Die passende Location und Einrichtung für Ihr Event
VON Olaf Hoffmann Geschäftlich
Neben der räumlich passenden Location muss natürlich auch der wunschgemässen Einrichtung und der technischen Ausstattung ein besonderes Augenmerk beigemessen werden. Fehlen hier entscheidende Details, kann das durchaus nachteilige Auswirkungen auf Ihr Event haben.
So finden Sie die passende Location
Wenn Sie ein Event im kleineren oder grösseren Rahmen planen, dann steht der Anlass in aller Regel fest. Nach diesem Anlass entscheidet sich auch oftmals, welchen äusseren Rahmen der Veranstaltungsraum bieten soll und in welchem Umfeld er liegen darf. Wichtig ist dann die Frage, wieviel Teilnehmer und Gäste erwartet werden. Das ist eine wichtige Messzahl dafür, wie gross die Location sein soll und über welche Ausstattung sie verfügen muss.
Darüber hinaus ist es selbstverständlich auch wichtig zu überlegen, wieviel zusätzlicher Platz ausser den Sitzplätzen benötigt wird. In vielen Fällen sind auch Nebenräume erforderlich, da die Location beispielsweise für eine Tagung auch Räume für die Arbeit in kleineren Gruppen bieten soll. Dann ist die Anmietung nur eines grossen Saales nicht die richtige Entscheidung.
Neben den eigentlichen Veranstaltungsräumen achten Sie bei der Vorplanung bitte auch auf verfügbare Garderoben, Toiletten und eventuell nutzbare Küchenbereiche etwa für die Zubereitung von Pausengetränken oder kleinen Snacks. All das sind räumliche Umgebungsvariablen, die schon im Vorfeld der konkreten Suche nach einer passenden Location klar sein sollten. Mit diesen Grundentscheidungen können Sie nun selbst auf die Suche nach einem passenden Veranstaltungsort gehen oder eine entsprechende Agentur beauftragen. Übrigens bietet auch das Internet Möglichkeiten, interessante Locations für die unterschiedlichsten Events zu finden.
Die Ausstattung
Bei der Vorauswahl geeigneter Locations für das jeweilige Event spielt auch die Ausstattung eine wichtige Rolle. Ausreichend viele Sitzmöglichkeiten und bei Bedarf auch Tische sollten ebenso vorhanden sein wie etwa eine technische Grundausstattung, die zu Ihrem Anliegen passt. Ohne Strom geht heute kaum noch etwas und oftmals sind auch vorbereitete Medienanschlüsse oder gar eine Vollausstattung eine gute Voraussetzung für ein gelingendes Event.
Mit dem Vermieter der Location muss geklärt werden, wie die Bestuhlung der Räume erfolgen kann und soll. Möglicherweise haben Sie dafür schon einen konkreten Plan oder der Vermieter der Räumlichkeiten kann Ihnen unterschiedliche Konzepte vorschlagen. In jedem Fall ist hier ab und an auch ein wenig Phantasie und räumliches Vorstellungsvermögen gefragt, um sich einen vielleicht gerade leeren Raum auch möbliert vorstellen zu können. Im Idealfall hat der Vermieter Referenzfotos zur Hand. Damit können Sie sich gewissermassen ein Bild von der eingerichteten Location machen. Mit zur Ausstattung gehören natürlich unterschiedliche Beleuchtungskonzepte, möglicherweise benötigte Bühnen, Pulte oder Medieneinrichtungen. Hier sprechen Sie mit dem Vermieter oder beauftragen in dieser Hinsicht Ihren Eventdienstleister.
Die Dekoration
Je nach Anlass muss die Eventlocation auch passend dekoriert werden. Von der Grundvorstellung bis zum letzten Detail sollte hier alles stimmig sein und ein gutes Zusammenspiel von Anlass und Location bieten. Wer beispielsweise ein Vereinsfest in der Scheune eines Bauernhofes feiern will, ist mit einer rustikalen Ausstattung besser beraten, als mit einer übermässig hochwertigen und filigranen Dekoration im Edellook. Obgleich auch solche Kontraste zwischen Raum und Dekoration durchaus spannend und reizvoll sein können.
Trauen Sie sich die Dekoration und Ausstattung mit Tischwäsche, Servietten und dergleichen mehr nicht selbst zu oder fehlen Ihnen hier einfach die erforderlichen Materialien, dann können Sie auch das der gebuchten Eventagentur vertraglich mit übertragen. Machen Sie dabei Ihre Vorstellungen ganz klar deutlich, damit es nicht zu Irritationen kommt. Wenn möglich, können Sie auch einen erfahrenen Innendekorateur mit der passenden Ausstattung des Raumes beauftragen.
Entsprechende Dienstleister finden Sie im Internet genauso wie in den einschlägigen Branchenverzeichnissen oder direkt vor Ort. Empfehlenswert ist es übrigens, alle erforderlichen Dienstleister bis hin zum Catering aus der Umgebung der gewählten Location zu beauftragen. Das spart Fahrtkosten für die Dienstleister, die oftmals nicht unerheblich zu Buche schlagen. Ausserdem kennen viele Anbieter in der direkten Nähe der Location dort schon aus Erfahrung die konkreten Bedingungen und können entsprechend reibungsarm arbeiten.
Unverzichtbare Extras
Je nach Anlass und Ausgestaltung des Events muss manchmal auch an unverzichtbare Extras gedacht werden. Vom passenden Sicherheitsdienst über einen eventuell erforderlichen Fahrdienst etwa im Limousinenservice bis hin zu Angeboten für die Übernachtung der Teilnehmer können solche Extras reichen. Denken Sie hier genau über den Ablauf und die Ansprüche der Teilnehmer und Gäste nach, damit Sie solche Extras auch rechtzeitig einplanen können. Dann stehen Sie am Eventtag nicht plötzlich vor einem Berg von Problemen, der bei gewissenhafter Vorbereitung hätte kleiner ausfallen können.
Oberstes Bild: © photobank.ch – Shutterstock.com
Mehr zu Olaf Hoffmann
Olaf Hoffmann ist der kreative und führende Kopf hinter dem Unternehmen Geradeaus...die Berater.
Neben der Beratertätigkeit für kleine und mittlere Unternehmen und Privatpersonen in Veränderungssituationen ist Olaf Hoffmann aktiv in der Fort- und Weiterbildung im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe.
Als Autor für zahlreiche Blogs und Webauftritte brilliert er mit einer oftmals bestechenden Klarheit oder einer verspielt ironisch bis sarkastischen Ader. Ob Sachtext, Blogbeitrag oder beschreibender Inhalt - die Arbeiten des Autors Olaf Hoffmann bereichern seit 2008 in vielfältigen Formen das deutschsprachige Internet.
