Event-Security – Teil II: So sorgen Sie für optimale Sicherheit während der Veranstaltung

14.02.2014 |  Von  |  Geschäftlich, Indoor, Outdoor, Partner
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Event-Security – Teil II: So sorgen Sie für optimale Sicherheit während der Veranstaltung
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1. Bereiten Sie Ihre Gäste auf die Security-Massnahmen vor, die sie erwarten

Sollten Ihre Vorsichtsmassnahmen für Ihre Gäste tatsächlich unmittelbar spürbar werden, dann werden diese eine entsprechende Vorwarnung zu schätzen wissen. Dies kann bereits auf der Einladung beziehungsweise in der Einladungs-Mail geschehen.



Als Veranstalter empfinden Sie einen direkten Warnhinweis vielleicht als nicht sehr elegant; Ihre Gäste werden ihn aber erfahrungsgemäss sehr positiv bewerten. Sollten Sie sich für einen Check der mitgebrachten Taschen entschieden haben oder sogar eine Personendurchsuchung für nötig halten, dann schreiben Sie dies dazu.

Dies ist ein Bericht in zwei Teilen.

Event-Security – Teil I
Event-Security – Teil II

Erwähnen Sie ebenfalls, wenn die Sicherheitsfirma Ihnen eine Liste von Gegenständen genannt hat, die sie sicherheitshalber konfiszieren würden – wie etwa Schweizer Taschenmesser, Pfefferspray, Scheren etc. und/ oder wenn alle mitgebrachten Gegenstände durch ein mobiles Röntgengerät gezogen werden. Je ausführlicher der „Check-In“ ausfallen soll, desto mehr Zeit werden Ihre Gäste am Einlass brauchen – rechnen Sie dies in die auf der Einladung angegebene Einlasszeit ein. Sollten die Sicherheitsmassnahmen den Einlass nach einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr zulassen, dann vergessen Sie dies auf keinen Fall anzugeben!

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Erstellen Sie sich eine Kopie aller Räumungspläne, Notausgänge, Feuerlöscher und Feuertüren. (Bild: Henrik G.Vogel / pixelio.de)




2. Internalisieren Sie alle Notfallpläne und Kontaktleute

Definieren Sie den „Plan B“ für jeden möglichen Notfall und gehen Sie diesen vor der Veranstaltung einmal komplett durch – mental wie vor Ort. Erstellen Sie sich eine Kopie aller Räumungspläne, Notausgänge, Feuerlöscher und Feuertüren. Schreiben Sie sich die Ansprechpartner und deren Telefonnummern für alle medizinischen Notfälle sowie die Ansprechpartner und Telefonnummern von allen zu den prominenten Gästen gehörenden, eigenen Sicherheitsleuten und deren Management auf.

Tragen Sie diese Listen und ein (aufgeladenes) Handy während der Veranstaltung bei sich. Rufen Sie jeden der dort gelisteten Verantwortlichen vor Veranstaltungsbeginn an, um die funktionierende Kommunikation zu gewährleisten und bitten Sie diese, Ihre Nummer abzuspeichern und Ihren Anruf in jedem Fall zu beantworten.

3. Machen Sie sich die Konsequenzen möglicher Zwischenfälle klar

Nicht jedes Negativereignis muss zu einem Abbruch Ihrer Veranstaltung führen – aber es ist essenziell, dass Sie sich vorab klar machen, welche ein frühzeitiges Ende bedingen und welche bei laufendem Event unter Kontrolle gebracht werden können. Sprechen Sie Ihre Einschätzung mit der Sicherheitsfirma und dem Management Ihres Veranstaltungsortes ab und informieren Sie unbedingt auch das beim Event anwesende Sicherheitspersonal darüber.

Entscheidend für diese Abwägung sind auch die Vorgaben Ihrer Versicherung. Lesen Sie die diesbezüglichen Deckungsbedingungen sorgfältig durch. In manchen Fällen kommen Versicherungen nur unter bestimmten Bedingungen für Schäden auf, auf die Sie situativ gar nicht gekommen wären.



4. Definieren Sie den Identifikationsbedarf Ihrer Gästeliste

Eines der grossen Sicherheitsrisikos bei Events sind unbekannte Gäste oder Teilnehmer. Solange Sie sicher sein können, dass nur Geladene und persönliche Bekannte anwesend sind, können Sie während des Events erheblich entspannter agieren als wenn Sie von vielen uneinschätzbaren Personen umgeben sind. Eine Möglichkeit, dies auszuschliessen, ist ein gründlicher Identitäts-Check.

Dieser kann je nach Event verschiedenste Formen annehmen. In seiner umfassendsten Ausprägung stellen Sie der Sicherheitsfirma vor dem Event eine Liste mit allen Gästen und deren Vor- und Nachnamen zur Verfügung und teilen Ihren Gästen wiederum mit, dass diese mit einer Ausweiskontrolle an der Tür zu rechnen haben. Wer sich nicht ausweisen kann oder nicht auf der Liste auftaucht, wird nicht zur Veranstaltung zugelassen. Alternativ können Gäste ihre vollständigen Namen nennen und nach einem Gegen-Check mit der Liste eingelassen werden. Das ist der sicherste Weg – macht aber das berühmte „plus eins“ unmöglich und nimmt Ihren Gästen so ein Stück Planungsflexibilität. Sie müssen sich entscheiden, wo hier Ihre Prioritäten liegen.

Das gleiche Prinzip gilt für die Medien. Ist Ihnen eine möglichst breit gestreute Medienpräsenz wichtig, dann können Sie die Security anweisen, jeden mit einem Presseausweis einzulassen. Ist Sicherheit der alles entscheidende Faktor, müssen sich alle Presseleute vorher mit Namen akkreditieren ( eine reine Nennung des Mediums ist dann nicht möglich). Um Zeit am Eingang zu sparen, können Sie die Presseakkreditierung am Tag vorher vornehmen und die entsprechenden Umhänger oder Ausweise ebenfalls dann austeilen.

5. Sperren Sie ab, was nicht betreten werden soll



Je weniger Raum von den Sicherheitsleuten beobachtet werden muss, desto einfacher und zuverlässiger können diese Ihre Aufgabe erfüllen. Verschliessen Sie deshalb alle Türen von Räumen, die nicht gebraucht werden. Dies gilt vor allem für Veranstaltungsorte wie Hotels oder Kongresszentren.

Gäste wandern gerne, vor allem bei längeren Veranstaltungen. Machen Sie Ihnen klar, dass Sie nicht einfach so zurück kommen können, wenn Sie die unmittelbare Event-Location einmal verlassen haben – sie werden dann denselben Sicherheitsmassnahmen nochmals unterzogen werden. Oft hält sie das davon ab, die Umgebung zu erkunden oder abenteuerlustig über Zäune oder Mauern zu klettern.

6. Verlassen Sie sich auch auf „Undercover-Agenten“

Neben dem sichtbaren Security-Personal, dass neben der tatsächlichen Schutz- auch eine psychologische Wirkung hat, sollten Sie auch immer einige nicht in Uniform gekleidete Sicherheitsleute unter Ihr Publikum oder Ihre Gäste mischen, wenn Ihnen diese nicht alle bekannt sind oder eine bestimmte kritische Grösse überschreiten. Wenn es Ihnen explizit um Business-Networking geht, kann es sogar vorteilhaft sein, dass im Innenbereich gar kein uniformiertes Personal auftritt. Das entspannt die Atmosphäre.



 

Oberstes Bild: @ Bertold Werkmann – Fotolia.com



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1 Kommentar


  1. Gerade die Love Parade in Dortmund hat uns gezeigt, was leider passieren kann, wenn die Sicherheit nicht an aller erster Stelle steht!

    Wenn Ihr ein Event planen möchtet, dann setzt euch unbedingt mit einer Firma für Veranstaltungssicherheit in Verbindung. Diese Fachmänner beraten euch kompetent!

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