Event-Security – Teil I: So bereiten Sie ein sicheres Event vor

14.02.2014 |  Von  |  Geschäftlich, Indoor, Outdoor, Partner
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Event-Security – Teil I: So bereiten Sie ein sicheres Event vor
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Nicht jedes Event bedarf besonderer Sicherheitsmassnahmen, geschweige denn eines Aufmarsches an Sicherheitsleuten. Dennoch liegt die persönliche Sicherheit Ihrer Gäste in Ihrer Verantwortung und ist nicht zuletzt auch eine Haftungsfrage. Manchmal erhöht nur ein einziger Faktor das Sicherheitsrisiko, wie etwa die Anwesenheit eines Referenten, dessen Thesen kontrovers sind.

Andere Events sind für Zielgruppen attraktiv, bei der die optische Anwesenheit von Sicherheitspersonal präventiv gegen den Ausbruch von Aggressionen wirken kann. Häufig verlangen auch die versicherungstechnischen Vorgaben der Venue gewisse Sicherheitsstandards.



Dies ist ein Bericht in zwei Teilen.

Event-Security – Teil I
Event-Security – Teil II

Was auch immer der Grund für Sie als Veranstalter sein mag, sich mit Event-Security auseinanderzusetzen: Wir haben 11 essenzielle Tipps für Sie zusammengestellt, die dieses eher prekäre Thema deutlich angenehmer machen. Im ersten Teil dieses Beitrags erfahren Sie, was bei der Vorbereitung Ihrer Veranstaltung zu berücksichtigen ist. Der zweite Teil begleitet Sie durch die Security-Massnahmen während der Events.

1. Sichern Sie sich ab – aber bleiben Sie im Rahmen



Vor allem wenn Sie Ihre ersten Events planen, werden Sie wahrscheinlich am liebsten die komplette Schweizergarde für den Abend (oder Tag) engagieren. Entspannen Sie sich. Wenn zu viel Security präsent ist und Ihre Gäste durch massive Sicherheitsmassnahmen eingeschränkt sind, kann das die Stimmung dämpfen und paradoxerweise eine deutlich spürbare Verunsicherung auslösen.

Tragen Sie als erstes ganz in Ruhe alle Fakten zusammen, die ein Risiko für Gäste, Referenten, Publikum, Equipment oder den Veranstaltungsort darstellen könnten. Eruieren Sie die Sicherheitsbedingungen, die am Veranstaltungsort herrschen, anhand einer Checkliste. Wie sehen die Notausgänge aus? Welche Feuerschutzmassnahmen sind umgesetzt? Gibt es ein Räumungsprozedere und genug geschultes Personal, um dieses umzusetzen? Gibt es einen geschützten Ort für das Sanitätszelt und einen konstant frei gehaltenen Ausgang für An- und Abfahrten von Krankentransporten? Gibt es ein Back-up bei Stromausfällen?

Auch wenn deutliche Risikofaktoren bestehen, sollten Sie sich zunächst auf die einfachsten und am wenigsten spürbaren Massnahmen konzentrieren. Veranstalten Sie beispielsweise ein Event mit einem sehr prominenten Referenten, dann bitten Sie Ihre geladenen Gäste einfach, den Veranstaltungsort nicht öffentlich zu machen und erwähnen Sie ihn auch selber nicht.

2. Definieren Sie punktgenau den Einsatzbedarf

Definieren Sie, wann und für welche Aufgaben Sie Security brauchen bzw. diese erwartet wird:

  • In der Aufbau- und Abbauphase zum Schutz von Technik und Ausstattung?
  • Beim Einlass, zur Sicherung von Ordnung und zur Zutrittskontrolle?
  • Beim Ticketing und der Kassabereitstellung
  • Bei der Überwachung der Event-Abrechnung?
  • Für die Personen- und Taschenkontrolle?
  • Als VIP-Begleitung und persönlicher Personenschutz?
  • Als Overnight-Security bei mehrtägigen Indoor- und Outdoor-Events?

Erfragen Sie die Erwartungen der Venue, Ihrer Veranstaltungspartner wie Equipmentverleiher oder Dekorationsfirmen, im Falle von prominenten Referenten sie selbst oder das Management. Lassen Sie sich die Anforderungen schriftlich geben.

3. Wählen Sie Ihre Sicherheitsfirma sorgfältig aus



Am besten funktioniert dies durch ein persönliches Klärungsgespräch. Nehmen Sie Ihre Notizen mit zum Termin und erbitten Sie eine erste unverbindliche Einschätzung der Sicherheitsfirma. Stellen Sie ausserdem die folgenden Fragen:

  • Über welche Qualifikationen und welches Training verfügt das Personal?
  • Ist es als routiniertes Team fest angestellt oder wird es auf freier Basis zusammengestellt?
  • Welche mit Ihrem Event vergleichbare Veranstaltungen hat die Sicherheitsfirma bereits betreut?
  • Stehen externe Referenzen anderer Veranstalter zur Einsicht zur Verfügung?
  • Wurde die Firma jemals verklagt? Was war das Ergebnis?
  • Wie bereitet sich die Firma auf den Einsatz vor?
  • Nehmen die Verantwortlichen den Veranstaltungsort vorab in Augenschein, bevor sie Ihnen ein Angebot vorlegen?

Verschaffen Sie sich vor Ihrem ersten Event ruhig ausreichend Markttransparenz hinsichtlich der Angebote. Nur so stehen Ihnen Vergleichsdaten zur Verfügung, um schlussendlich Ihrem Bauchgefühl folgen zu können. Fragen Sie, falls möglich, auch andere Veranstalter nach deren Erfahrungen. Sollte der Veranstaltungsort mit einer Sicherheitsfirma zusammenarbeiten, dann lohnt sich in jedem Fall eine Kontaktaufnahme. Hat die Venue eigene Sicherheitsleute eingestellt, dann kooperieren Sie mit diesen von Anfang an; so kommt es im Ernstfall nicht zu Kompetenzgerangel.

4. Sparen Sie nie an der Sicherheit

Sollte sich herausgestellt haben, dass Sie tatsächlich Sicherheitsmassnahmen brauchen, dann planen Sie diese früh in Ihr Budget ein – und nehmen Sie sie auf jeden Fall von allen Sparmassnahmen aus, die sich im Lauf der Planung als notwendig erweisen sollten. Die Versuchung, am Security-Budget zu streichen, ist gross: Im bestem Fall passiert gar nichts und Ihre Investition ist nicht einmal sichtbar in Erscheinung getreten, während Catering und Dekoration jedem ins Auge stechen. Man spart immer automatisch eher am Unsichtbaren. Verbieten Sie sich diesen Instinkt – im Ernstfall kann er diese zur Ihrer ersten und letzten Veranstaltung machen.

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Verlassen Sie sich auf die Profis. (Bild: lichtkunst.73 / pixelio.de)




5. Verlassen Sie sich auf die Profis

Greifen Sie nicht aus Budgetgründen auf freie Sicherheitsleute oder Bekannte von Bekannten zurück. Ein auszeichnendes Merkmal von gutem Security-Personal ist deren De-Eskalationskompetenz: Ihr ausgezeichnetes Training und ihre Erfahrung erlaubt es ihnen, eine Situation präzise einzuschätzen, den oder die Urheber der Krise klar zu identifizieren und zu neutralisieren. Eine unqualifizierte Kraft ist selten in der Lage, einen derart kühlen Kopf zu bewahren und kann im Ernstfall selbst zum Risikofaktor werden.

Wenn Sie Profis vor Ort haben, sollten Sie ihnen vertrauen. Dies ist für Veranstalter ein schwieriger Schritt, die naturgemäss alles selbst in der Hand behalten wollen. Im Falle der Planung und Ausführung von Sicherheitsmassnahmen kann ein dilettantisches Eingreifen ganze Einsätze gefährden, die sonst ihre eigene, reibungslose Dynamik haben. In manchen Fällen findet ein Veranstalter auch bestimmte Massnahmen als unnötig und als Zumutung für seine Gäste – etwa die Personendurchsuchung von Referenten oder Künstlern und deren Begleitung. Lassen Sie dies dennoch zu – sind diese selber Profis, werden sie das damit verbundene Sicherheitsniveau zu schätzen wissen.



 

Oberstes Bild: @ borabalbey – Fotolia.com



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