So gelingt die Wohltätigkeitsveranstaltung – Teil 4: Machen Sie Ihr Event bekannt

04.06.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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So gelingt die Wohltätigkeitsveranstaltung – Teil 4: Machen Sie Ihr Event bekannt
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Das A und O eines jeden Wohltätigkeits-Events ist eine gute Promo im Vorfeld. Je mehr Leute von Ihrer Veranstaltung erfahren, desto grösser wird natürlich auch die Teilnehmerzahl sein. Deshalb ist es von fundamentaler Wichtigkeit, die PR-Maschinerie früh genug anzuschmeissen und das Event zu bewerben.

Verschiedene Tools und Tricks helfen Ihnen nicht nur, Ihre Veranstaltung bekannt zu machen, sondern auch dabei, sie perfekt zu koordinieren. Von der eigenen Website für das Event bis hin zu Seiten auf Facebook und anderen Social-Media-Plattformen erfahren Sie alles, was Sie wissen sollten, damit alle Welt über Ihr Event spricht!




Dies ist ein Bericht in fünf Teilen zum Thema „So gelingt die Wohltätigkeitsveranstaltung“:

Teil 1: „Aussergewöhnliche Ideen für den guten Zweck“
Teil 2: „Planung und Organisation“
Teil 3: „Zeitrahmen und Vorbereitungen“
Teil 4: „Machen Sie Ihr Event bekannt“
Teil 5: „Nach dem Event ist vor dem Event“


Die Website zum Event – die erste Anlaufstelle



Ihre Webpräsenz sollte für potenzielle Gäste und Gönner die erste Anlaufstelle sein. Hier können sie nicht nur Tickets kaufen, sondern werden auch über alle Neuigkeiten auf dem Laufenden gehalten. Im besten Falle sollten alle Tickets über die Website gekauft werden. Es gibt verschiedene Tools, die sich in das Webdesign implementieren lassen und über welche die Bezahlung sicher und mit nur wenigen Schritten abgewickelt werden kann. So ist eine Zahlung sowohl mit Kreditkarten als auch über PayPal bei den Teilnehmern oftmals am beliebtesten.

Schaffen Sie Anreize und machen Sie Lust auf das Event – ein guter Tipp, um schon frühzeitig Karten zu verkaufen, sind vergünstigte Preise. Je frühzeitiger man bucht, umso spürbarer ist der Preisvorteil.

Stellen Sie ebenfalls sicher, dass man auf der Seite auch ausserhalb der Tickets spenden kann. Hat sich Ihr Event erst einmal herumgesprochen, werden eventuell manche Firmen oder Personen spenden wollen, auch ohne an der Veranstaltung teilnehmen zu können. Je aktueller Sie die Internetseite halten, umso mehr „Traffic“ werden Sie damit generieren – und umso mehr Teilnehmer werden sich ankündigen.



Ohne Facebook funktioniert heute so gut wie nichts mehr

Viele Leute schauen gar nicht mehr grossartig auf Internetseiten – sie schauen direkt auf Facebook nach. Durch die Möglichkeit, dort nicht nur Seiten zu „liken“, sondern auch direkt mit den eigenen Freunden zu teilen, können sich Events rasend schnell verbreiten und zu einer höheren Aufmerksamkeit beitragen. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten (von denen Sie im besten Fall beide nutzen sollten): zum einen eine Facebook-Seite für das Event und zum anderen einen Kalendereintrag. Über die Facebook-Seite können Sie News, Informationen und Bilder teilen und von den Gästen auch kommentieren lassen. Je aktiver der Austausch zwischen Ihnen und den Usern ist, umso grösser wird auch das Interesse an der Veranstaltung sein.

Der Eventeintrag ist insofern von Vorteil, als nicht nur Gäste ihre Teilnahme mit nur einem Klick ankündigen können, sondern diese auch in der eigenen Timeline rechtzeitig daran erinnert werden. Zudem können die User ihre Freunde zum Event einladen und die Teilnehmerzahl wächst. Stellen Sie allerdings sicher, dass beide Seiten mit Ihrer Internetpräsenz verlinkt sind, damit die Gäste auch direkt die Tickets kaufen können. Ein „Like“ ist schnell getan – aber Sie möchten viel Geld sammeln, und das funktioniert nur über eine verbindliche Zusage.

Werbung im Radio, TV oder über Plakate. (Bild: Stuart Miles / Shutterstock.com)

Werbung im Radio, TV oder über Plakate. (Bild: Stuart Miles / Shutterstock.com)

Werbung im Radio, TV oder über Plakate

Das Ziel einer jeden Wohltätigkeitsveranstaltung sollte sein, möglichst viele Spenden für den guten Zweck zu sammeln. Nutzen Sie lokale Radio- und Fernsehstationen, um Ihr Event zu bewerben. Und dabei müssen es nicht immer bezahlte Spots oder Anzeigen sein. Fragen Sie freundlich nach, ob Interesse an einer kleinen Reportage besteht. Dort können Sie erzählen, wofür das gesammelte Geld verwendet werden soll. Wenn die Leute einen Blick „hinter die Kulissen“ erhalten, entwickeln sie eine emotionale Verbindung und können sich besser mit dem Event identifizieren. Und gerade bei lokalen Wohltätigkeitsveranstaltungen kann Ihnen eine solche Reportage viele neue Gäste bringen.



Auch Plakate können Ihrem Event einen Boost verleihen. Man sollte bei der Planung eines Wohltätigkeitsevents immer versuchen, auch eine digitale Druckerei als Sponsor zu gewinnen, denn das kann die Kosten für Werbeflyer, Banner und ähnliches Werbematerial um ein Vielfaches reduzieren.

Twitter als Eventbegleitung

Die Social-Media-Plattform Twitter ist mittlerweile ein starker Konkurrent für Facebook geworden – und gerade für kurze Informationen und „Anreisser“ besonders beliebt. Es geht darum, mit den eigenen Tweets eine „Followerschaft“ aufzubauen, die jene weiterverbreitet. Lassen Sie sich frühzeitig einen schmissigen Hashtag einfallen, mit dem Sie Ihre Tweets für das Event kennzeichnen, zum Beispiel „‚DasEvent2014“. Ziel sollte es sein, dass auch Ihre Gäste über das Event tweeten und es somit noch bekannter machen. Je nachdem, wie viele Leute Ihnen folgen, können Sie mit nur einem einzigen Tweet von 160 Zeichen Tausende User erreichen.

Versuchen Sie schon beim Design der Werbeplakate und Co. den Hashtag zu vermerken, sodass die Gäste von Anfang an wissen, wonach sie suchen müssen. Während des Events können die Gäste Fotos und Eindrücke vom Event posten – die Sie hinterher auch bei der Auswertung der Wohltätigkeitsveranstaltung nutzen können. Zudem ist es eine schöne Nachbegleitung, wenn Sie die Reaktionen auf Ihr Event bei Twitter gesammelt auf Ihrer Internetseite präsentieren können. Nirgendwo werden Trends und Events so schnell bekannt wie auf Twitter – lassen Sie diese Option also niemals ungenutzt!



 

Media-Stuart Miles-Shutterstock.com



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