die Erfolge!

 

Oberstes Bild: © Dooder – Shutterstock.com



Trackbacks

  1. Atmosphäre schaffen: Die zentrale “Soft Skill” jedes erfolgreichen Veranstalters (Teil 2): Bühne frei › events24.ch

Ihr Kommentar zu:

Erste Hilfe für Ihre Veranstaltung: Typische Event-Fallen und ihre Lösung

Für die Kommentare gilt die Netiquette! Erwünscht sind weder diskriminierende bzw. beleidigende Kommentare noch solche, die zur Platzierung von Werbelinks dienen. Die Agentur belmedia GmbH behält sich vor, Kommentare ggf. nicht zu veröffentlichen.