Wie Sie schon bei der Planung eines Events Geld sparen – ohne dass Ihre Gäste es merken

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Bei der Planung eines Events hat man es oftmals nicht leicht. Der Kunde gibt ein schmales Budget vor und erwartet dafür nur das Beste vom Besten. Doch wie kann man Gewinn machen, ohne Abstriche bei der Qualität des Events hinnehmen zu müssen? Es gibt zahlreiche Tricks und Kniffe, wie man die Kosten schlank halten und trotzdem ein einmaliges Event vorbereiten kann. Professionelle Event-Planer achten z. B. bei der Wahl der Location nicht nur auf die Preise, sondern auch auf die Lage. Warum, verraten wir Ihnen hier.

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WhatsApp für Events nutzen – sinnvolles Gadget oder doch nur Unsinn?

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Nachdem der Facebook-Gründer Mark Zuckerberg sage und schreibe 19 Milliarden US-Dollar für den Short-Message Service WhatsApp bezahlt hat, haben sich die Augen auf die kleine, nützliche App gerichtet. Über sie kann man sekundenschnell Nachrichten an seine Kontakte verschicken, und es ist (bis auf eine einmalige, winzige Gebühr) kostenlos bzw. zapft nur das Datenvolumen des Smartphones an. In Zeiten von Flatrates keine grosse Sache. Auch Eventplaner und zahlreiche andere Leute aus der Branche können ohne die App schon nicht mehr richtig arbeiten – aber wie nutzt man sie am geschicktesten für ein Event? Und was ist überhaupt erlaubt? Als erste Regel in den Nutzungsbedingungen von WhatsApp steht zu lesen: Über die App Werbung zu verschicken ist laut AGB verboten! Ob sich dies durch den Kauf von Facebook, das ja bekanntlich nicht zimperlich mit Werbeeinblendungen umgeht, ändert, steht noch in den Sternen. Kundenservice und -beratung sind allerdings erlaubt, und genau dafür sollte man als Eventplaner WhatsApp auch nutzen. Es ist ein einfacher Weg, mit seinen Klienten und potenziellen Gästen in Kontakt zu bleiben (natürlich immer vorausgesetzt, man hat die Handynummer des Gegenübers) und die Beziehungen zu pflegen. Und das auch ganz ohne explizite Werbung! Ein Vorteil des Kundenservice über WhatsApp gegenüber anderen Social Media Tools wie Twitter ist übrigens die Tatsache, dass man sich hier nicht auf 140 Zeichen beschränken muss.

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Social Media und Ihr Event – beliebte Fehler und wie Sie sie verhindern können

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Ganz gleich, was für eine Art von Veranstaltung Sie planen, von der professionellen Konferenz mit Teilnehmern aus aller Welt bis hin zur Jubiläumsfeier eines Unternehmens, die sozialen Medien sollten zu Ihrer Planung genauso gehören wie das Menü, das Licht oder die Gästeliste. Allerdings stecken gerade im Umgang mit Twitter, Facebook und Co. unnötige Fehlerquellen, die Ihren Erfolg schmälern können. Dabei kann es so einfach sein, diese Fauxpas zu vermeiden – wenn man sich an einige einfache Regeln hält. Hinter der Webpage für ein Event steht zumeist ein Webdesigner, der sich zwar perfekt mit dem technischen Aspekt Ihrer Seiten auskennt und auch die passende Fanpage auf Facebook oder einen Twitter-Account anlegen kann. Aber er weiss oftmals nichts über das Event an sich. Wenn dieser Techniker sich jetzt plötzlich um die Anfragen, die zum Event eingehen werden, kümmern muss, kommt dabei ohne Hintergrundwissen eher nichts Gutes heraus. Deshalb ist es unbedingt vonnöten, dass Sie sich entweder persönlich um die Betreuung dieser Seiten kümmern oder aber eine Person aus Ihrem Team übernimmt, die sowohl mit den Einzelheiten der Veranstaltung als auch mit dem Umgang mit sozialen Medien vertraut ist. Diese Person hat die volle Verantwortung und auch die Befugnis, Informationen zu geben, und sollte im besten Fall auch immer den richtigen Ton für das richtige Medium treffen. Nicht jeder Mensch schafft es, sich in 140 Zeichen klar auszudrücken, und nicht jedes Teammitglied wird wissen, wie man potenzielle Gäste dazu animiert, sich von Anfang an zu engagieren.

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Eventmarketing auf Social-Media-Plattformen, Teil 2 – die Fortsetzung

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Im ersten Teil unseres Ratgebers zum Thema Social Media Marketing für Events haben wir Ihnen fünf wichtige Tipps für diese Spezialform der Eventorganisation gegeben. Da aller guten Dinge aber zehn sind (oder so ähnlich ...), liefern wir Ihnen an dieser Stelle weitere fünf Hinweise, die Sie sich näher anschauen sollten. Wie auch im vorangegangenen Ratgeber gilt: Die Tipps sind in keiner speziellen Reihenfolge aufgebaut. Der erste Ratschlag ist also nicht wichtiger als der letzte oder umgekehrt. Sie sollten daher versuchen, alle Tricks mit der gleichen Sorgfalt anzugehen, um nicht ein womöglich wichtiges Feld komplett zu ignorieren.

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Eventmarketing auf Social-Media-Plattformen, Teil 1 – die Anfänge

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Events sollten Sie unbedingt auch über die etablierten Social-Media-Kanäle bekannt machen – und damit erzählen wir Ihnen sicherlich nichts Neues. Allerdings können Sie auch bei dieser Arbeit viele Fehler machen. Wir helfen Ihnen daher mit den zehn besten Tipps dafür, Ihre Veranstaltung über Facebook & Co. auch im digitalen Zeitalter an die grosse Glocke zu hängen. Vernachlässigen dürfen Sie diese Punkte unterdessen natürlich gar nicht. Es ist jedoch schwer, in der lauten, bunten Welt der Social-Media-Dienste den Überblick zu behalten und die wertvollen von den überflüssigen Hinweisen zu unterscheiden. Wenn Sie also sagen: "Es gibt doch aber viel mehr als zehn gute Tricks!", dann haben Sie sicherlich recht – aber wir konzentrieren uns an dieser Stelle auf die wirklich wichtigen Aspekte dieses Teils im Eventmanagement.

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Eventorganisation offline: Warum Social Media manchmal der falsche Weg sind

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]In vergangenen Berichten haben wir darauf hingewiesen, wie die Nutzung von Social Media Ihre Events nachhaltig beeinflussen kann. Allerdings ist auch der umgekehrte Fall denkbar: Sie möchten soziale Dienste einsetzen – aber sollten das gar nicht tun. Dies muss nicht Ihr "Fehler" sein. Für manche Eventtypen und auch einige ausgewählte Gruppen an Besuchern ist es gar nicht von Vorteil, um jeden Preis auf Twitter und ähnliche Kanäle zu setzen. Schauen wir uns also einige dieser Sonderfälle an und klären, warum sie gar nicht so dramatisch sind.

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Twittern über Ihre Events will gelernt sein

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Sie berichten praktisch live von Ihrem Event über Twitter? Das ist vorbildlich, allerdings können Sie auch hier Fehler machen. Die "Berichterstattung" über diese Plattform läuft nämlich ein wenig anders ab als über die etablierten Offline-Kanäle. Damit Sie verstehen, wie Sie Twitter nicht nur in seinen Grundzügen nutzen, sondern tatsächlich einen Mehrwert für die Gäste und auch ferngebliebene Personen schaffen, haben wir einige kurze Tipps zusammengestellt. Sie können sie natürlich beliebig um Ihr eigenes Wissen erweitern.

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So gelingt die Wohltätigkeitsveranstaltung – Teil 4: Machen Sie Ihr Event bekannt

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Das A und O eines jeden Wohltätigkeits-Events ist eine gute Promo im Vorfeld. Je mehr Leute von Ihrer Veranstaltung erfahren, desto grösser wird natürlich auch die Teilnehmerzahl sein. Deshalb ist es von fundamentaler Wichtigkeit, die PR-Maschinerie früh genug anzuschmeissen und das Event zu bewerben. Verschiedene Tools und Tricks helfen Ihnen nicht nur, Ihre Veranstaltung bekannt zu machen, sondern auch dabei, sie perfekt zu koordinieren. Von der eigenen Website für das Event bis hin zu Seiten auf Facebook und anderen Social-Media-Plattformen erfahren Sie alles, was Sie wissen sollten, damit alle Welt über Ihr Event spricht!

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So nutzen Sie die sozialen Medien, um Ihr Event zu planen und promoten

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Ein Event – ganz gleich, ob Feier, Musical oder Werbeveranstaltung – zu planen und zu promoten ist jede Menge Stress und erfordert Konzentration und eine hervorragende Organisation. In der heutigen Zeit ist es unabdingbar, die sozialen Netzwerke in die Planungen einzubeziehen. Ob Gästeliste, Werbung oder Event-Nachbegleitung – wir zeigen Ihnen auf, wie Sie Facebook, Twitter, Instagram und Co. effektiv und sinnvoll einsetzen können, um Ihre Arbeit zu erleichtern und effektiv zu verbessern. Die richtigen Tools für die Vorbereitung Ohne das Netz geht heute quasi nichts mehr. Da ist es sinnvoll, ein paar gute Kniffe zu kennen. Schon bei der Planung kann das Internet mit seinen Apps und Programmen äusserst hilfreich sein. Über diese Programme können Sie einfach mit Kollegen, Lieferanten und Kunden in Kontakt bleiben und die Abläufe jederzeit aktuell halten. Gerade dann, wenn sich die beteiligten Personen nicht im selben örtlichen Umfeld aufhalten, sind es Programme wie Skype oder Google Talk, über die man jederzeit miteinander in Verbindung treten kann. Ein Vorteil solcher Programme ist, dass man sie heutzutage auch mobil, also über das Handy, nutzen kann. So lassen sich zum Beispiel Kosten für anfallende Telefonate reduzieren. Wenn man mit dem Ausland telefonieren muss, ist das ein nicht unerheblicher Kostenfaktor.

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Das KMU-Event – Wie kleine und mittlere Unternehmen budgetschonend von Veranstaltungen profitieren (Teil 2)

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Teil 2: Budget und Kommunikation 5. Bleiben Sie unbedingt in der ganzen Umsetzungsphase flexibel – um Ihr Ziel und Ihre Zielgruppe zu erreichen, ist alles andere "verhandelbar". Je leichter Sie improvisieren können, desto preiswerter und einfacher wird die Event-Organisation. Vielleicht stellen Sie im Laufe der Planungsphase fest, dass Sie sich hinsichtlich Teilnehmeranzahl, Kosten oder der richtigen Venue verschätzt haben. Keine Panik – die Regel lautet: Solange die Einladungen noch nicht ausgesprochen und die ersten Pressemitteilungen nicht versandt sind, gibt es für alles einen angemessenen Kompromiss. 6. Werden Sie vor allem in der Budgetnutzung kreativ. An anderer Stelle haben wir schon ausführlich über die Eventkostenplanung berichtet. Wichtig für KMU: Stellen Sie ein Maximalbudget auf und überschreiten Sie es keinesfalls; niemals sollte eine Veranstaltung Ihre Liquidität gefährden.

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