Event Management – Der lange Weg der Planung zum Event

06.05.2020 |  Von  |  Festivals, Konzerte, Messen

Ein erfolgreiches Event lebt nicht von Einladungen allein. Vielmehr ist eine sorgfältige Vermarktung im Vorfeld entscheidend für den Erfolg. Die Marketingstrategien für Event-Organisatoren sind vielseitig und beschäftigen inzwischen einen ganzen Berufszweig.

Viele Schritte der Eventplanung erfolgen heutzutage digital. Dementsprechend sollten sich Organisatoren gut mit den mannigfaltigen Tools auskennen, die eine Online-Werbung für das eigene Event ermöglichen. Da nicht jeder Veranstalter eine Experte auf dem Gebiet des Online-Marketings ist, holen sich viele Hilfe beim Profi. Sein Name: Event Marketing Specialist. Sein wichtigstes Arbeitswerkzeug: Social Media. Was der Event Spezialist kann, lässt sich mit etwas Übung aber auch selbst erlernen. Man muss nur wissen, worauf es ankommt.

Digital Marketing für Events – diese Möglichkeiten gibt es

Club-Besitzer und Konzertveranstalter wissen längst wo lang der Hase läuft. Nahezu täglich stellen Sie kommende Events im Kalender ihres Facebook Profils oder im Google Calendar ein, setzen gezielte Posts auf sozialen Plattformen wie Twitter oder Instagram und halten ihre Stammgäste mit Newslettern auf dem Laufenden. Und selbst kleinere Events und einmalige Veranstaltungsprojekte profitieren von den multimedialen Kanälen, die das Internet ihnen bietet. Dabei sollte man wichtige Ankündigungen zum Event noch vor der eigentlichen Einladung planen.

Fertigen Sie am besten einen genauen Fahrplan für einzelne Organisationsschritte bis zum Eventdatum an und binden sie entsprechende Statusbenachrichtigungen in Ihr Online-Marketing ein. Beispielsweise können Sie einen Live Ticker einrichten, der in regelmässigen Abständen über den Fortschritt der Eventvorbereitung berichtet. Status-Updates per Newsletter, Social Media Post oder Blogbeitrag sind ebenso denkbar. Optimal hierfür ist das „Jour Fixe“-Konzept. Hierbei kommen an einem wiederkehrenden Regeltermin alle an der Eventorganisation beteiligten Personen zusammen, besprechen den aktuellen Organisationsstand und beraten über das weitere Vorgehen.

Das Ergebnis einer solchen Teambesprechung kann anhand eines kleinen News-Textes an die Öffentlichkeit weiterkommuniziert werden. Ergänzen können Sie die Beiträge dann mit spannendem Bild- und Videomaterial versehen. Lassen Sie Gäste dem Projektmanagement bei den Vorbereitungen doch einfach mal über die Schulter schauen. Ob ein kurzer Schnappschuss von den Aufbauarbeiten, dem Design für Werbeplakate und Flyer oder Portraits von engagierten Künstlern und Caterern – die multimedialen Möglichkeiten sind vielseitig.

Für die generelle Ankündigung eines Events stehen Ihnen ebenfalls verschiedene Optionen zur Verfügung. Event Marketing Spezialisten setzen meist auf eine Mehrfachlösung, also auf verschiedene Ankündigungsvarianten. Neben einer News-Mail kommen diesbezüglich vor allem Online- und Offline-Inserate bei lokalen Zeitschriften, Radios und Event-Plattformen in Betracht.


Um ein Event anzukündigen werden meist verschiedene Plattformen und Möglichkeiten auf einmal genutzt. Bild: 13_Phunkod – shutterstock.com


Wichtig bei allen Annoncen ist die vollständige Angabe von Metadaten, also dem Event-Namen, Veranstaltungsort und den genauen Termindaten inklusive Datum, Uhrzeit und Dauer des Events.

Apropos Metadaten – SEO in der Eventplanung

Lokalen Anbietern und Unternehmen ist regionales SEO keine Unbekannte. Tatsächlich ist die Bedeutung der Suchmaschinenoptimierung inzwischen nämlich fast unerlässlich, wenn man sich gegen die heimische Konkurrenz vor Ort durchsetzen möchte. Das gilt auch für viele Events. Denn ein Veranstalter, der professionelles SEO betreibt, wird im regionalen Suchangebot schneller gefunden und sichert sich den grösseren Bekanntheitsgrad. Das lockt mehr Gäste an und steigert den Umsatz.



Anders als bei rein textbasiertem SEO gestaltet sich Suchmaschinenoptimierung für Events aber nun ein wenig anders. Zwar sollten auch hier essenzielle Schlüsselbegriffe nicht fehlen, die mit dem Event in Verbindung gebracht werden. Ebenso wichtig ist aber die gezielte Verknüpfung von Standortdaten. Tools wie Google MyBusiness und Google Maps sind hier neben Veranstaltungskalendern auf sozialen Plattformen wie Facebook das wichtigste Werkzeug.

Beitrags-SEO für News-Updates, Bildmaterial und Co. sollten Veranstalter gleichermassen gewissenhaft betreiben. Wer es richtig macht, sorgt dafür, dass bei einer Suchanfrage zum Event alle geschalteten Beiträge auf der ersten Seite der Suchergebnisse zum Thema erscheinen. Das verschafft Besuchern einen Überblick zur Eventhistorie und zeigt Ihnen, dass Sie eifrig an einem professionellen Veranstaltungskonzept arbeiten. Google arbeitet in diesem Zusammenhang neben derzeit sogar an einem speziellen Markup für den Eventstatus in Suchmaschinen. Dadurch sollen Veranstalter in der Lage sein, virtuelle, verlegte und gecanelte Events sofort an die Suchmaschine zu übermitteln.

Nützliche Software für die Eventplanung

Von Gästelisten über Terminkalender bis hin zur Raumgestaltung – es gibt eine Fülle von Programmen, die eine Eventplanung per Software ermöglichen. Von Vorteil ist an diesen Softwareprogrammen, dass sie meist mehrere Planungsschritte kompakt in einem Tool darstellen. Man muss daher nicht aufwändig zwischen verschiedenen Webseiten hin und her klicken und die Zettelwirtschaft für Notizen und To-Do-Listen hält sich in Grenzen. Darüber hinaus vereinfachen einige Planungsprogramme auch die Kommunikations mit Teammitgliedern. Ausgearbeitete Lösungen lassen sich so ohne grossen Aufwand per Mail oder Social Media Teilen.

 

Titelbild: SFIO CRACHO – shutterstock.com


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