Das KMU-Event – Wie kleine und mittlere Unternehmen budgetschonend von Veranstaltungen profitieren (Teil 2)

05.05.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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Teil 2: Budget und Kommunikation

5. Bleiben Sie unbedingt in der ganzen Umsetzungsphase flexibel – um Ihr Ziel und Ihre Zielgruppe zu erreichen, ist alles andere „verhandelbar“. Je leichter Sie improvisieren können, desto preiswerter und einfacher wird die Event-Organisation. Vielleicht stellen Sie im Laufe der Planungsphase fest, dass Sie sich hinsichtlich Teilnehmeranzahl, Kosten oder der richtigen Venue verschätzt haben. Keine Panik – die Regel lautet: Solange die Einladungen noch nicht ausgesprochen und die ersten Pressemitteilungen nicht versandt sind, gibt es für alles einen angemessenen Kompromiss.

6. Werden Sie vor allem in der Budgetnutzung kreativ. An anderer Stelle haben wir schon ausführlich über die Eventkostenplanung berichtet. Wichtig für KMU: Stellen Sie ein Maximalbudget auf und überschreiten Sie es keinesfalls; niemals sollte eine Veranstaltung Ihre Liquidität gefährden.




Psychologisch betrachtet ist es ausserdem wesentlich günstiger, wenn Ihre Unternehmensgrösse und der Veranstaltungsaufwand einheitlich sind. Sicher: Gerade Start-up-Gründer denken gerne, sie müssten zumindest ein bisschen blenden, um vor den Veranstaltungen der Mitbewerber nicht zu verblassen. Bedenken Sie dabei nur, dass ein Event immer auch Standards setzt, die Sie weiterhin einhalten müssen, wollen Sie nicht als Blender dastehen. Glänzen Sie also lieber durch Kreativität und Originalität als durch eine teuer erkaufte „Event-Hülse“.

Die fünf möglichen Säulen der Finanzierung heissen internes Budget, Sponsoren, Ticketverkäufe, Werbeeinnahmen und Crowdfunding. Klopfen Sie Ihr Event auf diese fünf Punkte ab und modifizieren Sie es entsprechend, um es für Sponsoren interessanter zu machen, verschiedene Ticket-Bundles wie etwa Early-Bird-Angebote anbieten zu können oder zusätzliche Projektionsflächen für Werbepartner online und offline zu schaffen. Verwässern Sie dabei aber nie Ihr Ziel und verärgern Sie Ihre Zielgruppe nicht. Steht eine dieser möglichen Konsequenzen im Raum, dann sparen Sie lieber.

7. Marketing ist das A und O, um Teilnehmer zu generieren – gerade, falls es sich um ein kostenpflichtiges Event handeln sollte. Hier lautet die Regel: machen, machen, machen. Und wenn Sie das Gefühl haben, genug Wind gemacht zu haben, dann: noch mal machen. Nutzen Sie jeden potenziellen Multiplikator.






Nutzen Sie jeden potenziellen Multiplikator. (Bild: Christos Georghiou / Shutterstock.com)

Nutzen Sie jeden potenziellen Multiplikator. (Bild: Christos Georghiou / Shutterstock.com)





Um einen detaillierten Marketingplan kommen Sie nicht herum. Schauen Sie sich unbedingt bei Mitbewerbern um, die bereits erfolgreiche, mit Ihrem Event vergleichbare Veranstaltungen organisiert haben, und ziehen Sie deren Kommunikationsstrategie nach. Nutzen Sie vor allem kostengünstige Online-Massnahmen wie Event-Blogs, Twitter-Hashtags, Google-Hangouts, einen eigenen YouTube-Kanal, Presseportale, Social-Media-Profile etc.




Das Geheimnis lautet: Versetzen Sie sich in Ihre Teilnehmer hinein und definieren Sie die drei wichtigsten Gründe, warum diese an Ihrer Veranstaltung teilnehmen würden: interessante Netzwerkmöglichkeiten? Ein faszinierender Sprecher? Ungewöhnliches Entertainment? Einmaliger Wissenstransfer? Formulieren Sie für jeden der definierten Gründe einen sogenannten „Claim“; wählen Sie dann denjenigen aus, auf dem Sie Ihre Kommunikation aufbauen. Zur Verdeutlichung: Dieser Slogan sollte nicht Ihre Event-Absicht wie etwa einen Product-Launch dokumentieren, sondern die Antwort auf ein vorhandenes Bedürfnis Ihrer Zielgruppe wie etwa einen Workshop rund um den Produkteinsatz sein.

8. Machen Sie sich rechtzeitig mit Marketing-Plattformen und -Empfängern vertraut – vor allem in Hinsicht auf Duktus (etwa bei Pressekontakten oder in Social-Media-Gruppen) und Zeitplanung. Was Sie als KMU anzubieten haben, ist meist spezialisierte Kompetenz in Ihrer Branche oder Nische. Nutzen Sie sie: Die Weitergabe ist für Sie kostenfrei (vom Zeitfaktor mal abgesehen), kann aber für Journalisten, Kompetenznetzwerke, Business-Stammtische, Administratoren und vor allem Blogger etc. von unschätzbarem Wert sein. Tauschen Sie die Bereitschaft, Ihrerseits Inhalte zu liefern (ob als Berater, Sprecher, Teilnehmer etc.) gegen die Bewerbung Ihres Events auf externen Plattformen. Erstellen Sie eine Liste aller entsprechenden Kontakte und notieren Sie unbedingt, wann wo welcher Inhalt erscheinen soll, um keine Gelegenheit zu verpassen.

9. Seien Sie kreativ hinsichtlich Ihrer Werbemittel. Natürlich haben Sie nicht das Budget, in der ganzen Stadt Poster aufzuhängen. Aber Sie können in Sekretariaten anfragen, ob diese Ihre Ankündigung an ihre Schwarzen Bretter hängen oder bereit wären, die Einladung über den internen Verteiler zu schicken – Businesspartner sind sicher gern bereit, das Gleiche zu tun, falls sie damit mehrwertigen Inhalt promoten und nicht einfach nur Werbung für Ihr Portfolio machen.

Wie wäre es ausserdem mit einem selbst produzierten Promotion-Video? Kostenlose Software macht inzwischen erstaunliche Ergebnisse möglich. Interview- und Vortragsmitschnitte vergangener Events eignen sich zur Einbindung genauso wie selbst gedrehte Miniclips oder Infografiken. Besonders für kostenpflichtige Events wie Messen, Kongresse und Workshops nehmen Sie möglichen Teilnehmern durch eine solche Visualisierung das Gefühl, „die Katze im Sack“ zu kaufen. Der Videokanal YouTube ist inzwischen zu einer ernst zu nehmenden Suchmaschine geworden. Vergessen Sie deshalb nicht, Ihre Videos für Suchmaschinen zu optimieren.




10. Machen Sie es Ihrem Publikum so einfach wie möglich, sich zu registrieren und/oder zu zahlen. Investieren Sie in eine gute Event-Software, die viele Onlinefunktionen anbietet, und erstellen Sie eine entsprechende Möglichkeit auf Ihrer Website oder Ihrem Blog. Je weniger Menschen sich erst beim Einlass anmelden und auch dort zahlen müssen, desto weniger Arbeit und mehr Vorab-Sicherheit haben Sie.

 

Oberstes Bild: © Thinglass – Shutterstock.com


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