Events effektiv nachbereiten mit Graphic Recording

Wer sein Event mit Graphic Recording effektiv nachbearbeiten möchte, sollte dieses gut konzipieren.

Damit lassen sich die Ereignisse treffend visualisieren. Unter anderem, um die Erinnerungen aufrechtzuerhalten.

Gesehenes besser als Gesprochenes

Wenn einem etwas gesagt wird, ist die Information schnell vergessen. Wenn einem jedoch etwas gezeigt wird, dann bleiben die Bilder in der Erinnerung hängen. Das Graphic Recording stellt visuelles Simultanprotokoll, welches auf einem Event live erstellt werden kann. Dabei handelt es sich um eine Visualisierungsmethode, welche Inhalte jeglicher Art verständlich macht, diese in eine einfache Form bringt und der ganzen Veranstaltung ein nachhaltiges Gesicht verleiht.

Wer eine effektive Kommunikationsstrategie anstrebt, sollte selbstkritisch sein und sein Event noch einmal gründlich nachlesen. Vor allem, wenn es sich um ein Business-Event handelt. Schliesslich kann das Graphic Design dabei behilflich sein, das eigene Know-how auszubauen.

Nachhaltig visualisieren

Doch meistens kommt es vor, dass sich die Lust an der Nachbearbeitung in Grenzen hält. Kein Wunder, denn schliesslich ist man erster Linie froh, das Event über die Bühne gebracht zu haben. Da kann es schnell mal vorkommen, dass an sich zwar erleichtert aber zusätzlich auch erschöpft fühlt.

Doch wer sich die Mühe macht, sein Event nachzubearbeiten, kann seine Effektivität steigern, wenn die Erfahrungen von einer Messe, einer Konferenz, einem Kongress oder einem Workshop unmittelbar nach dem Event evaluiert werden.

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Auch nach dem Meeting aktiv bleiben

Handelt es sich um eine mehrtägige Veranstaltung, ist es ratsam sich abends Notizen zu machen. Dabei kann alles notiert werden, was auf dem Event aufgefallen ist oder von Bedeutung war. Zu diesen Notizen gehört natürlich auch die bereits angesprochene Selbstkritik. Hier sollte man ehrlich zu sich selbst sein und festhalten, was verbesserungswürdig ist.

Es sollte aber vor allem auch all das notiert werden, was während des Events besonders gut gelungen ist. Wer währenddessen sogar Feedback zum Event-Verlauf erhält, sollte sich dieses besonders zu Herzen nehmen.

Das bedeutet: Alles was die Event-Teilnehmer zum Verlauf zu sagen haben, wird notiert. Dabei kann es sehr hilfreich sein, auch die Namen der Gesprächspartner zu vermerken. Während des Events wird das Feedback dankend entgegengenommen.

Inwiefern bereichert die Nachbearbeitung mit Graphic Design?

Ein Graphic Recording bietet sich immer dann an, wenn das Gesagte konkretisiert werden soll. Damit wird den Teilnehmern im Nachhinein ein tieferer Zugang zum Themeninhalt gewährt. Die Illustrationen im Rahmen des Graphic Designs können die unterschiedlichsten Formen annehmen:

• Farbenfroh
• Dynamischen
• Humorvoll

Ausserdem sorgen diese Illustrationen nicht nur nach, sondern auch während der Event-Pausen bei den Teilnehmern für Gesprächsstoff. Das Graphic Recording stellt einen visuellen Anker dar, welcher dafür sorgt, dass die Inhalte des Events auch wirklich hängen bleiben. Denn niemand möchte sich stundenlang nur mit einem profanen Vortrag konfrontieren.

Die visuelle Auflockerung sorgt für Abwechslung und auch mehr Spass. Das anschliessend ausgehändigte Protokoll ermöglicht bei den Teilnehmern auch noch lange nach dem Event, das Austauschen von Informationen. Wichtige Themen bleiben damit Erinnerung und potentielle Lösungsansätze lassen sich leichter umsetzen.

In unserer schnelllebigen Zeit wird die Flut an Informationen immer grösser. Uns Menschen fällt es dadurch zunehmend schwerer, diese Informationen zu verarbeiten. Mit dem Graphic Recording lässt sich eine Hilfestellung realisieren, um wichtige Inhalte:

• hervorzuheben
• zu strukturieren
• festzuhalten
• zu verstehen

Dementsprechend können die wichtigsten Inhalte auf spielerische Art und Weise in den Vordergrund gerückt werden. Die Aufmerksamkeit lässt sich damit effektiv steigern. Der Unterhaltungsfaktor sollte dabei nicht unterschätzt werden. Denn ein aufmerksamer Teilnehmer ist ein unterhaltener Teilnehmer. Nach dem Meeting kann können die Aufzeichnungen dann als Plakat an alle Teilnehmer verschickt werden..

Wie komme ich an konstruktives Feedback?

Dies lässt sich am einfachsten realisieren, indem man proaktiv zu Kommentaren auffordert. Hier kann eine entsprechende Vorbereitung sehr hilfreich sein. Es bietet sich daher an, im Vorfeld einen Fragebogen zu erstellen. Dieser sollte jedoch nicht zu lang sein, da die Teilnehmer vermutlich ihre Aufmerksamkeit verlieren werden, wenn Sie aufgefordert werden, einen endlos scheinenden Fragenkatalog durchgehen zu müssen.

Dabei sollte stets darauf geachtet werden, dass offene Fragen gestellt werden. Also Fragen, die sich nicht einfach mit „ja“ oder „nein“ beantworten lassen. Eine gute Möglichkeit ist ein Fragebogen, auf welchem die Teilnehmer Noten verteilen und diese mit einem Kommentar untermauern können.

Wie geht es nach dem Event weiter?

Auch wenn alle Beteiligten unter dem Post-Event-Syndrom leiden, so sollte dennoch unmittelbar zur Feedback-Runde aufgerufen werden. Auf diese Weise lassen sich die durch Graphic Recording visualisierten Eindrücke und Erinnerungen zeitnah abrufen, um diese noch einmal nutzbar machen zu können.

Jetzt heisst es, Lob und Anerkennung für die geleistete Arbeit des Organisationsteams auszusprechen. Diese Veranstaltung sollte locker gehandhabt werden und kann deshalb ruhig mit einem Glas Sekt oder Wein „versüsst“ werden.

Das Versenden des Materials

Diese Situation eignet sich hervorragend, um die Mitarbeiter explizit nach Verbesserungsvorschlägen zu fragen. Wenn es darum geht, nachhaltig in Erinnerung zu bleiben, lässt sich das Material auch gut als Podcast oder Fotos verschicken. Audio- und Video-Dateien sind dabei ebenfalls willkommen.

Das zu aufbereitete Material kann dann ganz einfach als Datei zum Download zur Verfügung gestellt werden. Diese Datei kann entweder mit einem Zugangscode versehen werden oder es wird die edlere Variante, mit einem versandten USB-Stick.

 

Titelbild: Rawpixel.com – shutterstock.com