Was macht eine Veranstaltung erfolgreich?

03.03.2014 |  Von  |  Alles, Allgemein, Geschäftlich
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Jeder kennt die Thematik oder hat sie in irgendeiner Form schon erlebt. Langweilige, viel zu lang dauernde Meetings, bei denen am Ende nicht viel Resultat steht. Haben Sie sich auch schon einmal überlegt, was es eigentlich braucht, damit die Leute entspannt und motiviert die Location verlassen? Eines ist sicher: Bereits bei der Planung sollten Sie einige Dinge bedenken und beachten, dann ist Ihr Meeting nicht nur erfolgreich, sondern kommt auch beim Publikum an.

Erste Überlegungen betreffen die Zusammensetzung



Ob Sie nun ein Meeting für Ihre Mitarbeiter veranstalten oder im Zuge so einer Veranstaltung die Planung und Vorbereitung eines Events besprechen möchten: Klar ist, dass es die richtige Vorbereitung braucht. Dazu gehört in erster Linie, dass Sie sich überlegen, wer dabei sein sollte und wer nicht.

Das hat immer auch etwas mit Politik zu tun, wobei Sie unbedingt darauf achten sollten, niemanden zu übergehen oder zu unterschätzen. Der ganze Sinn von erfolgreichen Meetings ist nämlich auch, dass ein gewisser Ideenfluss freigesetzt und gut kombiniert wird. Das erste Kriterium, das Sie sich überlegen sollten, ist die Notwendigkeit. Wer ist für die Planung unbedingt erforderlich bzw. wer hat in der Thematik bereits Erfahrung oder meist die besten Ideen? Es gibt kein grundsätzliches Patentrezept, das Sie auf alle Situationen anwenden können, doch im Zweifelsfall macht es Sinn, lieber eine Person mehr einzuladen als jemanden zu übergehen oder sich auch gute Ideen und Inputs entgehen zu lassen.

Die Agenda als wichtiges Organisationsmittel

Wenn Sie ein Event organisieren, benötigen Sie eine gut gemachte und strukturierte Agenda. Diese sollte bereits die Abhaltung des Meetings umfassen und Zeit, Ort und Teilnehmer genau auflisten. Zu empfehlen ist weiters, dass Sie die technischen Hilfsmittel, die zum Einsatz kommen, ebenso auflisten. Nicht zu vergessen sind natürlich die Themen, die Sie je nach Tagesordnungspunkten formulieren können. Dazu müssen die relevanten Verantwortlichen eingetragen werden. So haben Sie und alle Beteiligten immer einen genauen Überblick, wann, wo und vor allem wer für etwas zuständig bzw. betreffende Ansprechperson ist.





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Die Agenda als wichtiges Organisationsmittel. (Bild: Minerva Studio / shutterstock.com)




Das Protokoll des Meetings muss analog zu den Besprechungspunkten die gleiche Struktur aufweisen und so für jeden überschaubar und auskunftsträchtig sein. Das gelungene Ergebnis der Besprechung ist zugleich der Erfolg für eine gelungene Veranstaltung, denn die Basis ist gerade bei Events mehr als ausschlaggebend. In diesem Sinne sollten Sie die Agenda gestalten und verfassen, denn diese ist unabdingbar notwendige Grundlage für das spätere Gelingen.

Thema der Veranstaltung genau definieren

Wenn Sie eine Veranstaltung planen und nach einem passenden Titel bzw. Thema suchen, sollten Sie in erster Linie die Bedürfnisse Ihrer Kunden oder Mitarbeiter im Auge haben. Welche Informationen könnten für die beiden Zielgruppen interessant oder zielführend sein? Gibt es aufgetretene Probleme, für die der Kunde eine professionelle Lösung erwartet? Oder haben Sie einfach Grund zu feiern, möglicherweise ein erfolgreiches Geschäftsjahr oder die Einweihung einer neuen Betriebsstätte? Schaffen Sie einen Reiz zur Teilnahme an Ihrem Event, indem Sie interessante Redner oder Vortragende einladen und zu einem bestimmten Thema, das aktuell ist, sprechen lassen.

Location und Zeitpunkt sind entscheidend

Der Veranstaltungsort ist besonders wichtig, denn er soll quasi Signalwirkung für Ihr Event haben. Er soll aber gleichzeitig Neugier wecken und die Leute so interessieren oder faszinieren, dass sie zur Teilnahme überzeugt werden können. Wenn Sie sich für einen simplen Hotelsaal entscheiden, ist dies meist zwar praktisch und effizient, doch für Ihre Gäste wenig reizvoll. Lassen Sie sich eine ungewöhnliche Location einfallen, eine stillgelegte Fabrikhalle, ein Museum oder im Sommer eine Rasenfläche im Grün. Wichtig ist, neben der Botschaft, die Sie mit Ihrem Event transportieren möchten auch die Zielgruppe nicht aus den Augen zu verlieren. Handwerker oder Angestellte eines Technikunternehmens fühlen sich vermutlich in einem nüchternen sachlich gestalteten Raum nicht ganz so wohl wie etwa Rechtsanwälte oder Ärzte.



Ist die Location gefunden, geht es noch um den richtigen Termin für Ihr Event. Bevor Sie diesen festlegen, sollten Sie einen Blick in den Kalender werfen und eventuelle Ferienzeiten kontrollieren. Achten Sie darauf, dass zu gewissen Terminen einige Branchen Messeveranstaltungen besuchen und vielleicht gerade nicht vor Ort sind, wenn Sie Ihr Event planen. Wann ist Hochsaison bei Ihrem Kunden? Dieser hat nach einem stressigen Arbeitsalltag vermutlich wenig Lust, noch eine Veranstaltung zu besuchen. Nicht zu unterschätzen ist auch die Bedeutung des Sportkalenders. Wann sind wichtige Fussballspiele oder Wintersportveranstaltungen? Viele verfolgen ihren Lieblingsverein im Stadion oder ihre Lieblingssportler am TV-Gerät und haben dann keine Zeit, um Ihr Event zu besuchen.

Gute Organisation darf nicht bemerkt werden

Ein wichtiges Motto für eine gelungene Veranstaltung ist einfach: gute Organisation ist kaum zu bemerken, schlechte hingegen fällt immer auf. Oft sind es Kleinigkeiten, die für die Gäste ein gelungenes Fest ausmachen oder eben dessen Scheitern. Machen Sie sich klar, dass diese eine gegensätzliche Perspektive einnehmen als Sie als Gastgeber. Während Sie auf Inhalte achten, bewertet der Besucher die stickige Luft oder möglicherweise einen ungepolsterten Stuhl und bewertet daraufhin das Event generell als schlecht organisiert.



 

Oberstes Bild: © Andrey_Popov – shutterstock.com



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