Spiele auf ernsten Events – und wieso sie unbedingt dazugehören!

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Sie planen ein Event für die typischen Anzug-und-Krawatten-Träger und schlossfolgern daraus, dass Sie praktisch nur auf Inhalte Wert legen sollten – und den Spass gar nicht einkalkulieren? Ein grosser Fehler! Denn Spass ist – in einem vernünftigen Rahmen – nicht nur Kindern vorbehalten, und Sie sollten ihn auch nicht nur auf Veranstaltungen einplanen, die ohnehin auf ein wenig gute Laune ausgelegt sind. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, warum Sie auch auf absolut ernsten Events nicht auf ein wenig Heiterkeit und Auflockerung verzichten sollten und warum die richtigen Spiele wichtig sein können.

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Konferenzen: Die nächste Grenze ist die Erfahrung der Besucher

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Die Erfahrungen der Besucher gleichen sich auf den meisten Konferenzen wie ein Ei dem anderen. Die wenigsten Veranstalter haben begriffen, dass sich das Umfeld für ihre Events in den vergangenen Jahren recht umfassend verändert hat. Jeff Hurt, Eventmanager und Blogger aus den USA, schreibt in einem Blogpost, dass die nächste Grenze, die eine Konferenz produktiv, erwähnenswert und besonders macht, in der Erfahrung der Besucher liege. Der Sinn von Konferenzen besteht darin, Informationen zu teilen und den Teilnehmern Gelegenheit zu geben, ihr professionelles Netzwerk zu erweitern. Die Möglichkeiten dazu sind heute längst nicht mehr an ein singuläres Event gebunden – im Internet sind sie permanent und massenhaft verfügbar. Daraus folgt unter anderem, dass es den Teilnehmern einer Konferenz schwerfällt, den Wert einer solchen Veranstaltung für Informationsvermittlung und Networking überhaupt noch wahrzunehmen und von anderen (digitalen) Wegen dafür zu unterscheiden.

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After-Work-Party: Nach der Arbeit hinein ins Vergnügen!

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Lange feiern und ausgeschlafen zur Arbeit? Das geht! Seit den 90er-Jahren öffnen Klubs und Diskotheken nach Feierabend zu After-Work-Partys für Berufstätige. Inzwischen sind auch andere Anbieter auf den Zug aufgesprungen, und so gibt es neben dem After-Work-Sport auch Art after Work und weitere Angebote direkt nach Arbeitsschluss. Wie üblich entstand die Idee der After-Work-Party natürlich in New York, wo man sich Anfang der 90er-Jahre nach getaner Arbeit zu zwanglosen Zusammenkünften in Bars oder Restaurants traf. Über London kam die Idee schliesslich nach Europa. Gerade in grossen Städten, in denen viele Singles leben, sind die Treffen nach der Arbeit sehr beliebt.

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Networking mal anders – so brechen Sie Meetings locker auf!

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Für viele Gäste ist das Networking das eigentlich Interessante bei Meetings. Man trifft neue Leute, die einem in der Zukunft vielleicht nützlich sein könnten, und knüpft wertvolle Kontakte. Im besten Fall. Im schlimmsten Fall steht man alleine in einer Ecke und weiss nicht, wie man mit all diesen Menschen in Kontakt kommen soll. Die von uns vorgestellten Ideen sind ein guter Weg, um alte "Cliquen" aufzubrechen und auch als Outsider leicht ins Gespräch zu kommen.

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Social Media und Ihr Event – beliebte Fehler und wie Sie sie verhindern können

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Ganz gleich, was für eine Art von Veranstaltung Sie planen, von der professionellen Konferenz mit Teilnehmern aus aller Welt bis hin zur Jubiläumsfeier eines Unternehmens, die sozialen Medien sollten zu Ihrer Planung genauso gehören wie das Menü, das Licht oder die Gästeliste. Allerdings stecken gerade im Umgang mit Twitter, Facebook und Co. unnötige Fehlerquellen, die Ihren Erfolg schmälern können. Dabei kann es so einfach sein, diese Fauxpas zu vermeiden – wenn man sich an einige einfache Regeln hält. Hinter der Webpage für ein Event steht zumeist ein Webdesigner, der sich zwar perfekt mit dem technischen Aspekt Ihrer Seiten auskennt und auch die passende Fanpage auf Facebook oder einen Twitter-Account anlegen kann. Aber er weiss oftmals nichts über das Event an sich. Wenn dieser Techniker sich jetzt plötzlich um die Anfragen, die zum Event eingehen werden, kümmern muss, kommt dabei ohne Hintergrundwissen eher nichts Gutes heraus. Deshalb ist es unbedingt vonnöten, dass Sie sich entweder persönlich um die Betreuung dieser Seiten kümmern oder aber eine Person aus Ihrem Team übernimmt, die sowohl mit den Einzelheiten der Veranstaltung als auch mit dem Umgang mit sozialen Medien vertraut ist. Diese Person hat die volle Verantwortung und auch die Befugnis, Informationen zu geben, und sollte im besten Fall auch immer den richtigen Ton für das richtige Medium treffen. Nicht jeder Mensch schafft es, sich in 140 Zeichen klar auszudrücken, und nicht jedes Teammitglied wird wissen, wie man potenzielle Gäste dazu animiert, sich von Anfang an zu engagieren.

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Guter oder schlechter Sponsor? Treffen Sie die richtige Entscheidung!

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Sponsoren machen es zumindest finanziell deutlich einfacher, gewisse Events zu stemmen – aber wie unterscheiden Sie die guten von den schlechten Geldgebern? Im folgenden kurzen Ratgeber zeigen wir Ihnen, wie Sie viele und vor allem kompetente Sponsoren finden. Von vornherein wichtig ist dabei Ihr eigenes Verhalten. Sie müssen mit der gleichen Professionalität auf Ihre Sponsoren zugehen, welche Sie auch von ihnen erwarten. Wenn Sie noch nicht über geeignete Referenzen verfügen, dürfen Sie sich also nicht angegriffen fühlen, wenn Sie zuerst skeptisch von Ihren zukünftigen Kollegen beäugt werden.

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So vitalisieren Sie Networking-Aktivitäten bei Ihren Events

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Die Möglichkeit, neue Kontakte zu knüpfen und das eigene Unternehmen nachhaltig zu vernetzen, ist eine der Antriebsfedern für jeden Konferenz- und Messebesuch. Besonders wenn Sie ein kostenpflichtiges Business-Event planen, stellen intelligente und effektive Networkingmöglichkeiten einen essenziellen Anreiz für Besucher dar, den Eintrittpreis zu berappen. Aber auch bei internen Veranstaltungen können Networking-Anreize zu neuen Innovationsimpulsen führen und die Kommunikation zwischen Teams, Projekten und Abteilungen entscheidend verbessern. Nicht zuletzt ist die Vernetzung von Akademikern und Praxisspezialisten bei Wissenschaftsveranstaltungen eine wesentliche Triebfeder für die Entstehung neuer Forschungsprojekte und Kollaborationen.

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Die stillen Zuhörer – wie kann man sie für laute Events gewinnen?

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Events sollen Spass machen, am besten mit Unterstützung des Publikums entstehen und die Besucher immer stärker binden. Für die meisten Gäste ist das in Ordnung, aber ein Teil der Anwesenden – die eher ruhigen, introvertierten Menschen – werden durch zu viel Action abgeschreckt. Hier lässt sich Abhilfe schaffen. Die ruhigen Zuhörer Schätzungen zufolge beläuft sich der Anteil der stillen, leisen Personen in der Bevölkerung auf etwa 30 bis 40 %. Auffallen wird Ihnen dieser gewaltige Anteil wahrscheinlich nicht – eben weil er sich so ruhig verhält. Dabei sollten Sie allerdings nicht den Fehler machen, dies mit Schüchternheit zu verwechseln. Introvertierte Menschen sind sensibler, feinfühliger und nachdenklicher – aber nicht zwangsläufig schüchtern. Allerdings ergibt sich aus der individuellen Zurückhaltung ein Problem für die Organisation von Events: Hier wollen Unternehmen nach dem Motto "höher, schneller, weiter" immer mehr bieten, ohne zu bedenken, dass viele Anwesende dies gar nicht wünschen.

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Erste Hilfe für Ihre Veranstaltung: Typische Event-Fallen und ihre Lösung

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Veranstaltungen gehen so gut wie nie reibungslos über die Bühne: Zu viele Komponenten spielen in das Gelingen hinein, zu viele Beteiligte erbringen Leistungen. Da spricht schon reine Wahrscheinlichkeit gegen eine hundertprozentige Performance. Allerdings unterscheiden sich Pannen von Katastrophen – und Sie können viel dafür tun, dass Letztere nicht zu Ersteren werden. Wir haben für Sie eine Liste mit Problemen zusammengestellt, an die die meisten Veranstalter nicht selber denken, die von Teilnehmern aber als unangenehm abgespeichert werden. Um auch auf jeden anderen Fall so gut wie möglich vorbereitet zu sein (denn eine sorgfältige Prävention vor dem Event ist immer einer Behandlung während der Veranstaltung vorzuziehen), sollten Sie schon vorab einen Notfallplan ausarbeiten. Jede Veranstaltung ist einzigartig; genauso sieht es mit den Umständen aus, unter denen etwas schiefgehen könnte. Dennoch gibt es ein paar "Klassiker": Catering und Personal, Gäste- und Referenten-Reiseplanung und -Unterbringung, Veranstaltungstechnik und Wettervorhersagen bei Outdoor-Events gehören dazu. Sprechen Sie diesbezüglich auch mit Ihrem Team. Je mehr Perspektiven Ihnen zur Diagnose potenzieller Bruchstellen zur Verfügung stehen, desto besser.

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Kein Budget? Kein Problem! – 10 Tipps, wie Sie Ihre Event-Kosten auf ein Minimum reduzieren (Teil I)

[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Gerade Start-ups können von Networking- und Marketingevents noch weit über den tatsächlichen Veranstaltungstag hinaus profitieren. Gleichzeitig nutzen viele neu gegründete Unternehmen diese Möglichkeit nicht, weil sie die entstehenden Kosten fürchten oder einfach nicht im Finanzierungsplan ihrer Markteintrittsphase berücksichtigt haben. Tatsache ist aber: Mit etwas Kreativität und Flexibilität lassen sich wirkungsvolle Veranstaltungen mit "Zero-Budget" verwirklichen. In diesem zweiteiligen Beitrag stellen wir Ihnen zehn Event-Tipps vor, die Ihre Liquidität schonen. Den Anfang macht die Konzept- und Planungsphase.

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