Das KMU-Event – wie kleine und mittlere Unternehmen budgetschonend von Veranstaltungen profitieren (Teil 1)

05.05.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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Das KMU-Event – wie kleine und mittlere Unternehmen budgetschonend von Veranstaltungen profitieren (Teil 1)
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In diesem dreiteiligen Beitrag beleuchten wir die Veranstaltungsorganisation kleinerer bis mittlerer Unternehmen (KMU) und natürlich von Freiberuflern. In vielen Punkten unterscheidet sie sich nicht grundsätzlich vom „Event-Management“ etwa eines Konzerns, aber einiges ist eben doch ganz anders – und das bezieht sich nicht nur auf das zur Verfügung stehende Budget. Die folgenden 15 Tipps gehen auf eben diese Unterschiede ein und helfen Ihnen dabei, ein auf Ihre Unternehmensgrösse, Zielsetzung und Kunden massgeschneidertes Event zu realisieren.

Teil 1: Die Strategie




1. Definieren Sie als Erstes glasklar, was Sie mit Ihrem Event erreichen wollen. Seien Sie dabei so präzise wie möglich; Schlagwörter wie „Netzwerken“, „Portfolio vorstellen“, „Neukunden gewinnen“ oder „Bestandskunden pflegen“ sind nicht aussagekräftig genug. Entwickeln Sie eine Vision, was sich für Ihr Unternehmen oder Portfolio durch das Event positiv verändern soll.

Verleihen Sie Ihrer Ergebnisplanung mit Zahlen Realität. Wie viele Neukunden sollen es sein? Welchen Eindruck sollen diese genau gewinnen? Geht es Ihnen mehr um Umsatz- oder Imagesteigerung – oder beides?

Stellen Sie hundertprozentig sicher, dass jeder an der Planung Beteiligte über das gewünschte Event-Ergebnis informiert ist. Sollten Sie dieses nicht so transparent kommunizieren wollen, dann sorgen Sie doch dafür, dass zumindest klar ist, was Sie nicht wollen. Oft stehen KMU nur nicht-professionelle Eventhelfer in Form von Freunden und Familie zur Verfügung. Gerade dann ist aber ein „Business-Ansatz“ wichtig, selbst wenn es Ihnen zunächst etwas übertrieben erscheint. Setzen Sie sich vorher mit allen Helfern zusammen (selbst wenn es Ihr eigener Partner ist) und definieren Sie klar, was das Gesamtergebnis des Events und Ihre eigenen Erwartungen sind.

Zielgruppe definieren bevor Sie mit der Planung beginnen. (Bild: diamant24 / Shutterstock.com)

Zielgruppe definieren bevor Sie mit der Planung beginnen. (Bild: diamant24 / Shutterstock.com)





2. Als Nächstes definieren Sie Ihre Zielgruppe, ebenfalls bevor Sie mit der Planung beginnen – unabhängig vom Format des Events oder seinem Anlass, wie etwa einer Produkteinführung oder einem Jubiläum. Die Versuchung ist gross, sich auf die eigenen Gründe für die Veranstaltung zu fokussieren und dann nur aus dieser Perspektive zu organisieren. Tatsache ist aber: Wenn Ihre Gäste sich nicht „abgeholt“ fühlen, wird Ihr Event nicht zum gewünschten Ergebnis führen – egal wie sorgfältig Sie es geplant haben.




Stellen Sie deshalb eine Liste aller spezifischen Kunden, Geschäftspartner und Zulieferer auf, die Sie einladen wollen. Sollten Sie ein öffentliches Event planen, wie etwa einen Tag der offenen Tür oder ein Wissensevent wie einen Workshop oder ein Seminar, dann erstellen Sie eine „Persona“, einen fiktiven idealen Gast, und beschreiben Sie diese für sich so detailliert wie möglich. Gleichen Sie bei der nun folgenden Planung jeden wichtigen Schritt gegen Ihre echten oder virtuellen Gäste ab. Fragen Sie sich bei jeder Massnahme, ob sie das Event-Erlebnis für Ihre Gäste tatsächlich angenehmer, informativer und spannender machen wird.

Mit dieser Frage allein können Sie viel Geld sparen. Denn während Sie beispielsweise Ihr Produkt gerne in einer stylischen Umgebung präsentieren würden, um ihm einen möglichst glamourösen Rahmen zu verleihen, fühlt sich Ihre Zielgruppe vielleicht in einem rustikalen „Hands-on“-Ambiente viel wohler. Auch die Preisgestaltung, Themen- und Referentenwahl und das Format insgesamt können so viel leichter definiert werden. Entscheiden Sie sich dabei immer für die Option, die Ihren Gästen entgegenkommt, nicht Ihren eigenen (oft unbewussten) Idealen.

Bleiben Sie vor allem realistisch – sowohl hinsichtlich Budget als auch hinsichtlich der Zeit, die Ihnen für die Vorbereitung zur Verfügung steht. Das soll Sie nicht davon abhalten, Visionen zu entwickeln. Aber versuchen Sie nicht, die Veranstaltungen von Wettbewerbern zu kopieren, die über wesentlich mehr finanzielle, personelle und planerische Mittel verfügen. Bleiben Sie authentisch und in Ihrem organischen Rahmen – das wirkt am glaubwürdigsten. Auch in einer Branche, die durch opulente Veranstaltungen glänzt, erwartet niemand von einem KMU oder Start-up, „mithalten“ zu können, sondern vielmehr, sich selbst originär zum Ausdruck zu bringen.

3. Eine goldene Eventregel lautet: Je weniger Budget und je weniger ausführende Kräfte, desto sorgfältiger muss die Planung ausfallen. Wenn Sie also Ihr Event alleine und mit einem eng geschnürten Budgetgürtel verantworten, dann können Sie gar nicht präzise und ausführlich genug vorausschauen. Stellen Sie minutiöse Listen mit allen Details auf, bevor Sie irgendeine Bestellung oder Buchung vornehmen. Dazu gehören Einladungen, Räumlichkeiten, Technik (Beschallung und Licht), Catering, Marketing und Werbemittel, Referenten, Reise und Unterbringung etc.

Diese Aspekte greifen immer ineinander und sollten nicht getrennt organisiert werden. Einsparmöglichkeiten und potenzielle Risiken ergeben sich oft erst aus dieser Aufstellung und können so optimal berücksichtigt werden. Vergessen Sie nicht: Event-Besucher sind oft detailverliebt – und jede Kleinigkeit trägt zur positiven oder kritischen Wahrnehmung Ihres Unternehmens bei. Gleichen Sie jeden Schritt in der Umsetzung mit Ihrer Liste ab.

4. Stimmen Sie Ihren Event-Termin sorgfältig mit dem Branchenkalender und Ferienzeiten (ein absolutes No-go!) ab. KMU-Events können einerseits oft nicht mit grösseren Konferenzen oder Messen mithalten, die dieselbe Zielgruppe ansprechen. Dann ist es nicht dem Unwillen der Eingeladenen zuzuschreiben, dass sie nicht bei Ihnen zusagen, sondern einfach der Notwendigkeit, gleichzeitig bei einem für sie wichtigeren Termin zu sein.

Andererseits können Sie sich wichtige Branchentermine auch zunutze machen. Findet etwa in Ihrer oder einer nahen Stadt ein internationales oder nationales Branchenevent wie eine Messe oder ein mehrtägiger Kongress statt, halten sich zu dieser Zeit potenziell für Ihr Unternehmen gewinnbringende Personen in Ihrer Nähe auf, die Sie ansonsten nicht erreichen. Das ist vor allem für KMU interessant, die sich international positionieren möchten.




Legen Sie Ihr Event so, dass es zu einem Zeitpunkt stattfindet, zu dem während der Messezeiten etwa keine andere Veranstaltung angeboten wird, und synchronisieren Sie Ihre entsprechende Event-Kommunikation mit der des parallelen Anbieters. Vielleicht ergeben sich sogar gegenseitig kommunizierbare Synergieeffekte.




Auf diese Weise können Sie auch Experten und Referenten für Ihre Veranstaltung gewinnen, deren Anreise und Unterbringung Sie sich sonst vielleicht nicht leisten könnten. Kontaktieren Sie diese einfach und fragen Sie nach, ob sie ein Zeitfenster aufmachen können, um bei ihrem Besuch bei Ihrem Event vorbeizuschauen bzw. einen Vortrag zu halten.

 

Oberstes Bild: © Stefano Tinti – Shutterstock.com


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