Wie Sie die schlimmsten Meeting-Sünden vermeiden
VON Andrea Hauser Geschäftlich
Im folgenden Ratgeber haben wir Dinge zusammengestellt, die Sie während eines Meeting niemals tun sollten. Benehmen Sie sich einmal daneben, hat Ihr Chef Sie auf dem Kieker und die letzte Sprosse der Karriereleiter ist nach einem groben Schnitzer schneller erreicht als gedacht.
Erscheinen Sie auf jeden Fall pünktlich zum Termin – ideal ist es, wenn Sie bereits einige Minuten früher da sind, etwas Small Talk mit den Kollegen lockert die Atmosphäre auf. Können Sie eine Verspätung nicht vermeiden, geben Sie kurz per Smartphone Bescheid, dass Sie etwas später kommen. Betreten Sie den Raum und das Meeting hat bereits begonnen, murmeln Sie eine kurze Entschuldigung und setzen sich. Lange Erklärungen oder umständliche Begründungen, dass Sie im Stau steckten, sind unangebracht.
Werden zu Beginn Visitenkarten verteilt, stecken Sie diese nicht achtlos in die Tasche, das wirkt sehr unhöflich. Werfen Sie einen Blick darauf und legen Sie die Karte vor sich auf den Tisch. Sind Ihnen die Teilnehmer des Meetings nicht namentlich bekannt, ordnen Sie die Karten nach der entsprechenden Sitzposition, so haben Sie stets die Namen parat.
Auch wenn es noch so öde und langweilig ist: Zwischendurch einzudösen und mit dem Kopf nach vorn oder hinten wegzunicken ist keine gute Idee. Versuchen Sie, stets ausgeschlafen und fit zu einem Meeting zu erscheinen. Sind Sie schon vorher extrem müde, bringen Sie sich mit einem kurzen Spaziergang an der frischen Luft wieder in Gang. Konzentrieren Sie sich während der Veranstaltung und denken Sie mit, dann vermeiden Sie ein unangenehmes Wegdösen. Zur Aufmerksamkeit kann schon die Sitzposition beitragen: Wer aufrecht auf seinem Stuhl sitzt und beide Beine fest auf den Boden stellt, wirkt konzentriert und souverän. Wer mit gekreuzten Beinen auf seinem Stuhl lümmelt, wirkt zu lässig und abwesend.
Sie hatten keine Gelegenheit, in der Mittagspause etwas zu essen, und auf dem Tisch stehen jetzt verlockende Häppchen und Kekse? Grundsätzlich fordert der Gastgeber seine Gäste auf, sich an den bereitgestellten Snacks und Getränken zu bedienen. Greifen Sie ruhig ein oder zwei Mal zu, übertreiben sollten Sie es jedoch nicht. Zwischendurch aufzustehen und den Teller mit zahlreichen Köstlichkeiten zu füllen, ist, während der Chef oder der Kollege redet, extrem unhöflich und ein No-go bei Meetings. Und wenn es noch so lecker ist, das letzte Gebäck sollte auf dem Teller bleiben.
Das Smartphone sollte in der Tasche bleiben. Liegt es auf dem Tisch, erweckt es den Eindruck, das Gerät sei wichtiger als die anderen Teilnehmer. Erwarten Sie während der Veranstaltung einen wichtigen Anruf, teilen Sie Ihren Kollegen das am Anfang kurz mit. Schalten Sie das Gerät trotzdem auf lautlos, der Vibrationsalarm sollte ausreichen.
Zum Telefonieren sollten Sie auf jeden Fall den Raum verlassen, damit die anderen konzentriert weiterarbeiten können. Sie sollten versuchen, die Anrufe während des Treffens auf ein Minimum zu reduzieren. Das Beantworten von Mails oder die SMS an Freunde oder Bekannte verschieben Sie besser auf später. Das ständige Tippen auf dem Mobiltelefon könnten die anderen Teilnehmer sonst als Desinteresse interpretieren.
Es ist unerträglich warm und Sie würden am liebsten sofort das Sakko ablegen? Bei offiziellen Terminen müssen Sie so lange warten, bis der Gastgeber sich erbarmt und die Jacke auszieht. Bei einem Meeting warten die Teilnehmer in der Regel, bis es dem Ranghöchsten zu heiss wird und er das Jackett ablegt.
Der Chef hält gerade einen Vortrag und Sie beginnen, mit dem Nachbarn zu tuscheln? Das ist sehr unhöflich und sicher keine gute Idee. Jeder verdient die ungeteilte Aufmerksamkeit der Meeting-Teilnehmer. Der Kollege hält einen Monolog, der einfach nicht enden will? Grundsätzlich gelten Unterbrechungen als sehr unhöflich. Sie sollten dem Redner auf keinen Fall ins Wort fallen.
Haben Sie allerdings den Eindruck, der Redner verliere sich in uninteressanten Einzelheiten, sollten Sie mit einer gezielten Nachfrage zum Thema versuchen, den Redefluss zu bremsen. Bedenken Sie, dass stets sachlich diskutiert wird. Sarkastische Bemerkungen oder persönliche Angriffe gegen andere Teilnehmer sind ein absolutes No-go.
Auch wenn die Veranstaltung länger als geplant dauert, ist es unhöflich, den Raum früher zu verlassen. Haben Sie nach dem Meeting noch einen weiteren Termin, teilen Sie das den anderen Anwesenden mit. Idealerweise tun Sie das nicht erst fünf Minuten, bevor Sie gehen müssen, sondern bereits wenn Sie absehen können, dass es länger dauert. Vielleicht kann die Tagesordnung etwas gestrafft werden oder wichtige Themen werden früher besprochen.
Als Gastgeber des Meetings sollten Sie darauf achten, dass alle Unterlagen vorhanden sind. Kontrollieren Sie vorher noch einmal den Meeting-Raum und vergewissern Sie sich, dass alles an seinem Platz steht. Erwarten Sie auswärtige Gäste, die sich im Gebäude nicht auskennen, holen Sie die Herrschaften am Empfang ab. Planen Sie eine Präsentation mit Laptop und Beamer, checken Sie im Vorfeld die Technik, damit Sie nicht während des Termins mit technischen Problemen zu kämpfen haben.
Oberstes Bild: © Monkey Business Images – Shutterstock.com
Mehr zu Andrea Hauser
Aus meinem langjährigen Hobby, dem Schreiben, ist im Jahr 2010 ein echter Job geworden - seitdem arbeite ich als selbständige Texterin. Davor war ich als gelernte Bankkauffrau im klassischen Kreditgeschäft einer Hypothekenbank tätig. Immobilien und Baufinanzierungen zählen noch immer zu meinen Steckenpferden. Angetrieben durch die Lust, Neues zu entdecken, arbeite ich mich gern in unbekannte Themengebiete ein und lasse mich schnell begeistern.
Mit meiner Familie erkunde ich in den Ferien fremde Metropolen oder lasse bei einem Badeurlaub einfach die Seele baumeln. Seit ich klein bin, sind Bücher meine große Leidenschaft, wenn es meine Zeit erlaubt, bin ich immer mit einem guten Buch anzutreffen. Mich fasziniert alles, was mit Kreativität zu tun hat: Von Acrylbildern, über Glasmalerei bis hin zu Loombands habe ich schon vieles ausprobiert.
