So finden Sie die ideale Location für den Corporate Event

Die Entscheidung über den besten Veranstaltungsort ist entscheidend für den Gesamterfolg eines Corporate Events. Die Suche nach der perfekten Event Location nimmt zwar Zeit in Anspruch, kann aber eine lustige und zugleich lohnende Herausforderung sein.

Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der Auswahl des perfekten Ortes für den Corporate Event.

Ihre Zielgruppe

Wenn Sie einen Veranstaltungsort für eine Veranstaltung planen, ist eine der wichtigsten Informationen, die Sie wissen müssen, wer Ihre Gäste sein werden und wie viele Sie erwarten. Die Art der Veranstaltung wird sicherlich die Wahl des Veranstaltungsortes bestimmen, aber einer der grössten limitierenden Faktoren für einen Veranstaltungsort ist seine Kapazität.

Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens eine genaue Schätzung der Anzahl der Gäste kennen, da dies Ihre Optionen unmittelbar einschränkt. Sie sollten auch Ihr Publikum berücksichtigen. Achten Sie darauf, dass der Veranstaltungsort nicht nur die Veranstaltung selbst, sondern auch die Vorlieben und Erwartungen der Gäste widerspiegelt.

Ideal ist es, wenn der Corporate Event an einem Ort stattfindet, der einen Bezug zum Unternehmen hat. Dabei kann man sich auch von der Geschichte inspirieren lassen und beispielsweise Museen oder historische Schauplätze in der Schweiz für den Event wählen.

Event-Termine

Überprüfen Sie Ihren Kalender, da das Timing viele Entscheidungen beeinflusst, einschliesslich des Ortes Ihrer Wahl. Nach Ihrer Gästeliste ist das Datum Ihrer Veranstaltung der nächste limitierende Faktor.

Je nachdem, welche Art von Corporate Event Sie planen, können Sie feststellen, dass Sie entweder mit Ihrem Veranstaltungstermin flexibel sein müssen, um den gewünschten Veranstaltungsort zu erhalten, oder Sie müssen mit der Wahl der Event Location flexibel sein, um das gewünschte Datum zu erhalten. Sie sollten mit der Planung von Veranstaltungsorten beginnen und wissen, wo Sie oder der Kunde flexibel sind. Hier sind einige Fragen zu beachten:

• Wann stehen Ihre Gäste am ehesten zur Verfügung, um nach ihrem Zeitplan teilzunehmen?
• Welche Veranstaltungsorte haben für diese Zeit angemessene und verfügbare Flächen?
• Wann ist der beste Zeitpunkt für Ihr Managementteam, die Veranstaltung durchzuführen?

Berechnen Sie Ihr Budget

Mit einem offenen Budget kann jeder einen grossen Corporate Event planen und eine unendliche Auswahl an Veranstaltungsorten finden. Aber höchstwahrscheinlich sind Ihre finanziellen Ressourcen begrenzt. Sie sollten sich von Anfang an bewusst sein, was Ihre finanziellen Grenzen sind – auch wenn Ihr Veranstaltungsbudget nur eine Schätzung. Hilfreiche Fragen hierbei sind:

• Liegen die Veranstaltungsorte innerhalb Ihrer Budgetvorgaben für Raum-, Technik- und Cateringkosten?
• Haben Sie einen günstigen Tarif für Dienstleistungen ausgehandelt?
• Haben Sie Spielraum in Ihrem Budget, falls die Ausgaben für Einzelposten den Plan überschreiten?

Umfang der verschiedenen Standorte

Sobald die Gästelistenzahlen und mögliche Veranstaltungstermine eingegrenzt sind, ist es wichtig, die Orte zu identifizieren, an denen die Veranstaltung stattfinden könnte. Hotels und Event- oder Konferenzzentren gehören zu den beliebtesten Veranstaltungsorten für Firmenveranstaltungen und Hochzeiten, sind aber nicht die einzigen Möglichkeiten. Dies ist eine Zeit, in der man in seinem Denken kreativ sein kann. Beachten Sie Folgendes:

• Basierend auf dem Thema Ihres Corporate Events, welche drei besten Standorte fallen Ihnen ein?
• Wo würden Ihre Gäste am liebsten an dieser Veranstaltung teilnehmen?
• Was wird für Ihre Gäste am bequemsten sein?
• Welche unerwarteten Orte (Museen, historische Orte) könnten die Teilnahmerate erhöhen?

Finden Sie die richtige Ausrüstung

Der von Ihnen gewählte Veranstaltungsort muss über einen geeigneten Raum für die von Ihnen geplante Veranstaltungsart verfügen. Benötigt Ihre Veranstaltung eine Tanzfläche? Brauchen Sie eine PA-Anlage? Was ist mit einem Rednerpodium oder einer Projektorleinwand? Welche Art von Tischaufbau benötigen Sie? Zusätzlich zur Betrachtung dieser Art von Fragen, hier sind einige der wichtigsten Fragen der Veranstaltungsplanung, die Sie sich stellen sollten:

• Erfüllt der Veranstaltungsort die besonderen Kriterien Ihres Programms oder Ihrer Veranstaltung?
• Kann der Veranstaltungsort Ihre Unterhaltungs-, A/V-, Ton- und andere technische Anforderungen erfüllen?
• Spiegelt der Zustand der Anlage die hohen Standards Ihres Unternehmens wider?

Berücksichtigen Sie die Dienstleistungen und Einschränkungen der Veranstaltungsorte

Zusätzlich zur Suche nach der richtigen Art von Veranstaltungsraum, werden Sie sich mit den anderen Dienstleistungen des Veranstaltungsortes befassen und deren Wert für Ihre Veranstaltung bestimmen wollen. Einige Veranstaltungsorte haben auch eine feste Liste, aus der Sie nach Lieferanten oder Dienstleistern wählen müssen.

Andere Veranstaltungsorte haben Einschränkungen in Bezug auf die Dekoration oder andere Aspekte der Veranstaltung selbst. Bedenken Sie dabei auch das Catering während und nach dem offiziellen Teil des Events.

• Bietet dieser Veranstaltungsort gute Parkmöglichkeiten oder einen Parkservice?
• Bietet dieser Veranstaltungsort Sicherheit?
• Bietet dieser Veranstaltungsort zusätzliche Dienstleistungen wie Catering, Blumenarrangements und eine Bar für den Abend an?
• Hat dieser Veranstaltungsort eine Aufbau- und Reinigungscrew?
• Schränkt dieser Ort die Zusammenarbeit mit anderen Anbietern ein?

Berücksichtigen Sie die Reputation

Der Ruf eines Veranstaltungsortes für seinen Service ist entscheidend. Das ist oft der Unterschied zwischen der Durchführung einer guten Veranstaltung und der Durchführung einer perfekten Veranstaltung. Die Art und Weise, wie ein Veranstaltungsort mit seinen Einrichtungen, Mitarbeitern und Kunden umgeht, wird immer in Erinnerung bleiben. Um ein Gefühl für den Reputationswert eines Veranstaltungsortes zu bekommen, sollten Sie diese Fragen berücksichtigen:

• Wie lange sind der Konferenzleiter, Cateringleiter oder Küchenchef bereits im Dienst?
• Wird das Management Sie wie einen VIP-Kunden oder nur wie einen von vielen Kunden behandeln?
• Wie viel Flexibilität ist der Veranstaltungsort bereit, Ihnen zu bieten?

Planen Sie einen Besuch

Sofern Logistik und Zeit dies nicht verhindern, sollte jeder Veranstaltungsplaner vor der Buchung eines Veranstaltungsortes eine Ortsbesichtigung durchführen. Bilder können sehr hilfreich sein, aber es gibt viele Aspekte, die nur persönlich bewertet werden können.

Fragen Sie nach einer Tour durch den Veranstaltungsort, die alles vom Parkplatz über den Eingang und den Veranstaltungsraum bis hin zu den Eingang und den Veranstaltungsraum bis hin zu den Sanitäranlagen umfasst.

 

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