Eventplanung – so lassen sich Katastrophen verhindern

Die Planung eines guten Events steht auf wackeligen Beinen, denn hier greifen so viele Zahnräder ineinander, dass es zu einem Problem werden kann, wenn etwas nicht funktioniert.

Zahlreiche Menschen sind schon gescheitert und standen schliesslich vor einem Problem bei der Planung und Umsetzung von Events. Hier gibt es Tipps, um genau dies zu vermeiden.

Keine Planung ohne Plan

Auf den Bürostuhl setzen, die Ärmel nach oben schieben und los geht es? Das könnte der perfekte Start für ein Event sein. Es könnte aber auch der perfekte Start für eine Katastrophe sein. In den wenigsten Fällen ist es eine gute Idee, ohne Plan durchzustarten. Stattdessen sollte ein System entwickelt werden. Eine Checkliste ist für das gesamte Team eine grosse Hilfe. Vor allem auch dann, wenn es hier Zielvereinbarungen mit Deadlines gibt. Dadurch werden die Vorgaben und notwendigen Handlungen verbindlich und es kann besser geplant werden.

Die Zusammenstellung des Teams

Bei der Grösse des Teams kommt es natürlich darauf an, um was für ein Event es sich handelt. Tatsächlich gibt es hier deutliche Unterschiede. Die grundsätzliche Empfehlung lautet aber, so viele wie nötig und so wenig wie möglich. Ein grosses Team hat immer auch das Problem, dass hier viele Kommunikationswege entstehen. Das kann zu Problemen führen. Umso wichtiger ist es, sich mit Menschen zu umgeben, die Ziele und Absprachen einhalten können und vielleicht auch schon eine gewisse Erfahrung mitbringen.

Die Probleme mit dem Programm

Die Erfahrungen zeigen, dass es bei vielen Events Probleme vor allem in der Planung der Programme gibt. Pausen mit einer Dauer von nur 15 oder 20 Minuten sind deutlich zu gering. Es kann davon ausgegangen werden, dass sich der Verlauf nach hinten verschiebt und die Gäste möglicherweise enttäuscht sind. Dadurch ist es besser, direkt von Beginn an davon auszugehen, dass die Pausen etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Speaker und Live-Gäste in der Hinterhand haben

Kaum etwas ist so ärgerlich wie ein Speaker, der dann doch nicht kommt. Das lässt sich aber nur schwer vorausplanen. Daher ist es gut, wenn es noch ein oder zwei Live-Gäste gibt, die als Ersatz gebucht werden können – auch kurzfristig.

 

Titelbild: garagestock – shutterstock.com

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