So gelingt die Wohltätigkeitsveranstaltung – Teil 3: Zeitrahmen und Vorbereitungen

04.06.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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So gelingt die Wohltätigkeitsveranstaltung – Teil 3: Zeitrahmen und Vorbereitungen
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Das Geheimnis einer wirklich erfolgreichen Wohltätigkeitsveranstaltung liegt in der Planung. Ist diese nicht auf den Punkt genau, so droht Chaos beim Event. Natürlich können wir hier nur von einer fiktiven (und grösseren) Veranstaltung schreiben, und gerade deshalb wird es nötig sein, dass Sie den Zeitplan an Ihre eigenen Anforderungen sowie Bedürfnisse anpassen. Aber wie immer bei solchen Listen gilt: Man nimmt für sich heraus, was man am Ende braucht.

In unserem fiktionalen Beispiel wird ein grosses Event geplant, mit Gala und stiller Auktion. Diese Form von Veranstaltung erfordert eine lange Vorbereitungszeit – und exakt hier setzen wir an.




Dies ist ein Bericht in fünf Teilen zum Thema „So gelingt die Wohltätigkeitsveranstaltung“:

Teil 1: „Aussergewöhnliche Ideen für den guten Zweck“
Teil 2: „Planung und Organisation“
Teil 3: „Zeitrahmen und Vorbereitungen“
Teil 4: „Machen Sie Ihr Event bekannt“
Teil 5: „Nach dem Event ist vor dem Event“


Neun bis zwölf Monate vor dem Event



Die Entscheidung ist gefallen, Sie planen ein Wohltätigkeitsevent. Jetzt ist es an der Zeit, sich Ihr Team zusammenzustellen, denn eines der Geheimnisse bei der Planung einer solchen Veranstaltung liegt in der effizienten Teamarbeit. Ohne Unterstützung ist es so gut wie unmöglich, wirklich alle Bereiche abzudecken. Beraumen Sie ein erstes Treffen an, bei dem eine Bestandsaufnahme des tatsächlich vorhandenen Budgets und möglicher Sponsorengelder gemacht wird. Legen Sie nun die Grundsteine für die Veranstaltung, fragen Sie Termine bei möglichen Veranstaltungsorten und Caterern an und bereiten Sie eine Präsentation für die Sponsoren vor, denn diese werden Sie unbedingt benötigen.

Im Zuge dessen sollten Sie auch mit der Planung einer Internetseite beginnen. Über diese Page können nicht nur Tickets verkauft und die Fortschritte intern koordiniert werden, man hat zusätzlich auch verschiedene Tools, mit welchen Spenden schon im Vorfeld angenommen werden können.



Noch sechs bis neun Monate bis zur Veranstaltung

Neun Monate können einem wie eine Ewigkeit erscheinen – nicht so jedoch, wenn Sie mitten in den Planungen für Ihre Wohltätigkeitsveranstaltung stecken. Jetzt haben Sie alle Hände voll zu tun; allem voran müssen nun das endgültige Datum und die Location für das Event festgelegt und gebucht werden. Auch das Essen bzw. Catering sollte nun angesprochen werden (auch wenn man bei diesem Thema oft kurzfristig umplanen kann, wenn es denn wirklich sein muss).

Nun gilt es auch, das endgültige Budget zu eruieren, was bedeutet, die Präsentationen für die Sponsoren müssen fertig sein und versendet oder übergeben werden. Und sie sind in der Form nachzuverfolgen, dass man mögliche Sponsoren zu ihrem gewünschten Beitrag befragt. Bieten Sie den potenziellen Gönnern verschiedene Sponsoren-Pakete an, aus denen sie auswählen können, um ein Sponsoring attraktiver zu gestalten.



Sollen auf dem Event Redner oder Liveacts auftreten? Je früher diese gebucht werden, desto wahrscheinlicher ist ihre Teilnahme. Sobald diese gesichert ist, kann man mit der Entwicklung der Werbeplakate, Eintrittskarten und ähnlicher Dinge beginnen. Im Zuge dessen sollte circa sechs Monate vor dem Event auch die Internetseite online gehen, zum Beispiel mit der Möglichkeit, Eintrittstickets frühzeitig zu einem Sonderpreis zu erwerben.

Detailarbeit: drei bis sechs Monate vor dem Event

Ihr Ablaufrahmen steht, nun geht es an die kleinen Feinheiten, die Ihr Event von anderen abheben sollen – und damit lässt sich auch die Lust der Gäste auf Spenden nachhaltig erhöhen. Machen Sie sich nun einen genauen Plan der Location – wo sollen die Tische stehen, wo die Bühne und vor allem, wie soll die Dekoration aussehen? Wenn zum Beispiel Banner und andere bedruckte Deko-Gegenstände im Raum verteilt werden sollen, müssen diese jetzt zeitnah geordert werden. Auch falls Sie planen, kleine Geschenke an die Gäste zu verteilen, sollten Sie sicherstellen, dass es bedruckte Geschenktütchen gibt (eine Druckerei unter den Sponsoren ist in einem solchen Fall übrigens äusserst nützlich!).

Wenn Sie als besonderes Schmankerl eine Auktion (egal ob still oder öffentlich) anbieten möchten, müssen nun die Artikel dafür organisiert werden. Auch hier können Sponsoren aushelfen – entweder durch Sachspenden, die zur Auktion angeboten werden, oder durch Geldspenden, mit denen Sie entsprechende Gegenstände erwerben können.

Auf der Zielgeraden: noch einen bis drei Monate bis zum Event

Zeit für eine kleine Atempause. Wenn Sie sich an den Zeitplan gehalten haben, können Sie sich nun kleineren Aufgaben widmen. Planen Sie Ihre Helfer ein – Hostessen, Empfangsdamen, einen Auktionator und so weiter. Sorgen Sie im besten Fall auch für einen einheitlichen Dresscode der Helfer, zum Beispiel eine schwarze Hose und eine schwarze Bluse bzw. ein schwarzes Hemd.

Auch die Promotion Ihres Events sollte nun auf vollen Touren laufen. Die Plakate sollten hängen und die Einladungen verschickt worden sein. Dies im besten Fall schriftlich, denn die Leute lieben es, Post zu bekommen, die keine Zahlungsaufforderungen enthält. Und welches Event kann man heute schon noch promoten ohne eine Facebook-Seite und einen Twitter-Account? Auf der Seite können Sie Informationen zu den Gästen posten oder kleine Bilder von den Vorbereitungen online stellen. Das schafft schon im Vorfeld Interesse!

Der Countdown läuft. Kontrollieren Sie Ihre Bemühungen vor dem Event. (Bild: Alhovik / Shutterstock.com)

Der Countdown läuft. Kontrollieren Sie Ihre Bemühungen vor dem Event. (Bild: Alhovik / Shutterstock.com)

Noch eine Woche – der Countdown läuft!

Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, all Ihre bisherigen Bemühungen nochmals zu kontrollieren. Besprechen Sie das endgültige Menü mit dem Caterer oder dem Restaurant. Sie sollten nun auch nochmals mit den Rednern und „Special Guests“ kommunizieren und nachfragen, ob diese noch etwas für ihren Auftritt benötigen. Bereiten Sie die Waren für die Auktion und die Geschenktüten vor, sodass diese am Tag des Events nur noch an ihren vorgesehenen Plätzen aufgestellt werden müssen.

Machen Sie sich für den grossen Tag einen genauen Ablaufplan und sprechen Sie sich mit Ihrem Team genaustens ab! Am Abend vor dem Event gilt: Gehen Sie frühzeitig ins Bett! Es ist sinnlos, bis tief in die Nacht an Feinheiten zu arbeiten – Sie wollen doch am grossen Tag nicht müde und abgespannt wirken!

Geldbörsen auf – der entscheidende und lang erwartete Tag ist da

Die letzten Stunden vor dem Event werden mehr als turbulent. Die Dekorationen müssen angebracht beziehungsweise von Ihnen kontrolliert werden und auch technische Feinheiten wie die Beleuchtung oder das Sound-Equipment sollten, bevor es losgeht, noch einmal gecheckt werden. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und führen Sie eine kleine Teambesprechung durch, bei der Sie Ihr Team motivieren und einschwören. Das hebt die Stimmung – und die Moral.

Und nun, nach all den Vorbereitungen, kommen die ersten Gäste. Viel Glück, viel Erfolg und eine grosse Spendensumme!



 

Oberstes Bild: © Rawpixel – Shutterstock.com



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