6 Reaktionen, die Ihre Einladungen auf keinen Fall provozieren sollten

19.05.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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6 Reaktionen, die Ihre Einladungen auf keinen Fall provozieren sollten
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Die Einladung ist die eigentliche Eingangstür Ihres Business-Events – ob als kostenpflichtige Veranstaltung geplant oder als Portfolio-Präsentation. Natürlich sind grundsätzlich Anlass und Thema ausschlaggebend für die Teilnahmeentscheidung. Dennoch spielen Aussehen und Informationsgehalt der Einladung eine unbewusste, aber wichtige Rolle bei der Vorab-Einschätzung Ihres Events – vor allem wenn Besucher für die Teilnahme zahlen sollen.

Gut gemachte Einladungen stellen Ihre Professionalität und die Wertigkeit des Termins unter Beweis. Im gegenteiligen Fall aber müssen Sie sich über tröpfelnde oder ausbleibende Zusagen nicht wundern. Wir haben Ihnen sechs typische Reaktionen auf Einladungen zusammengestellt, die Sie auf jeden Fall vermeiden sollten.

1. „Können die sich nicht mal Drucksachen leisten?“

Schätzen Sie Ihre Zielgruppe sorgfältig ein, bevor Sie sich für Ihr Einladungsformat entscheiden. Postalische Einladungen wirken meist hochwertiger und werden eher registriert, können aber auch altmodisch erscheinen und bedürfen eines höheren Beantwortungsaufwandes – frankierte Rücksendepostkarte hin oder her. Recherchieren Sie die Best Practices Ihrer Wettbewerber und fragen Sie Ihnen vertraute Geschäftspartner oder Kunden nach deren Einschätzung.




Sie können auch parallel beide Wege beschreiten, indem Sie an den inneren Kreis wirklich Interessierter einen Brief, an Ihren Gesamtverteiler aber eine Mail verschicken. Vergeben Sie zeitraubende Aktivitäten wie das Kuvertieren ruhig nach aussen. Stellen Sie in jedem Fall eine Online-Zusagefunktion und weitere Infos digital abrufbar zur Verfügung und geben Sie dies auch auf der postalischen Einladung an.

Versagen Sie sich im digitalen Fall die Versuchung, dieselbe Einladung mehrmals zu mailen, falls beim ersten Mal nicht sofort eine Antwort zurückkommt. Sie können ein Follow-up schicken; eine ausführliche Anleitung finden Sie in diesem Post zur digitalen Eventerinnerung. Diese sollte in jedem Fall neu formuliert sein. Ansonsten wirken Sie eher verzweifelt als engagiert.




Laden Sie immer auch, aber niemals nur über Facebook ein. Das soziale Netzwerk läuft derart über mit Content, dass Ihre Einladung leicht übersehen und Ihr Event nicht als so exklusiv und einmalig wahrgenommen wird, wie Sie es konzipiert haben. Personalisieren Sie die Einladung so gut wie möglich – das gilt für alle sozialen Netzwerke, es sei denn, es handelt sich um eine Messe, die keiner individuellen Einladungen bedarf.

Eine Ausnahme zum oben Erläuterten sind Presseeinladungen. Diese sollten immer digital versandt werden.

2. „Verdammt, jetzt hängt das Zeug in der Tastatur.“

Egal wie Sie Ihre Einladung verpacken oder welche humorvollen Ideen Sie verwirklichen möchten: Gehen Sie Ihren prospektiven Gästen nicht auf die Nerven. Fügen Sie Ihren Umschlägen keine kleinteiligen Inhalte wie Glitter, Konfetti etc. hinzu, das sich überall festsetzen kann und keine wirkliche Aussage hat. Wenn Sie etwa eCards verschicken, verzichten Sie auf animierte Effekte, die zum Beispiel nicht jedes Betriebssystem korrekt darstellen kann.






Das kann doch kein Mensch lesen - Die Rede ist von gewollt ausgefallenen Schriftarten. (Bild: letterstock / Shutterstock.com)

Das kann doch kein Mensch lesen – Die Rede ist von gewollt ausgefallenen Schriftarten. (Bild: letterstock / Shutterstock.com)

3. „Das kann doch kein Mensch lesen.“

Die Rede ist von gewollt ausgefallenen Schriftarten. In Zeiten der Free Fonts ist die Versuchung gerade in Abwesenheit eines Grafikers gross, eine ausgefallene, themenbezogene Typologie zu wählen. Das kann gut gehen, aber auch fürchterlich schief. Falls Sie sich dafür entscheiden, sollte nur der Event-Name selbst entsprechend gesetzt sein.

Halten Sie den Rest clean und einfach. Eine grundlegende Sachlichkeit der Schrift tut jeder Einladung gut – egal wie innovativ und avantgardistisch die Veranstaltung selbst ist. Transportieren Sie diese Aspekte über Grafik und Bilder, nicht über die Typen.

4. „Wer ist denn jetzt der Veranstalter?“




Wenn Sie ein sponsorenfinanziertes Event durchführen, sind Einladungen natürlich eine der Werbeplattformen, welche die Sponsoren sich nicht entgehen lassen möchten. Das ist an sich auch in Ordnung, solange Sie über Grösse und Platzierung der entsprechenden Logos bestimmen können. Es sollte nämlich ganz klar herauskommen, dass Ihr Unternehmen Veranstalter ist und nicht einer Ihrer Sponsoren.

Stellen Sie auch sicher, Letztere in der Reihenfolge ihres Beitrages zu listen und hinzuzufügen, wer von ihnen das Event sponsort und wer es „präsentiert“. Präsentationen kosten immer mehr – konsequenterweise kann der Sponsor auch erwarten, nicht in einer Logosuppe unterzugehen.

Sie müssen also den schmalen Grat gehen, Ihre Investoren glücklich zu machen, als Veranstalter klar hervorzutreten und das alles in eine ansprechende, elegante Grafik zu integrieren. Lassen Sie sich im Sponsoringvertrag idealerweise nicht darauf ein, Logos in festgelegten Grössen zu präsentieren, damit Ihnen mehr gestalterische Freiheit bleibt. In jedem Fall dürfen Sie oder Ihr Grafikteam nicht zulassen, dass unternehmensfremde Layout-Elemente Ihr Corporate Design sprengen.




5. „Klingt interessant – wenn ich jetzt noch wüsste, wo es stattfindet?“

Es wirkt unwahrscheinlich, kann aber jedem passieren: Man vergisst essenzielle Inhalte zu kommunizieren, weil sie für einen selber so selbstverständlich geworden sind. Klassiker in dieser Hinsicht sind Ort, Datum und Anfangszeiten, Kontaktadressen, wichtige Programmpunkte, Keynote-Speaker, Zusageoptionen etc.

Eine Abart dieses Problems sind Rechtschreibfehler, die das eigene Gehirn einfach hartnäckig überliest. Machen Sie sich deshalb zu Beginn der Einladungsgestaltung eine Liste der wirklich wichtigen Punkte und gehen Sie diese anhand der fertigen (Druck-)Grafik nochmals durch.

Lassen Sie Ihre Einladung von mindestens drei Menschen gegenlesen, die am Entstehungsprozess nicht beteiligt waren, und bitten Sie um Feedback, ob alle notwendigen Fakten kommuniziert werden. Ansonsten scheint Ihre Einladung auf eine Schludrigkeit hinzuweisen, die der Eingeladene dann für das Event als Ganzes zu befürchten beginnt.

6. „Schmidt???? Ich heisse nicht mehr Schmidt!“

Stellen Sie sicher, dass die Namen der Eingeladenen korrekt geschrieben und aktuell sind. Wenn jemand frisch geschieden oder verwitwet ist, kann der falsche Name zu unerwünschten Emotionen führen, die mit Ihrem Event nichts zu tun haben, aber eine Absage provozieren. Wenn Sie Ihre Einladungen digital versenden, sollte der Name immer eingefügt sein, sonst wirkt sie noch anonymer.

 

Oberstes Bild: © Happy MIA – Shutterstock.com


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