So wird ein Firmenevent richtig vorbereitet

Für viele Menschen ist die Arbeit eine Möglichkeit der Selbstverwirklichung – eine Art und Weise sich selbst auszudrücken und persönliche Erfolge zu feiern. Trotzdem ist den Menschen das Arbeitsklima und vor allem das Arbeitsumfeld wichtig. Dieses zu gestalten ist unter anderem eine Aufgabe für den Arbeitgeber. Denn nur in einem guten Arbeitsumfeld, können Mitarbeiter auch wirklich optimale Leistungen erbringen.

Eine wunderbare Möglichkeit, das Arbeitsklima weiter zu verbessern, sind regelmässige Firmenevents. Das kann natürlich die jährliche Firmenfeier sein. Aber auch verschiedene andere Aktivitäten zusammen mit den Kollegen. Teambildende Massnahme sind in den letzten Jahren immer moderner geworden.

Was für ein Event ist geplant?

Wer ein Firmenevent plant, muss sich erst einmal Gedanken darüber machen, was er genau machen möchte. Dafür muss man natürlich die eigenen Mitarbeiter kennen und wissen, welche Interessen diese haben. Von der einfachen Party mit allen bis hin zum Ausflug in einen Hochseilkletterpark ist da alles möglich. Es gibt auch komplett ausgefallene Ideen, wie ein gemeinsames Erlebnis im firmeneigenen Garten – Urban Gardening wird dieser Trend genannt und kann vor allem in Grossstädten den Mitarbeitern eine Menge geben.

Wichtig ist bei der Auswahl des richtigen Events immer auch der Gedanke an das Teambuilding. Ein gemeinsamer Kinoabend kann natürlich Spass machen – dabei kommen Dinge wie Kommunikation und das Wir-Gefühl aber deutlich zu kurz. Wie wichtig dieser Faktor ist, zeigt eine Studie zum Thema Arbeitnehmerzufriedenheit. Diese hat aufgedeckt, dass zum Beispiel die Familienfreundlichkeit eines Unternehmens – also die Möglichkeit Familie und Beruf in Einklang zu bringen – für viele Arbeitnehmer wichtig ist.

Wenn sie sich aber zwischen einem Unternehmen mit hoher Familienfreundlichkeit und einem Unternehmen mit einem guten Arbeitsklima bzw. einem guten Team entscheiden müssen, wählt der grössere Anteil das Unternehmen mit dem guten Team. Das zeigt, dass ein gutes Teamgefühl den Menschen im Arbeitsalltag nach wie vor mit am wichtigsten ist.

Wo soll das Event stattfinden?

Wenn geklärt ist, was für eine Art Event geplant wird, muss man sich als nächstes Gedanken darüber machen, wo die Veranstaltung stattfinden soll. In manchen Fällen klärt sich die Frage nach dem „Wo“ mit der Antwort auf das „Was“ natürlich automatisch. Plant man aber zum Beispiel eine richtige Firmenfeier, ist die Location auf jeden Fall wichtig. Der Ort der Feier sollte so zentral liegen, dass jeder ihn gut erreichen kann. Eine zu lange Anreise kann die Lust auf das Fest schnell mindern.

Je nachdem, ob die Feier in einem Saal oder im Freien stattfinden soll, muss geplant werden, wie man auf eventuelle Wetterbedingungen reagiert. Bei einer Grillfeier beispielsweise sollten auf jeden Fall genug überdachte Bereiche vorhanden sein, damit auch im Fall von Regen jeder trocken sitzen und sich in Ruhe unterhalten kann.

Ist die Entscheidung zu einer Location gefallen, muss diese angemietet werden. Das sollte frühzeitig erfolgen. Gerade angesagte Locations sind in der Regel schnell ausgebucht. Vor allen Dingen, wenn es eine Feier rund um die Weihnachtszeit oder um Ostern sein soll. Die schönsten Säle sind in diesen Fällen oftmals frühzeitig vergeben – da ist rechtzeitige Planung unerlässlich.

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Was muss gemietet oder beschafft werden?

Ein sehr wichtiger Punkt der Vorbereitung ist die Frage nach den Dingen, die für den Erfolg des Events gebraucht werden. Ist ein Gruppennachmittag in einem Kletterpark geplant, muss sichergestellt werden, dass die Einrichtung über ausreichend Ausrüstungen und Sicherungen für die ganze Gruppe verfügt.

Wird eine Feier in einem Saal oder im Freien geplant, stellt sich die Frage nah Dingen wie dem Catering, einer Musikanlage, der Bar, Getränken, Tischen, Stühlen und vielem mehr. Zum Glück gibt es Unternehmen, die ein Rundumpaket für eine gelungene Feier bieten. Teilweise sogar mit Bedienung und entsprechendem Personal. Auch hier ist natürlich rechtzeitige Reservierung notwendig, damit für die jeweilige Feier ausreichend Bedienpersonal, Essen, Trinken, Gläser usw. vorhanden sind.

Sehr wichtig für die Stimmung auf einer Feier ist oftmals auch das Thema Musik. Gibt es im Unternehmen oder im Team jemanden, der sich mit Musikanlagen auskennt und selbst gern den DJ gibt? Umso besser. Wenn nicht sollte für professionelle Musik gesorgt werden. Alleinunterhalter oder DJs findet man auf zahlreichen Vermittlungsseiten im Internet. Teilweise kommt es auch vor, dass einzelne Mitarbeiter jemanden kennen oder selbst schon einmal mit einem DJ auf einer Feier gute Erfahrungen gemacht haben. Da ist es niemals verkehrt, sich Anregungen zu holen.

Ein Highlight – ein kleines Dankeschön für die Mitarbeiter

Ein Highlight auf jedem Firmenevent ist es, wenn den Mitarbeitern ein kleines Präsent übergeben wird. Dabei muss es noch nicht einmal etwas Grosses sein. Eine kleine Aufmerksamkeit mit Bedacht ausgewählt, kann schon eine ganze Menge bringen. Dabei sollte man sich vorher Gedanken darüber machen, was für ein Präsent bei der Belegschaft besonders gut ankommen könnte. Oftmals ist das natürlich auch ein Stück weit Branchenabhängig.

 

Titelbild: Rawpixel.com – shutterstock.com