So gelingt die Wohltätigkeitsveranstaltung – Teil 2: Planung und Organisation

26.05.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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So gelingt die Wohltätigkeitsveranstaltung – Teil 2: Planung und Organisation
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Am Anfang der Planung eines Wohltätigkeits-Events steht natürlich die Frage, für welchen Zweck Geld gesammelt werden soll. Anschliessend ist zu klären, mit welcher Art von Veranstaltung man dies am besten realisieren kann.

Da manche Events eine enorme Vorlaufzeit verlangen, sollte man sich die folgenden Punkte im Vorfeld seiner Planung vor Augen führen:

  • der Sinn der Veranstaltung (für wen oder was sollen die Einnahmen gespendet werden?)
  • das Ihnen zur Verfügung stehende Budget
  • Wie viel Vorlaufzeit haben Sie?


Dies ist ein Bericht in fünf Teilen zum Thema „So gelingt die Wohltätigkeitsveranstaltung“:

Teil 1: „Aussergewöhnliche Ideen für den guten Zweck“
Teil 2: „Planung und Organisation“
Teil 3: „Zeitrahmen und Vorbereitungen“
Teil 4: „Machen Sie Ihr Event bekannt“
Teil 5: „Nach dem Event ist vor dem Event“


Wer kommt als möglicher Sponsor infrage?

Erst wenn Sie diese Informationen für sich und Ihr Team geklärt haben, kann mit der eigentlichen Planung der Wohltätigkeitsveranstaltung begonnen werden. Nun fallen die wichtigen Entscheidungen. Dazu gehört beispielsweise, welche Art von Event Sie ausrichten möchten, beziehungsweise wann und wo die Veranstaltung stattfinden soll. Auch Dinge wie Sponsoren, Give-aways oder das Essen müssen nun abgestimmt und koordiniert werden.

Was für eine Veranstaltung ist geplant?

Sie haben Ihr Budget vorliegen und wissen, wie viel Zeit Sie für die Vorbereitungen haben werden. Das bedeutet, jetzt müssen Sie festlegen, welche Art von Event es sein soll. Einige Ideen haben wir Ihnen im letzten Artikel schon vorgestellt, doch die Auswahl ist schier unendlich. Zum Beispiel klassische Galas oder aussergewöhnliche Ideen wie ein Marathon, eine Kochveranstaltung oder ein Golfturnier – wichtig ist nur, dass das Event auch auf Ihre „Zielgruppe“ ausgerichtet ist.

Führen Sie sich Ihr potenzielles Publikum vor Augen und richten Sie die Wahl des Events darauf aus. So ist ein Golfturnier zum Beispiel nur sinnvoll, wenn Sie auch tatsächlich genügend aktive Teilnehmer dafür an den Turnierstart bringen können. Natürlich spielt auch Ihr Budget eine grosse Rolle bei der Wahl des Events. Versuchen Sie von Anfang an so viele Sponsoren wie möglich zu akquirieren und die eigentlichen Kosten für sich so gering wie möglich zu halten. So können die Einnahmen auch tatsächlich dem guten Zweck zugeführt werden und müssen nicht für die eigene Kostendeckung herhalten.

Location, Location, Location

Bei der Wahl Ihres Veranstaltungsortes müssen Sie gleich mehrere Punkte berücksichtigen. Findet Ihr Event in einem Hotel oder einem Veranstaltungszentrum statt, so müssen die Reservierungen meist mehrere Monate im Vorfeld angestossen werden – inklusive einer meist recht saftigen Anzahlung, die bei der Reservierung fällig wird. Planen Sie ein Outdoor-Event, sollten Sie es in eine Zeit legen, in der die Wahrscheinlichkeit eines Ausfalls durch Witterungseinflüsse gering ist. Auszuschliessen ist ein Regenschauer natürlich niemals – deshalb können Sie entweder eine Indoor-Alternative mit einplanen oder zumindest dafür sorgen, dass Ihre Gäste durch aufstellbare Pavillons oder ähnliche Unterstände trocken bleiben.




Zudem sagt die Wahl der Location natürlich auch etwas über das Image aus: Wählen Sie ein kleines Gasthaus, senden Sie ein anderes Signal, als wenn Sie Ihre Veranstaltung im Ballsaal eines Fünf-Sterne-Hotels ausrichten.

Sponsoren finden und begeistern




Der Sinn und Zweck einer jeden Wohltätigkeitsveranstaltung ist es, so viel Geld wie möglich zu sammeln. Im Umkehrschluss impliziert das für Sie natürlich, dass die Kosten so gering wie möglich gehalten werden sollten. Kleine Kosten, hohes Spendenaufkommen. Dies können Sie in den meisten Fällen nur unter Zuhilfenahme von Sponsoren schaffen. Egal ob Sie nur eine kleine Veranstaltung realisieren wollen, bei der Familie und Bekannte als Sponsoren einspringen können, oder ein Event im grossen Stil planen, bei dem Sie das Sponsoring Unternehmen mit dem entsprechenden Budget überlassen.

Gerade dann, wenn der „gute Zweck“ eine lokale Stossrichtung aufweist (zum Beispiel für das örtliche Tierheim o. ä.), sind ansässige Unternehmen gerne bereit, etwas aus der Hauskasse springen zu lassen. Aber auch internationale Unternehmen lassen sich oftmals für das Sponsoring von Events begeistern, die ihnen breite Aufmerksamkeit bringen. Da die Sponsoren für Ihre Budgetplanung von höchster Wichtigkeit sind, sollten Sie schon frühzeitig eine Broschüre oder eine Powerpoint-Präsentation für die Veranstaltung anfertigen sowie verschiedene Sponsoring-Pakete schnüren, aus denen Ihre Gönner auswählen können.




Das leibliche Wohl der Besucher

Egal welche Art von Events Sie planen, Sie sollten in jedem Fall sicherstellen, dass für Ihre Besucher ausreichend Snacks und Softdrinks bereitstehen. Bei kleineren Events kann man Fingerfood oder ähnliche Leckereien noch selbst herstellen, sobald allerdings die zu erwartende Teilnehmerzahl 50 Personen überschreitet, sollte man auf professionelle Hilfe zurückgreifen. Dies können Sie entweder über Cateringfirmen veranlassen oder aber Sie holen sich einen Sponsor an Bord, der selbst für die Verpflegung sorgen kann. Hier bietet sich zum Beispiel ein Restaurant oder eine lokale Gaststätte an.

Bei einem Event ist es nicht unbedingt notwendig, auch alkoholische Getränke parat zu haben, allerdings macht es immer einen guten Eindruck, wenn man zum Beispiel eine leichte Weisswein-Schorle oder artgleiche Drinks zur Hand hat. Stimmen Sie das Essen und die Getränke auf die Art und das Thema des Events ab, um ein einheitliches Bild zu schaffen (zum Beispiel ein Rohkost-Buffet mit mineralischen Getränken für ein Sportevent).






Um Ihr Event noch attraktiver zu gestalten, sollten Sie auch unbedingt für Unterhaltung sorg. (Bild: melis / Shutterstock.com)

Um Ihr Event noch attraktiver zu gestalten, sollten Sie auch unbedingt für Unterhaltung sorg. (Bild: melis / Shutterstock.com)

Gastredner, Liveband und andere Attraktionen




Um Ihr Event noch attraktiver zu gestalten, sollten Sie auch unbedingt für Unterhaltung sorgen. Dies können Sie zum Beispiel durch Gastredner oder „Special Guests“ erreichen, die Ihre Gäste über das Ziel der Veranstaltung aufklären und es ihnen näherbringen. Mit einer emotionalen Rede können sich ganz schnell die Geldbeutel lockern!

Aber damit ist es noch nicht getan. Sorgen Sie für die Unterhaltung Ihrer Gäste, zum Beispiel durch eine Liveband oder ein kleines Orchester, das während einer Gala für die nötige musikalische Untermalung sorgt. Laden Sie einen lokal bekannten Sänger oder eine Sängerin ein und sichern Sie sich dadurch noch mehr Gäste – denn die Fans des Künstlers werden Ihr Event ebenso aufsuchen wollen. Je besser unterhalten sich die Besucher des Events fühlen, desto mehr sind sie in den meisten Fällen auch bereit zu spenden.

 

Oberstes Bild: © VLADGRIN – Shutterstock.com



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