Machen Sie Ihr Event fit für Regen, Wind und Kälte - Teil 2
Insbesondere widmen wir uns in diesem zweiten Teil dem Gelände selbst und der Sicherheit bei Outdoor-Events, wenn das Wetter nicht mitspielt. Falls Sie zu den „betroffenen“ Eventplanern gehören, sollten Sie jetzt also gleich weiterlesen!
Dies ist ein zweiteiliger Bericht zum Thema „Events bei typischem Herbstwetter“:
Machen Sie Ihr Event fit für Regen, Wind und Kälte – Teil 1
Machen Sie Ihr Event fit für Regen, Wind und Kälte – Teil 2
Sicherheit und Spass
Letzteres gibt es nur dann, wenn Ersteres gegeben ist: Auf nassem Eventgelände drohen mehr Gefahrenquellen, als Sie es sich vielleicht vorstellen können. Werfen wir also einen Blick auf die wichtigsten Merkmale bei der Auswahl Ihrer Location und wie Sie Ihre Gäste in jedem Fall sicher unterhalten:
– Wo liegt die Location?
Ja, diesen Punkt sollten Sie offensichtlich immer an Ihre Gäste kommunizieren. Besonders wichtig ist dies aber bei Regen: Wenn Parkplätze beispielsweise nicht überdacht sind (was auf keinen Fall so sein sollte, aber hin und wieder gibt es keinen anderen Weg), fallen sie sehr wahrscheinlich überaus nass und matschig aus. Ihre Besucher sollten für diesen Fall planen können und vielleicht zwei Paar Schuhe mitbringen oder einfach besonders festes Schuhwerk anziehen – aber die Gäste können dies natürlich nicht wissen, wenn Sie es ihnen nicht sagen. Bei Outdoor-Events in einer eher unbekannten Lage sollten Sie ausserdem darauf hinweisen, wie die Besucher am schnellsten und/oder am trockensten an den Ort des Geschehens gelangen – besonders empfehlenswert bei Events in freier Natur!
– Prüfen Sie das Gelände umfassend
Auf hartem Untergrund mag dieser Punkt nicht so wichtig sein, doch Rasen wird auf Regen empfindlicher reagieren. Zu viel Nässe wird vom Boden kaum aufzusaugen sein, früher oder später treten Ihre Gäste also nur noch in aufgeweichter Erde. Verhindern können Sie das nicht, aber Sie können das Problem zumindest abschwächen: Sorgen Sie für saubere Wege und lassen Sie Müll schnell beseitigen. Ein wenig Plastikmüll ist auf trockenem Beton kein Grund zur Sorge, auf einem ohnehin matschigen Untergrund steigt die Rutschgefahr dadurch aber erheblich. Werfen Sie auch einen Blick auf stark frequentierte Areale, wie etwa den Bereich vor den Toiletten. Vernachlässigen Sie diesen Aspekt, rutschen vielleicht wirklich Gäste aus und Verletzungen könnten die Folge sein – was dem Vertrauen in Sie als Eventplaner nicht zuträglich sein wird.
– Verstärken Sie die Sicherheit
Auf grösseren Events kann es nicht schaden, Sanitäter vor Ort zu haben. Auf alle Eventualitäten können Sie sich schliesslich nicht vorbereiten. Bei schlechtem Wetter sollten Sie das Aufgebot an Hilfskräften aber aus den soeben genannten Gründen noch einmal verstärken. Kümmern Sie sich um mehr medizinisches Fachpersonal und sorgen Sie vor allem dafür, dass das technische Equipment, welches die Sanitäter für ihre Arbeit benötigen, nicht nass wird. Ja, das könnten Sie auch zur Aufgabe des medizinischen Personals zählen – aber komplett sicher sind Sie erst dann, wenn Sie sich auch um diesen Bereich selbst kümmern.
– Verwandeln Sie den Regen selbst in ein Event!
Sobald Sie die beschriebenen Sicherheitsregeln eingehalten haben, können Sie sich auch wieder um den Spass kümmern – und der kann mit ein wenig Kreativität auch vom Wetter selbst kommen. Wenn Ihre Gäste ohnehin nass sind, das Wetter mitspielt und die Besucher für einen Spass zu haben sind – Kindergeburtstage kommen hier in den Sinn, während Sie Anzug tragende Führungskräfte dafür wahrscheinlich nicht begeistern werden –, können Sie beispielsweise Wasserpistolen verteilen. Nass sind wir ohnehin schon, oder? Lassen Sie sich weitere Spiele einfallen, für welche ein wenig Regen und Nässe notwendig sind. Übertreiben Sie es aber nicht, denn niemand fährt von A nach B, nur um sich dort nass machen zu lassen. Bieten Sie also ebenso überdachte, trockene Aktivitäten an.
– Trocken bei der Ankunft, trocken nach Hause
Bieten Sie eine regen- und windgeschützte Garderobe an oder kümmern Sie sich gleich um Schliessfächer, in welchen Kleidung und andere Utensilien verstaut werden können. Niemand fährt gerne in durchnässten Hosen und T-Shirts nach Hause. Dies führt auch dazu, dass Ihre Gäste trotz Regen eine positive Erinnerung an Ihr Event behalten werden.
Dies waren unsere Tipps für ein gelungenes Event – trotz Kälte, trotz Regen, trotz Wind und allem anderen, was der Herbst gerne losbricht. Wir hoffen, dass Sie nun ein wenig entspannter an Ihre Eventplanung gehen können!
Oberstes Bild: © N/A – Shutterstock.com
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