Wie Sie ein Event ohne negative Folgen richtig absagen

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Wie Sie ein Event ohne negative Folgen richtig absagen
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Es ist der Alptraum eines jeden Veranstalters: das lang und aufwendig geplante Event muss abgesagt werden. Entgegenwirken lässt sich solch einer Situation meist nur mit gründlicher Planung unter Einbeziehung aller Eventualitäten im Voraus.

Leider gibt es aber immer wieder Situationen, die sich trotz guter Vorbereitung nicht vermeiden lassen. Wie Sie nun Ihr Event absagen, ohne hinterher unter einer enormen Rufschädigung zu leiden, lässt sich in den folgenden Punkten gut erklären.

Beste Vorbereitung

Egal wie gross oder klein Sie geplant haben. Wenn Sie ein Event veranstalten wollen, müssen Sie vorher wirklich an alles denken. Die Menschen, die Ihre Tickets kaufen, verlangen für Ihr Geld, dass alles seriös abläuft und auch bei unerwarteten Komplikationen wenig an ihnen selbst hängen bleibt.

Empfehlenswert ist daher immer ein professioneller Eventmanager. Er hat bereits Erfahrungen und denkt daher auch an einiges mehr als Sie. Bestenfalls hat er auch stets einen Plan B in petto.

Wenn Sie Ihr Event also im Vorfeld bereits gut organisieren, beugen Sie diversen vermeidbaren Problemen vor. Beachten Sie also beispielsweise alle behördlichen Vorgaben, kann Ihnen niemand mehr in letzter Sekunde einen Strich durch die Rechnung machen.

Haben Sie am besten immer noch eine Alternative als Reserve im Kopf, wenn beispielsweise der Essenversorger ausfällt oder das Wetter nicht mitspielt. Auch wenn Sie einen Eventmanager engagiert haben, fragen Sie lieber einmal mehr nach, ob wirklich an alles gedacht ist.



Vernünftige Verträge abschliessen

Ein Event planen bedeutet immer auch, dass Sie Verträge mit anderen abschliessen. Dem Betreiber der betreffenden Location zum Beispiel, der Cateringfirma, dem Sicherheitsdienst und so weiter. Achten Sie beim Abschluss all dieser Verträge darauf, dass es eine für alle Parteien faire Klausel für den Ausfall des Events gibt.

Wenn Sie einen Eventmanager engagiert haben, wird dieser sich sicherlich damit auskennen. Halten Sie sich auf jeden Fall an die Abmachungen in den Verträgen und informieren Sie die betreffenden Firmen so schnell als möglich, wenn es Probleme gibt.

Prominente Persönlichkeiten

Sollten Sie prominente Personen zu Ihrem Event geladen haben, damit diese dort etwas darbieten oder repräsentieren, ist es natürlich ebenfalls wichtig, diese rechtzeitig zu informieren. Auch und vor allem dann, wenn es zu einem neuen Datum oder einer anderen Location kommt. Es ist gut möglich, dass diese Personen sehr kurzfristige Planänderungen nicht in ihren Terminkalender aufnehmen können.

Realistische Einschätzung der Situation

Ein weiterer enorm wichtiger Punkt ist: schätzen Sie die Situation stets realistisch ein. Wer versucht, das Event um jeden Preis stattfinden zu lassen, riskiert nicht nur die Unzufriedenheit, sondern möglicherweise auch die Sicherheit seiner Besucher.

Lassen Sie sich also nicht von Ihren eigenen hohen Ansprüchen blenden, sondern ziehen Sie rechtzeitig die Reissleine. Nur so können Sie die schlimmsten Konsequenzen Ihrer Absage verhindern.

Ehrlicher und direkter Umgang mit Informationen

Wichtig ist es auf jeden Fall, ehrlich mit den Tatsachen umzugehen. Gestehen Sie sich auch nach aussen ein, wenn etwas nicht so gelaufen ist, wie es hätte laufen müssen. Kommunizieren Sie mit den Menschen.

Warten Sie nicht, bis alles zu spät ist, sondern wenden Sie sich gleich und möglichst direkt an Ihre Gäste. Schliesslich kann es sein, dass einige eine weite Anreise auf sich nehmen und das Hotelzimmer stornieren müssen.

Wenn Anruf oder E-Mail keine sinnvolle Alternative sind, versuchen Sie über die digitalen Medien oder TV und Radio an die Menschen heran zu kommen. Veröffentlichen Sie die Informationen auf Ihrer Homepage und geben Sie am besten sofort Bescheid, was der enttäuschte Gast nun tun kann.

Je offener Sie mit dieser Situation umgehen, desto seriöser werden Sie wahrgenommen. Wer versucht, Dinge zu verheimlichen, oder wer riskiert, dass die Menschen mehrmals nachfragen müssen, der provoziert Unmut und wird auch treue Kunden künftig verlieren.


Frau tippt auf dem Handy

Offene und zielgerichtete Kommunikation über die passenden Kanäle steht den Eventteilnehmern zu. [Pokryvka] – shutterstock.com


Alternativen bieten

Wenn Sie dennoch vermeiden wollen, dass Sie das Event vollständig absagen müssen, schauen Sie sich nach Alternativen um. Auch dies macht bereits im Vorfeld Sinn, um den Menschen im Ernstfall direkt eine Lösung präsentieren zu können.

Vielleicht besteht die Möglichkeit, die Location unkompliziert zu verlegen, oder den Termin zu verschieben. Möglicherweise lässt sich das Event auch mit Auflagen fortsetzen.

Rückerstattung der Tickets

Wichtig ist an dieser Stelle: bieten Sie Ihren Gästen die Möglichkeit, Ihr Ticket unkompliziert rückerstatten zu lassen. Nicht jeder ist in der Lage, den neuen Termin oder die geänderte Location wahrzunehmen.

Informieren Sie darüber am besten gut verständlich in einem Zuge mit der Absage, um massenhaft Nachfragen zu verhindern, denen Sie im Kundendienst sehr wahrscheinlich nicht gewachsen sein werden.

Fazit

Letztlich entscheidet die Qualität der Vorbereitung über eine würdevolle Absage des geplanten Events. Sei es, dass Sie durch gewissenhafte Planung einen Ausfall der Veranstaltung verhindern können oder für den Fall des Falles einen Plan B im Gepäck haben.

Selbst wenn Sie einfach nur darauf vorbereitet sind, welche Wege der Rückerstattung Sie den Gästen anbieten können: all das und eine transparente Information verhindern letztlich die Katastrophe und ermöglichen Ihnen, auch in Zukunft erfolgreiche Events veranstalten zu können.

 

[chase4concept] – shutterstock.com


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