Event-Apps – interaktive Organisation von Corporate Events und Konferenzen

[vc_row][vc_column][vc_column_text]In den USA sind sie bereits Standard – und auch in der Schweiz inzwischen angekommen. Die Rede ist von Event-Apps, welche die Vorbereitung von Corporate Events und Konferenzen immens erleichtern können. Die Planung sowie die Kommunikation mit den Veranstaltungsteilnehmern erfolgen damit über Mobilgeräte, also Smartphones oder Tablets. Den neuen "technologischen Gewohnheiten" kommen sie damit weit entgegen. Natürlich lässt sich mit Event-Apps ein komplettes Veranstaltungsprogramm erstellen, fortlaufend aktualisieren und an die registrierten Teilnehmer versenden. Das Informationsprozedere wird durch die Programme deutlich unkomplizierter als bisher. Zudem kann sich der Veranstalter über eine vor allem bei Grossveranstaltungen spürbare Einsparung von Ressourcen freuen. Der Fokus der mobilen Apps liegt jedoch nicht nur darauf, sondern nicht zuletzt auch auf Echtzeit-Kommunikation. Beispielsweise lassen sich damit Umfragen erstellen oder Notizen machen. Auch die Anbindung an soziale Netzwerke – Facebook, Twitter & Co. – ist damit möglich. Die integrierte Chatfunktion unterstützt den direkten Dialog der Teilnehmer mit dem Veranstalter, den Referenten und vor allem untereinander.

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WhatsApp für Events nutzen – sinnvolles Gadget oder doch nur Unsinn?

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Nachdem der Facebook-Gründer Mark Zuckerberg sage und schreibe 19 Milliarden US-Dollar für den Short-Message Service WhatsApp bezahlt hat, haben sich die Augen auf die kleine, nützliche App gerichtet. Über sie kann man sekundenschnell Nachrichten an seine Kontakte verschicken, und es ist (bis auf eine einmalige, winzige Gebühr) kostenlos bzw. zapft nur das Datenvolumen des Smartphones an. In Zeiten von Flatrates keine grosse Sache. Auch Eventplaner und zahlreiche andere Leute aus der Branche können ohne die App schon nicht mehr richtig arbeiten – aber wie nutzt man sie am geschicktesten für ein Event? Und was ist überhaupt erlaubt? Als erste Regel in den Nutzungsbedingungen von WhatsApp steht zu lesen: Über die App Werbung zu verschicken ist laut AGB verboten! Ob sich dies durch den Kauf von Facebook, das ja bekanntlich nicht zimperlich mit Werbeeinblendungen umgeht, ändert, steht noch in den Sternen. Kundenservice und -beratung sind allerdings erlaubt, und genau dafür sollte man als Eventplaner WhatsApp auch nutzen. Es ist ein einfacher Weg, mit seinen Klienten und potenziellen Gästen in Kontakt zu bleiben (natürlich immer vorausgesetzt, man hat die Handynummer des Gegenübers) und die Beziehungen zu pflegen. Und das auch ganz ohne explizite Werbung! Ein Vorteil des Kundenservice über WhatsApp gegenüber anderen Social Media Tools wie Twitter ist übrigens die Tatsache, dass man sich hier nicht auf 140 Zeichen beschränken muss.

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Social Media und Ihr Event – beliebte Fehler und wie Sie sie verhindern können

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Ganz gleich, was für eine Art von Veranstaltung Sie planen, von der professionellen Konferenz mit Teilnehmern aus aller Welt bis hin zur Jubiläumsfeier eines Unternehmens, die sozialen Medien sollten zu Ihrer Planung genauso gehören wie das Menü, das Licht oder die Gästeliste. Allerdings stecken gerade im Umgang mit Twitter, Facebook und Co. unnötige Fehlerquellen, die Ihren Erfolg schmälern können. Dabei kann es so einfach sein, diese Fauxpas zu vermeiden – wenn man sich an einige einfache Regeln hält. Hinter der Webpage für ein Event steht zumeist ein Webdesigner, der sich zwar perfekt mit dem technischen Aspekt Ihrer Seiten auskennt und auch die passende Fanpage auf Facebook oder einen Twitter-Account anlegen kann. Aber er weiss oftmals nichts über das Event an sich. Wenn dieser Techniker sich jetzt plötzlich um die Anfragen, die zum Event eingehen werden, kümmern muss, kommt dabei ohne Hintergrundwissen eher nichts Gutes heraus. Deshalb ist es unbedingt vonnöten, dass Sie sich entweder persönlich um die Betreuung dieser Seiten kümmern oder aber eine Person aus Ihrem Team übernimmt, die sowohl mit den Einzelheiten der Veranstaltung als auch mit dem Umgang mit sozialen Medien vertraut ist. Diese Person hat die volle Verantwortung und auch die Befugnis, Informationen zu geben, und sollte im besten Fall auch immer den richtigen Ton für das richtige Medium treffen. Nicht jeder Mensch schafft es, sich in 140 Zeichen klar auszudrücken, und nicht jedes Teammitglied wird wissen, wie man potenzielle Gäste dazu animiert, sich von Anfang an zu engagieren.

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Eventmarketing auf Social-Media-Plattformen, Teil 2 – die Fortsetzung

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Im ersten Teil unseres Ratgebers zum Thema Social Media Marketing für Events haben wir Ihnen fünf wichtige Tipps für diese Spezialform der Eventorganisation gegeben. Da aller guten Dinge aber zehn sind (oder so ähnlich ...), liefern wir Ihnen an dieser Stelle weitere fünf Hinweise, die Sie sich näher anschauen sollten. Wie auch im vorangegangenen Ratgeber gilt: Die Tipps sind in keiner speziellen Reihenfolge aufgebaut. Der erste Ratschlag ist also nicht wichtiger als der letzte oder umgekehrt. Sie sollten daher versuchen, alle Tricks mit der gleichen Sorgfalt anzugehen, um nicht ein womöglich wichtiges Feld komplett zu ignorieren.

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Eventmarketing auf Social-Media-Plattformen, Teil 1 – die Anfänge

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Events sollten Sie unbedingt auch über die etablierten Social-Media-Kanäle bekannt machen – und damit erzählen wir Ihnen sicherlich nichts Neues. Allerdings können Sie auch bei dieser Arbeit viele Fehler machen. Wir helfen Ihnen daher mit den zehn besten Tipps dafür, Ihre Veranstaltung über Facebook & Co. auch im digitalen Zeitalter an die grosse Glocke zu hängen. Vernachlässigen dürfen Sie diese Punkte unterdessen natürlich gar nicht. Es ist jedoch schwer, in der lauten, bunten Welt der Social-Media-Dienste den Überblick zu behalten und die wertvollen von den überflüssigen Hinweisen zu unterscheiden. Wenn Sie also sagen: "Es gibt doch aber viel mehr als zehn gute Tricks!", dann haben Sie sicherlich recht – aber wir konzentrieren uns an dieser Stelle auf die wirklich wichtigen Aspekte dieses Teils im Eventmanagement.

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Eventorganisation offline: Warum Social Media manchmal der falsche Weg sind

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]In vergangenen Berichten haben wir darauf hingewiesen, wie die Nutzung von Social Media Ihre Events nachhaltig beeinflussen kann. Allerdings ist auch der umgekehrte Fall denkbar: Sie möchten soziale Dienste einsetzen – aber sollten das gar nicht tun. Dies muss nicht Ihr "Fehler" sein. Für manche Eventtypen und auch einige ausgewählte Gruppen an Besuchern ist es gar nicht von Vorteil, um jeden Preis auf Twitter und ähnliche Kanäle zu setzen. Schauen wir uns also einige dieser Sonderfälle an und klären, warum sie gar nicht so dramatisch sind.

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So gelingt die Wohltätigkeitsveranstaltung – Teil 4: Machen Sie Ihr Event bekannt

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Das A und O eines jeden Wohltätigkeits-Events ist eine gute Promo im Vorfeld. Je mehr Leute von Ihrer Veranstaltung erfahren, desto grösser wird natürlich auch die Teilnehmerzahl sein. Deshalb ist es von fundamentaler Wichtigkeit, die PR-Maschinerie früh genug anzuschmeissen und das Event zu bewerben. Verschiedene Tools und Tricks helfen Ihnen nicht nur, Ihre Veranstaltung bekannt zu machen, sondern auch dabei, sie perfekt zu koordinieren. Von der eigenen Website für das Event bis hin zu Seiten auf Facebook und anderen Social-Media-Plattformen erfahren Sie alles, was Sie wissen sollten, damit alle Welt über Ihr Event spricht!

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So nutzen Sie die sozialen Medien, um Ihr Event zu planen und promoten

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Ein Event – ganz gleich, ob Feier, Musical oder Werbeveranstaltung – zu planen und zu promoten ist jede Menge Stress und erfordert Konzentration und eine hervorragende Organisation. In der heutigen Zeit ist es unabdingbar, die sozialen Netzwerke in die Planungen einzubeziehen. Ob Gästeliste, Werbung oder Event-Nachbegleitung – wir zeigen Ihnen auf, wie Sie Facebook, Twitter, Instagram und Co. effektiv und sinnvoll einsetzen können, um Ihre Arbeit zu erleichtern und effektiv zu verbessern. Die richtigen Tools für die Vorbereitung Ohne das Netz geht heute quasi nichts mehr. Da ist es sinnvoll, ein paar gute Kniffe zu kennen. Schon bei der Planung kann das Internet mit seinen Apps und Programmen äusserst hilfreich sein. Über diese Programme können Sie einfach mit Kollegen, Lieferanten und Kunden in Kontakt bleiben und die Abläufe jederzeit aktuell halten. Gerade dann, wenn sich die beteiligten Personen nicht im selben örtlichen Umfeld aufhalten, sind es Programme wie Skype oder Google Talk, über die man jederzeit miteinander in Verbindung treten kann. Ein Vorteil solcher Programme ist, dass man sie heutzutage auch mobil, also über das Handy, nutzen kann. So lassen sich zum Beispiel Kosten für anfallende Telefonate reduzieren. Wenn man mit dem Ausland telefonieren muss, ist das ein nicht unerheblicher Kostenfaktor.

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6 Reaktionen, die Ihre Einladungen auf keinen Fall provozieren sollten

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Die Einladung ist die eigentliche Eingangstür Ihres Business-Events – ob als kostenpflichtige Veranstaltung geplant oder als Portfolio-Präsentation. Natürlich sind grundsätzlich Anlass und Thema ausschlaggebend für die Teilnahmeentscheidung. Dennoch spielen Aussehen und Informationsgehalt der Einladung eine unbewusste, aber wichtige Rolle bei der Vorab-Einschätzung Ihres Events – vor allem wenn Besucher für die Teilnahme zahlen sollen. Gut gemachte Einladungen stellen Ihre Professionalität und die Wertigkeit des Termins unter Beweis. Im gegenteiligen Fall aber müssen Sie sich über tröpfelnde oder ausbleibende Zusagen nicht wundern. Wir haben Ihnen sechs typische Reaktionen auf Einladungen zusammengestellt, die Sie auf jeden Fall vermeiden sollten.

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Eventeinladungen im Zeitalter des Internets

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Sie stehen im Saal und nur eine Handvoll Gäste ist tatsächlich erschienen? Dann haben Sie sich entweder in der Uhrzeit geirrt – unwahrscheinlich – oder Sie haben vergessen, Ihr Event auch über die richtigen Online-Kanäle zu kommunizieren. Worauf Sie heute achten müssen, um auch im Internet keine Fehler bei der Eventplanung zu begehen, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag. Flyer und Post waren gestern ... ... was nicht heissen soll, dass Sie diese Formen der Einladungen und Erinnerungen für Events komplett aus dem Sortiment nehmen sollten. Handfeste, greifbare Objekte haben diesen Vorteil den nur virtuellen E-Mails und Facebook-Erinnerungen noch immer voraus. Allerdings dürfen Sie nicht vergessen, für wen Sie Ihre Einladungen schreiben: Menschen und Unternehmen, deren Leben sich heute auch zum Grossteil im Internet abspielt. Sie müssen sie also dort erreichen, wo sie sich gerne aufhalten – bei Facebook, Twitter oder auch in ihrem E-Mail-Account.

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