Wie wird die Matura-Feier zu einem vollen Erfolg?

06.08.2014 |  Von  |  Privat
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Wie wird die Matura-Feier zu einem vollen Erfolg?
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Die Matura-Feier, in Deutschland der Abiball, ist das letzte Event auf lange Jahre, den der Abschluss-Jahrgang der Schule gemeinsam erlebt, bevor es auf die Uni geht oder man Bewerbungen schreibt. Darüber hinaus ist es das Highlight der eigenen Schulkarriere – egal wie dürftig möglicherweise auch der Notenschnitt aussehen mag.

War es früher Usus, dass man einen Matura-Ball organisiert, hat diesen Platz eher die Feier eingenommen. Die Veränderung bedeutet jedoch nicht, dass die Matura-Feiernden mit allen Traditionen brächen. Darum ist es sinnvoll, vor dem Event abzuklären, ob die eigene Schule, so dort gefeiert werden soll, traditionelle Vorgaben erfüllt sehen möchte. Wenn man lange Jahre die Schulregeln – mehr oder weniger – befolgt hat, wäre es unsinnig, am letzten Tag mit allen Konventionen zu brechen. Und selbst wenn man eine freie Matura-Feier oder einen Matura-Ball nach seinen Regularien organisieren möchte, lassen sich die alten Gepflogenheiten implementieren, ohne der Party den modernen Charakter zu nehmen. Doch wie organisiert man die Matura-Party am besten? Wir geben die passenden Tipps.

Gute Planung ist die halbe Miete




Gerade dann, wenn man eine Party oder einen Ball zur Matura im grossen Rahmen plant, muss der Termin frühzeitig stehen. Es muss berücksichtigt werden, dass nicht nur die Schüler, sondern auch die Eltern, die Verwandten, die Freunde und nicht zuletzt die Lehrer ausgelassen mitfeiern möchten. Die Gäste sollten sich darauf einstellen können und eventuell rechtzeitig für den Folgetag freinehmen. Zeitgleich zur Terminplanung muss die Location ausgesucht werden und mit dem Betreiber abgestimmt werden, ob der Wunschtermin noch nicht ausgebucht ist. Das gilt besonders dann, wenn man nicht in der Aula der eigenen Schule feiern will, sondern sich schon mit dem Ball von „der alten Penne“ lösen will.




Gerade für Jahrgänge, die personell stark sind und die einen grossen Tross an Freunden und Co. mitbringen, wird sich eine externe Lokation quasi aufdrängen. Hier gilt: Je früher man die Örtlichkeit bucht, desto eher hat man die Chance, das Budget nicht mit den Räumen schon zu erschöpfen. Zweckmässig ist es, bereits rund 18 Monate vor dem Tag X mit den Anfragen zu starten und spätestens ein Jahr vor dem grossen Tag verbindlich zu buchen. So lassen sich die besten Preise erzielen.

Wahl der Location

Wer extern feiert, sollte darauf achten, nicht nur eine Scheune zu buchen, denn Strom, Toiletten und Wasserversorgung sollten vorhanden sein. Darüber hinaus müssen satt Parkplätze vor dem Eventlokal zur Verfügung stehen. Steht die Lokation, gilt es, die Frage zu klären, wie man sich versorgt. Hier kann ein Partyservice oder ein Caterer der Helfer in der Not sein, ohne das Budget explodieren zu lassen. Niemand erwartet, dass die Matura-Feiernden ein Menü mit fünf Sternen auffahren.

Stehen Location und Essen, geht es an die Lichttechnik, die Tontechnik, den Service am Veranstaltungsort und viele Helfer, die möglichst Geschwister der Feiernden sind und auf ehrenamtlicher Basis ohne Entgelt arbeiten sollten. Steht auch der Punkt, müssen je nach Rahmen Plakate oder Flyer gefertigt werden. Hier kann man schauen, ob sich ein regionaler Sponsor findet, der sein Logo mit auf die Einladungen druckt und dafür zu einem Sonderpreis liefert. Auf der Einladung sollten das Datum, die Uhrzeit und eventuell auch eine Anfahrtsbeschreibung für Pkw sowie via öffentliche Verkehrsmittel zu finden sein.

Ein kritischer Punkt ist auf jeden Fall die Sitzordnung, wenn denn Tische und Sitzgelegenheiten aufgebaut sind. Dabei gilt es zu berücksichtigen, dass niemand wirklich in der hintersten Ecke der Location sitzen möchte, sondern man bestrebt ist, nah am Geschehen zu sein. Lässt sich das Problem so nicht lösen, muss das Losverfahren entscheiden, wer wo sitzt. Am grossen Abend können die Eltern ja immer noch tauschen, indem man die Sitzordnung irgendwann auflöst.




Ist die Matura-Feier unter einem bestimmten Motto ausgeschrieben, was immer mehr en vogue ist, muss das rechtzeitig kommuniziert werden – zum Beispiel via Social Media wie Twitter oder eigener Facebook-Seite zum Event – damit sich jeder Gast rechtzeitig darauf einstellen kann. Ein Motto ist eigentlich immer angeraten, denn man kann das wunderbar in die Deko am Eventort einbauen. So erhält die Matura-Party eine ganz eigene Note und das Event wird oder bleibt einzigartig.






Wer prall gefüllte Partykassen hat, kann sich die ganze Organisation wesentlich vereinfachen. (Bild: Singkham / Shutterstock.com)

Wer prall gefüllte Partykassen hat, kann sich die ganze Organisation wesentlich vereinfachen. (Bild: Singkham / Shutterstock.com)

Dienstleistungen durch Unternehmen




Wer prall gefüllte Partykassen hat, kann sich die ganze Organisation wesentlich vereinfachen. Es gibt auch in der Schweiz Eventfirmen und Dienstleister, die auf die Ausrichtung von Matura-Feiern spezialisiert sind und das Event von A bis Z ausrichten. Doch auch hier bietet es sich an, schon rund ein Jahr vor dem Event Angebote einzuholen, nach Paketpreisen zu suchen, gerade wenn es ums Menü geht, und bei dem Anbieter zu buchen, der das perfekte Preis-Leistungs-Verhältnis anbietet. Wer diesen Weg gehen möchte – oder finanziell durch Sponsorengelder gut gestellt ist –, muss sich darüber klar werden, dass ein gewisses Mass an Flexibilität verloren geht, man aber auch Freude gewinnt, indem man den Abend nach Herzenslust geniessen kann – ohne Aufräumarbeiten am kommenden Tag. Auch die Kleidungsvorschriften, so es sie geben soll, wird der Eventanbieter festlegen, und so hat er den „Schwarzen Peter“ in dieser Hinsicht.

 

Oberstes Bild: © edel – Shutterstock.com


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